Mondea en Flowspire versterken elkaar

Mondea werkt sinds kort samen met Flowspire, een jong en ondernemend bedrijf van Julie Heyvaert.

Julie blikt terug op 15 jaar ervaring in marketing en transformatiebegeleiding bij multinationals zowel als kmo’s. In 2019 richtte ze haar eigen initiatief Flowspire (www.flowspire.be) op.  Daarin verbindt ze marketing en communicatie met change begeleiding én positieve psychologie om zo flow te stimuleren.

Flow staat voor een state-of-mind waar we meest betrokken, gefocust en gedreven zijn in wat we doen. Het brengt een stroom energie mee. En die resulteert in meerwaarde voor medewerkers, hun teams en de brede organisatie. Daarnaast staat flow ook voor meer veerkrachtige en wendbare organisaties in deze complexe tijden. Julie ziet het als haar missie om te inspireren, sterken en gidsen voor meer betrokkenheid en verbinding op de werkvloer.

Julie kwam in contact met onze manager van team Groeiende Organisaties, Karolien Dezeure, via gemeenschappelijke kennissen. Toen MONDEA een aanvraag binnenkreeg via Poolstok die helemaal in Julie haar werkveld lag, werd er niet getwijfeld. De samenwerking tussen MONDEA en Flowspire was geboren!

Om onze nieuwe partner beter te leren kennen, interviewden we Julie met een aantal interessante en actuele vragen:

De versoepelingen stellen dat we terug meer op kantoor mogen gaan werken, denk je dat dit een goede zaak is?

Julie: “Ik denk dat dit enerzijds wél een goede zaak is, niet alle activiteiten lenen zich om van thuis uit te kunnen uitvoeren. Ook niet iedereen heeft een goede thuisinfrastructuur bijvoorbeeld… dat wordt vaak vergeten.

Mensen verlangen om terug naar kantoor te mogen gaan, al denk ik dat er vanaf nu een gezonde mix belangrijk is. Hier zie ik dat heel veel organisaties hun policies aan het bijstellen zijn. Je ziet voorbeelden waar je 40% per semester aanwezig moet zijn op kantoor, de rest kan op een locatie naar keuze. En anderzijds hoor ik ook dat veel plekken vasthouden aan maximaal 1 dag thuiswerk per week.

Kortom, velen zijn hier de dialoog aangegaan en hebben ingezet op een analyse van de activiteiten per team en welke plaats- en tijdsonafhankelijk zijn… Maar laat ons niet vergeten dat dit een nieuwe zone is en dat het gaandeweg experimenteren, leren en bijsturen is.

Een grote valkuil hierbij is om volledig te vervallen in de oude (gekende) gewoontes. Waarom? Wel omdat we samen een nieuwe context gecreëerd hebben, we hebben samen kunnen proeven van een nieuwe realiteit. En daar is het balanceren.

Wij adviseren bedrijven om een blueprint te maken van hoe je samenwerkt als team, ga daarrond de dialoog aan. Herdenk oude gewoontes, dit is een uniek moment om hierin te groeien en de minder goede gewoontes te laten vallen… We hebben veel bijgeleerd van het 100% thuiswerken, dat mogen we niet verloren laten gaan.

Denk hierbij na over een “focus cultuur” waarbij medewerkers in blokken doorheen de dag écht gefocust kunnen werken zonder gestoord te worden. Op deze manier kunnen ze het resultaat efficiënt neerzetten. ”

Veel mensen denken dat het eindelijk terug beter zal zijn als ze terug naar kantoor kunnen, is dat ook zo?

Julie: “Dat weet ik eigenlijk niet zeker. De kracht zit precies in een juiste balans vinden in jouw organisatie, binnen jouw team, als leider en als medewerker.

Onderzoek toont aan dat ons vermogen om betekenisvol contact met anderen te maken minder bevredigend is als we niet fysiek aanwezig zijn. De afwezigheid van een gedeelde context, lichaamstaal en simpelweg de koffiepauze in de keuken van het bedrijf verwatert alle signalen om cultuur over te brengen. Dus dat is een feit, al zijn er tegenwoordig ook diverse digitale initiatieven die hier op inzetten denk aan virtuele koffieruimtes of aan tools om virtueel meer verbindend te zijn door intonatie, oogcontact… Hier gaat een compleet nieuwe wereld open en die is in volle evolutie.

Maar dat is niet zwart wit. Want de afgelopen maanden hebben wij meerdere organisaties en leiders hierin ondersteund en we hebben meerdere cases waar uit vragenlijsten bleek dat dat medewerkers zich tijdens 100% remote werken zelfs méér verbonden voelden dan voordien! Dus ook al zagen ze mekaar niet fysiek, toch voelden ze zich méér verbonden met hun leidinggevende. Dat is de soms van vele diverse variabelen: de relatie inhoudelijk en diepgang, ook de frequentie van contacten, de aard van samenkomsten en samenwerkingstools…

De oorzaak zit in een andere invulling van leiderschap. Door corona hebben leidinggevenden zich ook kwetsbaar durven opstellen, ook zij wisten niet wat er nog allemaal ging komen. Het was voor hen ook aftasten, dat ‘nieuwe normaal’, en dat hebben ze ook laten zien aan hun medewerkers. Hierdoor creëer je echt wel meer verbondenheid. Dit heeft veel leidinggevenden geleerd dat een afwisseling tussen een strakke “bulletpoint” vergadering en menselijke “check-in momenten’ nodig is om verbondenheid te creëren. Ik zie bijvoorbeeld ook dat sommige leidinggevenden wekelijks een vast Teams-moment inboeken waar mensen kunnen inbellen wanneer ze daar nood aan hebben. Het is als het ware een ‘weekly open door moment’, een uitnodiging om te delen, vragen te stellen… Alles mag en niets moet. Het bedrijf die hiermee aan de slag ging ervaart een enorme positieve sfeer want er wordt hierdoor meer kennis en ideeën gedeeld.

We hebben geleerd dat soft skills tellen, méér dan ooit. Dé kern voor verbinding is veeleer emotionele nabijheid eerder dan fysieke nabijheid. En dat gaat verder dan samen “vergaderen” of naar elkaar knikken aan de lift.

En ook hebben we geleerd dat werken op afstand kansen biedt om meer waarde toe te voegen voor sommige activiteiten. Ik geloof dan ook oprecht dat verbinding ook remote kan en geloof zelfs dat dit extra rust, tijd, focus en scherpte kan scheppen die alles en iedereen ten goede kan komen.

Voor corona was het bijvoorbeeld “not done“ om met een klant een video call op te zetten want dan gaf je die onrechtstreeks het gevoel dat die minder belangrijk was. Nu kan dit wel en dat biedt nieuwe kansen om meer waarde op te leveren. Maar ook in mijn bedrijf Flowspire heb ik het afgelopen jaar enorm ingezet op een bloeiend ecosysteem en nagenoeg al die vruchtbare contacten zijn virtueel gestart!

Uiteraard is dit alles ook samen te bekijken met het soort activiteit en de mate waarin je die op een locatie en tijdstip naar keuze kan opnemen om resultaatgericht werk neer te zetten. Dus ik ben oprécht heel benieuwd naar wat komen zal de komende weken en maanden ?

Sowieso is het is een uitdaging voor bedrijven om die emotionele nabijheid naar de (hybride) werkvloer te krijgen. Die nabijheid gaat over leiders en hoe zij gesprekken invulling geven maar ook over purpose (impact van de organisatie op de wereld), cultuur, waarden, gedrag en welzijn…

Dus… Hoe ondersteun jij jouw leiders als organisatie in dit nieuwe evenwicht? Hoe kunnen leiders meer evolueren naar een leiderschap, waar leiders uiterst moeilijke dingen gedaan krijgen op een menselijke manier. Want dat is een key ingrediënt voor meer betrokken en verbonden medewerkers. En laat dat nu onze passie zijn…

Ik ben alvast heel benieuwd hoe organisaties hier verder mee aan de slag gaan. Hoe ze hierover denken en welke nieuwe gewoontes hieruit zullen vloeien. ✨

Wat is dé uitdaging voor leidinggevenden in de toekomst?

Julie: “Gelijkheid binnen je organisatie hebben/behouden, een goed evenwicht vinden tussen verschillende medewerkers.

Sommige mensen zullen in de toekomst meer van thuis uit werken, andere weer meer op kantoor. Hier wordt verbondenheid enorm belangrijk, hoe ga je ervoor zorgen dat mensen die thuis werken niet vervreemden van andere mensen? Hoe zorg je ervoor dat ze gelijke kansen krijgen? Hoe ga je als leidinggevende om met de nieuwe verschillende wensen en perspectieven, en vooral: hoe ga je deze verenigen? Wat is je praktisch plan om de community spirit te behouden?

Leidinggevenden moeten weten dat dit maatwerk is, dit is co-creatie, samen ga je op zoek naar de beste oplossing. En boven alles blijft een basis-ingrediënt vertrouwen…”

Welke tip kan je meegeven aan alle leidinggevenden?

Julie: “Wel ik geef er graag 2:

  1. Ga de dialoog aan met jouw teamleden rond het nieuwe (hybride) werken. Welke nieuwe gewoontes daarbij betekenisvol zijn en welke oude je kan stoppen. Dat kan je doen aan de hand van een workshop met een “stop/start/continue” oefening. En een krachtige hierbij is luisteren en doorvragen om goed te capteren “waarom” we dingen doen. Dit kan je éxtra kracht bij zetten door medewerkers alvorens aanvang te laten reflecteren over hun activiteiten, communicatiekanalen en specifieke noden.
  2. Ik zie bij veel organisaties initiatieven om samen de terugkomst naar kantoor te vieren. Dat is één aspect om aan cohesie te bouwen. Het gaat over een community neerzetten en samen momenten faciliteren. Maar cohesie gaat over meer dan die “fun-momenten” Het gaat over gedeelde cultuur, waarden en gedrag. En daar kunnen de afgelopen maanden – waar velen vanop een eiland actief waren – verschillende subculturen ontstaan zijn. Ga met jouw team aan de slag rond jouw waarden, hoe ze geleefd werden de afgelopen maanden en wat daar de conclusies zijn voor de komende maanden. Ook hier begeleiden wij organisaties in.

Vragen voor Julie of ga je graag vrijblijvend eens een gesprek aan? Stuur een mailtje naar julie@flowspire.be of naar karolien.dezeure@mon-dea.be