“Waarom moet dat anders, we hebben dat altijd zo gedaan” horen we wel eens op de werkvloer. De meeste mensen zijn van nature eerder behoudsgezind. Maar in deze snel veranderende wereld, moeten organisaties zich continu aanpassen als ze van betekenis willen blijven. Ook lokale besturen zijn nog nooit zo hard in verandering geweest en lanceren het ene vernieuwingsproject na het andere.

Begrijpelijk, maar ook moeilijk voor de medewerkers, die soms  het ritme niet aankunnen of door het bos de bomen niet meer zien. We vergeten soms te focussen op het menselijke aspect in verandering, we vragen ons niet vaak genoeg af wat verandering doet met de mensen. Gelukkig hebben wij een expert change management in huis, die organisaties maar al te graag meeneemt in veranderende situaties.

Mondeaan Lies Lenaerts begeleidde al verschillende projecten rond strategisch HR-management en change management. Wij vroegen haar naar dé 5 tips voor organisaties in verandering. Die lees je hier!

Tip 1: Eerst nadenken, dan handelen

Vernieuwings- of veranderingsinitiatieven kan je vaak als projecten opvatten, behandel ze ook zo.

Wees voorbereid en beantwoord eerst goed een aantal vragen:

• Waarom wil je deze verandering doorvoeren?
• Wat is de scope van je project (wat gaat er allemaal veranderen)?
• Wie is allemaal betrokken bij het project? Wie heeft er invloed op je project, wie ondervindt impact van je project?
• Welke risico’s brengt dit project met zich mee? En hoe wil je deze zoveel mogelijk vermijden?
• Hoe zet je het project uit in tijd? Welke mijlpalen zie je?
• Wanneer is je project succesvol? Hoe ga je dat merken of meten?

Spreek dit goed door met het management en de eindverantwoordelijke van het veranderingsproject. Hoe breder het draagvlak aan de top van je organisatie, hoe groter de kans op succes.

Tip 2: Ken je vrienden en je vijanden

Ga na wie allemaal betrokken is bij deze verandering en probeer in te schatten hoe al deze mensen en partijen staan tegenover jouw verandering: zijn ze actief voorstander van het initiatief? Hebben ze nog veel vragen en twijfels, maar verwacht je dat ze wel te overtuigen zijn? Of zetten ze stevig de hakken in het zand?

Je maakt deze inschatting door met hen in gesprek te gaan, contact maken met alle partijen is hierbij noodzakelijk. Je zal tijdens je contacten verschillende soorten weerstand ontdekken, elke vorm vraagt dan ook een andere aanpak. Je kan al veel bereiken door écht aanwezig te zijn: oprecht luisteren en bevragen, dus.

Actieve voorstanders van de verandering kan je inzetten als ambassadeur van je project of kan je vragen om wat kleinere initiatieven uit te testen en feedback te bezorgen.

Tip 3: Investeer in je middenkader

Je zou het misschien niet verwachten, maar leidinggevenden uit het middenkader zijn vaak de groep met het meest weerstand tegen verandering. Hoe dat komt? Meestal zijn zij niet de bedenkers van veranderingsprojecten, maar moeten ze er wel concreet mee aan de slag gaan in hun teams. Zij krijgen de vragen, zij botsen op de weerstanden. En dat terwijl ze de winkel draaiende moeten houden. Terwijl ze vaak zelf nog niet helemaal mee zijn wat deze verandering nu betekent voor hen.

Investeer dus voldoende tijd en aandacht in deze groep: communiceer naar hen, ondersteun hen in hun rol, laat hen leren van elkaar, zorg dat ze terecht kunnen voor een luisterend oor, geef ze de antwoorden en middelen die ze nodig hebben om met hun teams aan de slag te gaan.

Hou er rekening mee dat zij ook gewoon collega’s zijn, ook zij stellen zich misschien vragen bij de aangekondigde verandering. Het kan ook zijn dat ze bij zichzelf weerstand voelen om met de veranderflow mee te gaan.  Deze groep verdient omwille van die dubbele rol je bijzondere aandacht.

Tip 4: Time is money

Deze slogan betekent net het omgekeerde van wat je zou vermoeden: als je te snel wil gaan in je traject, riskeer je je medewerkers niet mee te krijgen en gaat je veranderingstraject verloren, zonder resultaat.

Door tijd in te bouwen in het projectplan creëer je ruimte om met medewerkers in gesprek te gaan en hen te betrekken. Op deze manier verhoog je je kansen op succes. Tijd geeft je de gelegenheid om echt te luisteren naar wat je collega’s bezorgt, en om iedereen het veranderproces op eigen tempo te laten doorlopen. De medewerkers moeten naast het veranderingstraject ook de ‘gewone winkel’ draaiende houden, geef ze de tijd én mentale ruimte.

Deze bewuste traagheid moet wel samengaan met een duidelijke volharding: de redenen en het doel van de verandering blijven steeds overeind, ook als het even moeilijk is.

Tip 5: Vul de energietank

Een veranderingstraject vergt veel energie en inspanning. Ook wie er enthousiast aan begint en zich volledig smijt, zal tijdens het proces zich soms vermoeid, gefrustreerd of ontevreden voelen.

Veranderen kost moeite, en die moeite mag beloond worden. Schenk daarom voldoende aandacht aan beloning, in de ruime zin van het woord. Een toffe teamactiviteit, een traktatie bij het behalen van een mijlpaal, een compliment, eens goed hardop lachen, een ontspannende koffiebreak…  als het de energietank maar weer aanvult.

Eens babbelen met ons over verandering in jouw organisatie? Neem contact op met karolien.dezeure@mondea.be of +32498 85 6 100