Mondeaan Frank Truyts werd in maart 2021 aangesteld als interim-directeur grondgebondenzaken bij het lokaal bestuur van Stabroek. Met een stevige rugzak vol ervaring startte hij aan dit nieuwe en zeer boeiende project. Hoe hij dat ervaarde? Dat lees je hier!

Hoe heb je deze opdracht aangepakt, Frank?

Mijn opdracht behelsde drie domeinen: coördinatie, ondersteunen/coachen & een monitoringsysteem uitwerken.

Voor het stukje coördinatie maakte ik uiteraard eerst kennis met de diensten, ik zorgde dat zij wisten dat ik hun nieuwe aanspreekpunt werd. Daarnaast bracht ik verschillende diensten bij elkaar rond projecten en had ik op regelmatige basis overleg met diensthoofden. Hier probeerde ik zoveel mogelijk planmatig te werk te gaan.

Ik vind projectmatig werken belangrijk in een organisatie, dus ook dat implementeerde ik vanaf het begin. Ik heb een onderzoek gedaan naar de werkwijze en ondersteuning van applicaties voor het projectmatig werken organisatiebreed verder uit te werken.

De pro’s en contra’s van de Excel-projectfiche, Monday en de Pepperflow applicatie werden opgelijst. Hieruit werd dan een conclusie opgemaakt en voorgelegd aan het MAT en college.

Beleidsmatig werd de keuze gemaakt om met Pepperflow software te gaan werken omdat doelen, projecten, dagelijkse taken en financiën vervat zitten in 1 applicatie.

Om de leidinggevenden te ondersteunen en coachen zorgde ik dat ze op mij konden steunen als aanspreekpunt. Ik nam ze mee in procesmatig denken en hanteerde een empathische, coachende leiderschapsstijl.

Bij het verder ontwikkelen van het monitoringsysteem maakte ik kennis met de rapportagetool van Stabroek. Ik zorgde dat de rapportagetool volledig up-to-date was én dat er een Excel project portfolio ter beschikking was.

Hoe heb je de opdracht ervaren?

Het was een heel fijne samenwerking, zowel op politiek als op ambtelijk niveau. Ik vond het super om een jaar lang deel te mogen uitmaken van deze warme organisatie.

Ik werkte vlot samen met mijn directe collega’s. Door te sturen en duidelijke lijnen uit te zetten voor de diensthoofden werden actieplannen, acties en projecten goed opgenomen. Het samenbrengen van medewerkers en het aanduiden van trekkers bij projecten bracht rust in de medewerkers hun hoofd.

Bij de diensten urbanisatie en mobiliteit heb ik ervoor gezorgd dat rollen en verantwoordelijkheden helder werden voor de medewerkers. Hierdoor konden doorlooptijden van bepaalde dossiers verminderd worden of werden beleidsmatige zaken gescheiden van technische vergaderingen.

Begin maart is de nieuwe directeur grondgebonden zaken gestart, Björn Zand. Ik had meteen een goede klik met Björn en zorgde dat er voldoende aandacht voor overdracht kon zijn. Een maand lang liepen we samen en coachte ik hem zodat de overdracht van dossiers, de werking van diensten en de wijze van aansturing op een kwalitatieve manier kon gebeuren. Zo kon ik met een gerust hart vertrekken en laat ik de diensten met veel vertrouwen over aan Björn.