Kris Ooms en Claudia Haenen werkten samen voor stad Hasselt. Kris als afdelingshoofd milieu en energie, Claudia als projectleider propere stad, ook onder deze afdeling. Hoe die samenwerking verliep? Dat lees je hier!
Claudia, hoe begon jouw opdracht bij stad Hasselt?
Bij de afdeling Milieu & Energie zochten ze een projectmedewerker voor alle projecten rond ‘Propere Stad’. Ik had er maar al te veel zin in, omdat ik geboren ben in Hasselt en de stad me nauw aan het hart ligt. Los daarvan vond ik de projecten super interessant, ik kon niet wachten om te starten.
Ik kreeg de verantwoordelijkheid over heel wat projecten en werd al snel aanzien als projectleider, met mijn achtergrond in projectmanagement voelde ik mij als een vis in het water. Bovendien is werken op ’t Scheep (stadhuis van stad Hasselt, nvdr.) al een beleving op zich.
Een paar maanden na mijn start gaf ons afdelingshoofd aan dat hij koos voor een nieuwe uitdaging. Ook voor mij zou dit een aanpassing worden, gezien ik nauw met hem samenwerkte. Maar dan kwam MONDEA met een interim-afdelingshoofd, waar ik super blij mee was.
En toen kwam Kris… Hoe begon het allemaal voor jou, Kris?
In mijn eerste week kreeg ik een korte overdracht van het toenmalige afdelingshoofd. Ik kreeg inlichtingen over alles. De meer dan 70 projecten werden in snel tempo toegelicht maar ook de mensen in het team, de werking van de organisatie, de visie & missie van de afdeling, het operationeel plan en zijn voorbereiding… Wanneer moet wat gebeuren, praktische zaken… alles passeerde de revue. Het was een intense inleiding, ik dacht: “Wow, dat wordt hier een hele uitdaging!” maar ik had er wel héél veel zin in.
Hierna was het tijd om de medewerkers binnen de afdeling te leren kennen. Ik kreeg van een teamlid een handgetekend schematisch overzicht, waar ik uit kon opmaken op welke thema’s de afdeling werkte en hoe deze met elkaar verbonden waren. De afdeling is zo divers, dat dit overzicht me heel hard heeft geholpen om op te starten. Ik gebruikte het overzicht als handleiding voor mijn individuele gesprekken met iedere medewerker. Op deze wijze kon ik hun projecten plaatsen in het geheel.
Met die informatie heb ik een aantal ‘bubbels’ gecreëerd, die zich toespitsten op een bepaald thema zoals propere stad, energie, klimaatadaptatie, duurzame consumptie en productie …. Ik heb op deze manier meer structuur kunnen brengen in de werking van de afdeling. Voor elk van de bubbels heb ik ernaar gestreefd om een coördinator aan te stellen, die zelf het overzicht kon bewaren over hun deeltje binnen de afdeling. Voor de meer complexe bubbels nam ik de rol van coördinator bij de start zelf op.
De bubbels dienden vervolgens als kader voor intern overleg zowel als overleg met de schepenen en kabinetten. Met de laatsten werd een duidelijk overlegstructuur opgezet met als doel de communicatie naar het beleid te stroomlijnen. Coördinatoren spelen ook hier een belangrijk rol. Één van die coördinatoren was Claudia, zij werd projectleider voor propere stad.
Tot slot heeft het werken in bubbels ertoe geleid dat de medewerkers aangespoord werden om meer verantwoordelijkheid te nemen, een belangrijke missie van mijn opdracht.
Claudia, wat dacht je toen je wist dat Kris afdelingshoofd ad interim zou worden?
Ik was heel blij met Kris haar komst, maar niet omdat het vorig afdelingshoofd tegenviel – integendeel. Wél omdat ik door deze wissel de kans kreeg om meer verantwoordelijkheid op mij te nemen. Kris en ik klikten vanaf het eerste moment en wisten ook heel goed wat we aan elkaar hadden. Doordat Kris een fulltime functie op drie dagen moest invullen, heeft ze een stuk van de verantwoordelijkheid voor Propere Stad aan mij doorgegeven. Ik was daar heel blij mee, het werd ook meteen mijn eerste ervaring om een team te leiden.
Ik kon ‘on the job’ bijleren door met Kris samen te werken. Ik moet eerlijk toegeven, ik ben fan van Kris. Haar managementstijl en passie voor haar job intrigeren mij, als junior langs zo iemand staan is geweldig. Ze gaf mij vrijheid en verantwoordelijkheid maar ook het gevoel dat ze me vertrouwde. Ik mocht mijn ding doen, waardoor ik veel bijleerde.
Kris, hoe verliep de samenwerking voor jou?
Ik vond het een meerwaarde dat er nog een Mondeaan rondliep op onze afdeling. Claudia was er al een paar maanden bezig, dus had de cultuur van de organisatie al goed door. Deze konden we samen doorspreken waardoor we ook meteen kansen zagen voor de organisatie. Als ik worstelde met iets besprak ik dat met haar, en omgekeerd ook. Zo hadden we heel veel aan elkaar en konden we op die manier het team versterken.
Als externe bekijk je de zaken in een organisatie vaak anders, omdat je er vanop ‘afstand’ naar kijkt. Dan is het fijn dat je dat kan doorspreken met iemand die in ‘hetzelfde schuitje’ zit. Ik denk ook wel dat we heel wat hebben verwezenlijkt, net daardoor.
Bij issues durfde ik ook kort op de bal te spelen, omdat ik Claudia vertrouwde.
Was het een meerwaarde dat jullie samen op deze afdeling werkten?
Kris: Doordat Claudia coördinator werd van Propere Stad en dit heel goed deed, kon ik dit als voorbeeld gebruiken voor de andere bubbels. Claudia & ik zaten meteen op dezelfde golflengte: ik kon Claudia meteen heel veel verantwoordelijkheid geven en dat gaf mij rust en tijd om andere zaken op te nemen. Ik had het gevoel dat ik Propere Stad kon loslaten ook al was ik er wel nog voor Claudia als ondersteuning en voor taken die ik als afdelingshoofd diende op te nemen.
Om een concreet voorbeeld te geven grijp ik graag terug naar het operationeel plan 2022. Er werd van mij als afdelingshoofd verwacht dat ik dat opstelde en klaarmaakte voor goedkeuring. Hier kwam Claudia met het idee om een brainstorm met het team Propere Stad te organiseren én ook met de schepen. Zo werden beide visies samengelegd en heeft Claudia het stukje operationeel plan voor Propere Stad klaargemaakt voor mij. Deze brainstorm was waardevol voor de afdeling, en zal vanaf nu ook ieder jaar worden herhaald. Dat vind ik alweer een mooie stempel die we daar gedrukt hebben.
Claudia: Ook ik vond het een absolute meerwaarde dat Kris en ik samen op de afdeling werkte. Zo konden we samen nieuwe inzichten meegeven aan het team en verenigden we onze krachten. Ik hielp Kris waar kon en in ruil leerde ik heel veel bij van haar. Ik heb de opdracht als heel fijn ervaren, omdat we eigenlijk als een geoliede machine samenwerkten.
Wat nemen jullie mee uit de samenwerking?
Claudia: Ik ben Kris heel dankbaar dat ik de kans kreeg om een coördinerende rol op te nemen. Zo was de opdracht voor mij een uitdaging en deed ik dingen waarvan ik niet wist dat ik ze kon. We hebben voor het team in Hasselt heel wat kunnen betekenen, omdat we elkaar aanvulden konden we heel vaak snel schakelen. Zo hebben we op korte tijd heel wat kunnen verwezenlijken.
Kris: Hoe ik de opdracht het liefste omschrijf: 1+1 = 3. Het is niet zo dat we allebei zo maar onze job hebben gedaan bij stad Hasselt, we hebben onze krachten gebundeld om het team sneller vooruit te helpen. We werkten niet los van elkaar, maar mét elkaar. Doordat ik vertrouwen had in Claudia, heb ik structuren kunnen opzetten, die zelfs als inspiratie gebruikt worden voor andere afdelingen binnen de organisatie.
Claudia bracht dingen aan die ik ondersteunde en meegenomen heb in mijn werking maar zeker ook andersom. Structuren die Claudia aanbracht werden ook gebruikt bij andere bubbels omdat ze zo succesvol waren. Ik heb Claudia haar werkwijzen vaak gebruikt als ijkpunt om in de rest van het team verder uit te bouwen.
Loopt de opdracht nog steeds?
Kris: Die van mij niet, er kwam in juli een nieuw afdelingshoofd waaraan ik alles heb overgedragen. Ik heb de opdracht steeds uitgevoerd met in mijn achterhoofd dat ik dit ooit moest overgeven aan mijn opvolger. Dat hielp bij de overdacht, zodat hij een duidelijk overzicht kreeg van het reilen en zeilen van de afdeling.
Zo’n overdracht begint eigenlijk op de eerste dag dat onze opdracht start, we denken constant met het oog op de opvolger. De opvolger moet alles makkelijk kunnen vinden, en begrijpen.
Claudia: Ik zit in de laatste fase, op 1 oktober startte mijn interne opvolgster aan wie ik ook alles heb overgedragen. Ik ben nu nog één dag per week aanwezig, ter ondersteuning van haar. Zo volg ik nog projecten op en heb ik naast mijn initiële opdracht nog een oefening gedaan met het team om de verantwoordelijkheden, rollen en taken te verduidelijken. Ik vond het belangrijk om deze oefening nog te doen, zodat het team met een duidelijk overzicht verder kan.
Doordat we altijd een overdracht periode voorzien, heeft onze opvolger steeds de tijd om rustig in te werken. We zijn er nog als back-up, wat rust geeft en er ook voor zorgt dat we altijd met een gerust hart kunnen vertrekken.
