In de zomer van 2019 verliet het afdelingshoofd Personeel & Organisatie het lokaal bestuur Steenokkerzeel. Ze gingen al snel op zoek naar nieuwe kandidaten, maar Heidi Abeloos (algemeen directeur) erkende dat het beter was dat er eerst gewerkt werd aan de fundamenten van het HR-beleid. Het HR-beleid van Steenokkerzeel moest onder handen genomen worden dus gingen ze op zoek naar een expert.

Sigrid Baeyens, Mondeaan én HR-experte, bleek dan ook de geknipte persoon om Steenokkerzeel te helpen om een meer aantrekkelijke werkgever te worden. We brachten Sigrid en Heidi samen voor een interview. Enthousiast blikten ze terug op de afgelegde weg.

Wat houdt het project juist in?

Sigrid: De concrete vraag vanuit Steenokkerzeel was om een implementatie te doen van het HR-beleid. Ze wilden daarbij de klemtoon leggen op het imago van de organisatie. Dat betekende dat ik onder andere ook de  RPR zou moderniseren. Ook het wervings- en selectieproces werd onder de loep genomen. We keken bijvoorbeeld naar de manier waarop vacatures werd opgemaakt en hoe de eigenlijke aanwerving in z’n werk ging.

Heidi: Inderdaad, in de eerste plaats vond ik het belangrijk om de RPR (rechtspositieregeling, nvdr.) onder handen te laten nemen. Daarna zouden we samen bekijken hoe we van Steenokkerzeel een sterk merk konden maken. Het lukte ons niet om de juiste mensen aan te trekken dus daarom was het inschakelen van Sigrid belangrijk. Ik zeg altijd: “Waanzin is steeds opnieuw hetzelfde doen, maar altijd een ander resultaat verwachten”, dat wilde ik voorkomen in Steenokkerzeel.

Hoe begin je hieraan? Wat zijn de eerste stappen in zo een project?

Sigrid: Nadat ik de RPR had aangepakt, was het tijd om verschillende sleutelfiguren te interviewen: de burgemeester, schepen van personeel en de schepen van sociale zaken, medewerkers die recent in dienst zijn, medewerkers die hier al jaren werken. Hoe zagen zij Steenokkerzeel? Hoe was het onthaalbeleid voor nieuwe medewerkers? Is er een telewerkbeleid en hoe wordt dat uitgevoerd? Uit deze interviews kwam heel veel bruikbare informatie.

Wat waren de verwachtingen?

Heidi: We waren al een hele tijd tot besef gekomen dat een personeelsdienst met één persoon niet meer lukte. De integratie van OCMW met de gemeente, het afdelingshoofd P&O dat wegviel… Het werd te veel en te moeilijk. De personeelsdienst was daardoor vooral bezig met het uitvoeren van essentiële zaken: uitbetalingen van loon, verlofplanning… Het echte beleid bleef op de plank liggen want daar hadden we nu eenmaal niemand voor. We wilden uit deze vicieuze cirkel geraken en zorgen dat alles klaarlag voor het nieuw afdelingshoofd zodat hij/zij niet van 0 alles zelf nog moest beginnen op te bouwen.

Sigrid: Ondanks mijn meer dan 20 jaar HR-ervaring, was de wereld van de lokale besturen voor mij nog redelijk onbekend. Dat maakte het voor mij een boeiende uitdaging. Ik was wel enorm enthousiast om ermee aan de slag te gaan.. Vanaf het eerste gesprek was het heel duidelijk wat er verwacht werd. Het klikte ook meteen heel goed met Heidi. We zijn eigenlijk echte tegenpolen van elkaar, maar net daardoor waren we enorm complementair. Nu heb ik echt het gevoel dat ik iets heb neergezet, Steenokkerzeel zit in mijn hart.

Wat is het belangrijkste bij de aanpassing van een HR-beleid?

Sigrid: Het is belangrijk om naar alle kanten te luisteren. Ik deed dit door de sleutelfiguren te interviewen en te betrekken in het proces. Openstaan voor verandering is ook een belangrijk aandachtspunt. In Steenokkerzeelwas niet veel verandering nodig. We moesten enkel kleine basics aanpassen.  Ze leveren in Steenokkerzeel schitterend werk, maar er bestond niet echt een HR-beleid. Het was eerder een strikt personeelsbeheer. De basis die nu gelegd is, zal straks effectief moeten worden uitgevoerd.

Heidi: Je kan niet zo maar gaan kopiëren van een andere organisatie. Dit is echt maatwerk. Je moet luisteren naar je mensen, kijken naar de cultuur die leeft in de organisatie…

Wat is de meerwaarde voor het bestuur?

Sigrid: De meerwaarde vind je zowel intern als extern. Intern krijg je de instroom en doorstroom onder controle en je vindt de juiste kandidaten die goed begeleid worden. Indien nodig heb je ook een eventuele uitstroom onder controle. Je weet perfect hoe je deze situaties moet aanpakken.

Extern zie je een belangrijke meerwaarde voor de burger. Hij wordt verder geholpen door mensen die iedere dag met goesting komen werken, en dat is nu eenmaal voelbaar.

Heidi: Er wordt in een lokaal bestuur heel veel geïnvesteerd in gebouwen, infrastructuur… maar de mensen zelf worden soms over het hoofd gezien. Het is de kerntaak van de afdeling P&O om de menselijke factor te ondersteunen. De afdeling moet zo worden uitgebouwd dat eens dat we moeilijk bereikbare profielen binnenhalen, we ze ook kunnen houden. Het retentiebeleid is ook heel belangrijk, het is echt een investering voor de hele organisatie.

Hoe verliep de samenwerking?

Sigrid: De samenwerking is heel goed verlopen, we waren allebei heel erg open tegen elkaar. Het klikte heel goed, alles is bespreekbaar. Zoals ik eerder al aangaf, zijn we elkaars tegenpolen maar toch klikte het heel goed. Ik heb heel veel tijd van haar in beslag genomen en ben dankbaar dat Heidi dit toeliet. Zo zijn we echt tot een mooi resultaat gekomen.

Heidi: Ik kan daar weinig aan toevoegen. We zijn inderdaad verschillend maar wel heel complementair. Waar ik minder goed in ben, vult Sigrid mij aan en andersom ook. Het was een goede match, al zigzaggend zijn we tot een mooi resultaat gekomen. Ik zocht iemand met kennis van de privésector die voor ons op die manier interessante ideeën kon meebrengen. Sigrid heeft met een open geest onze vraag kunnen bekijken omdat ze niet zo “gedrild” is in de publieke sector.

Wat is de output? Zijn jullie hier tevreden over?

Sigrid: We zijn in de eindfase, eind maart loopt mijn opdracht af. We zijn wel overeengekomen dat ik mee in de jury zit om het nieuw afdelingshoofd P&O te selecteren. Ik zal hem/haar schouder aan schouder begeleiden en samen zullen we het plan opnemen en uitwerken.

Heidi: Het is inderdaad belangrijk dat we samen afronden en opvolgen. Sigrid kan zeker helpen met de opstart en zorgen dat de verwachtingen concreet worden. Dit project heeft echt aangetoond hoe belangrijk de afdeling P&O is. We hebben duidelijk kunnen formuleren wat het doel is en daarmee heb je al de helft van het succesverhaal geschreven.