De vorige legislatuur kreeg Vlaanderen er 7 wondermooie gemeenten bij na boeiende fusietrajecten. Is het sop de kolen waard? Elk fusieverhaal is anders, maar één ding staat vast: geen enkele van de gemeenten heeft spijt. Vanuit de IDEA groep blikken we graag samen met de besturen terug. In deze reeks praktijkverhalen geven we jullie graag een blik voor en achter de schermen van schaalvergroting. Per gemeente focussen we telkens op één of meerdere thema’s. Vandaag op het menu: de fusie van Deinze en Nevele.

Op 1 januari 2019 was de fusie tussen Deinze en Nevele een feit. Tegelijk met de fusie realiseerde het bestuur ook nog de inkanteling voor gemeente en OCMW van beide besturen. Een titanenwerk waar zowel politiek als ambtelijk meer dan twee jaar energie naartoe ging. Maar met resultaat, zo blijkt als we spreken met de enthousiaste Laurence Hauttekeete, beleidsadviseur en participatietrekker van het gefuseerde bestuur. Met haar overlopen we de inspanningen die het bestuur ondernam om haar bewoners en medewerkers te betrekken in deze verandering.

Tijdslijn

Maar laat ons eerst even teruggaan in de tijd. Op 10 juli 2017 maakten Deinze en Nevele bekend dat ze een reflectieperiode opstartten om samen werk te maken van een fusiestad. Anderhalve maand later keurden de raden het principe om over te gaan op fusie goed. De fusie is een duidelijk beleidsmatige keuze, waar op voorhand niet openlijk over werd gecommuniceerd. Nog eens 16 maanden later hielden de rechtspersonen Deinze en Nevele op te bestaan. De nieuwe bestuursploeg, verkozen via gezamenlijke lijsten tijdens de verkiezingen van oktober 2018, gaat aan de slag. Het fusieproces verloopt eigenlijk zonder veel ophef. Een deel van de verklaring daarvoor is de aanpak vanaf de bekendmaking, die betrokkenheid en gedragenheid stimuleerde zowel bij de medewerkers als bij de bevolking van Deinze en Nevele.

Participatietraject met de medewerkers

Intern was de prioriteit snel duidelijk: 600 medewerkers bij elkaar brengen, laten kennismaken en stimuleren tot verregaande samenwerking en integratie. De impact op het personeel van beide organisaties is niet te onderschatten; het is niet enkel afscheid nemen van wat men kent, maar het is ook een onzekere toekomst tegemoet gaan: ‘hoe gaat mijn job eruit zien?’ ‘waar zal mijn nieuwe werkplek zijn?’ ‘wie zijn mijn nieuwe collega’s? ‘waar zit ik in de toekomstige nieuwe structuur?’… Vooral voor de medewerkers van het kleiner bestuur Nevele voelde het een beetje als een annexatie. Er werd bewust een positief en dynamisch personeelstraject opgestart met de naam SPRINT (Samen, Personeel, Reorganisatie, Informatie, Nieuw en Toekomst) die de stem van de personeelsleden liet horen. In september 2018 werden er sprintsessies georganiseerd voor alle personeelsleden. Eerst kreeg men een briefing over de verschillende HR aspecten van het fusieverhaal en een stand van zaken; erna was het tijd voor het praatcafé. Maar er werd ook ruimte gemaakt voor andere creatieve methodieken: commentaren via postkaarten, emoties uiten via emoji’s, biechten in een babbelbox… Deze inspanning bleek achteraf een kantelmoment te zijn voor de organisatie. Hoewel het tegelijk een aandachtspunt is: een dergelijk evenement creëert ook verwachtingen en beslissingen gaan niet zo snel… Op basis van die ervaring besloot het lokaal bestuur een interne communicator aan te stellen die vragen capteert, doorgeeft en antwoorden formuleert. Dit verkleinde ook de afstand tussen het personeel en het bestuur/managementteam, want in de plots groter wordende organisatie verloopt het contact automatisch anders, zelfs tussen collega’s onderling. Daarnaast werd er bewust gekozen om in te zetten op informele ontmoeting. Via gebakmomentjes leerden collega’s van de diensten elkaar kennen en gingen ze in op de grote projecten die hun dienst opvolgde.

Participatietraject met de bewoners

Naast de collega’s, werden ook de inwoners van beide besturen betrokken. Snel na de bekendmaking werd in oktober 2017 gestart met informatiesessies. Tijdens deze sessies werd aangegeven waarom men werk wenste te maken van de fusie tussen Deinze en Nevele en hoe de fusie concreet zou verlopen. Tijdens het voorjaar van 2018 werden er inspraakmomenten georganiseerd met de adviesraden en geïnteresseerde bewoners. Er werd gewerkt rond diverse thema’s (vrijetijdsbestedingen, digitale uitdagingen, welzijn, economie… in het nieuwe fusiebestuur) en deelgemeentes. Alle inwoners waren welkom. Elke inspiratieavond bestond uit twee delen. In het begin van de avond trachtte een spreker alle aanwezigen te inspireren. Daarna was er ruimte voor inbreng en discussie. Voor een concrete aanpak verwijzen we graag naar de website van Deinze:  https://www.deinze.be/product/1460/inspiratiesessies. Als kers op de taart werd er midden 2018 een fusiefeest georganiseerd met als bedoeling om beide gemeentes te laten kennismaken met elkaar. Het feest was laagdrempelig en droeg mee aan de positieve sfeer en beeldvorming met betrekking tot de fusie.

Fusie van mensen

Het bestuur heeft zowel naar medewerkers als naar inwoners een inspanning gedaan om te informeren, inspraak te geven en draagvlak te creëren. De aanpak steunde op de visie dat het hier gaat over een fusie van mensen eerder dan een fusie van structuren. Een aantal randvoorwaarden droegen bij tot dit project, leren we uit het gesprek met Laurence:

• Veelheid aan methodieken, zowel richting bewoners als richting medewerkers. De veelheid aan methodieken (luisteren, inspraak, laagdrempelig samenzijn) zorgt dat verschillende mensen zich aangesproken kunnen voelen; er werd verdergegaan dan de ‘zogenaamde luide roepers’.
• Er was een groot vertrouwen vanuit het bestuur om een personeelstraject als SPRINT maar ook traject richting de bewoners op te starten. De grote autonomie die de ambtenaren daarin kregen, is een extra drijfveer om dit goed te laten verlopen.
• Er werd met open vizier geluisterd naar de bezorgdheden en de vragen – hoewel er dikwijls geen pasklare oplossing voorhanden was; werd er wel ruimte en tijd gemaakt om deze te kanaliseren.