Search

Hallo, wij zijn MONDEA. Samen maken we publieke en social profit organisaties sterker.

Hoe gaan we te werk? Ontdek onze aanpak

Sara aan de slag met HR-processen bij gemeente Grimbergen

Mondeaan Sara Temmerman ging aan de slag met de HR-processen van de gemeente Grimbergen. Een leuke opdracht voor het team personeelsbeheer zodat de interne werking uniform en efficiënt verloopt. Het onderscheid tussen de voormalige OCMW-werkwijze en gemeente werkwijze wordt in kaart gebracht en weggewerkt. Sara geeft maar al te graag een beetje inzicht in zo’n proces, wie weet is het ook iets voor jouw gemeente?

Wat is dat juist, zo’n procesbeschrijving?

Een procesbeschrijving is een gedetailleerde beschrijving van een proces, waarin we uitleggen hoe en in welke volgorde een bepaalde taak of activiteit wordt uitgevoerd. Men kan het gebruiken om te communiceren hoe een bepaald proces werkt, welke stappen er nodig zijn om het proces uit te voeren, wie er betrokken is bij het proces, welke middelen er nodig zijn en hoe het succes van het proces kan worden gemeten.

Waarom zou je deze opmaken voor je dienst?

Er zijn heel wat voordelen aan zo’n procesbeschrijving, ik geef graag enkele voorbeelden:

  • Duidelijkheid: Een procesbeschrijving biedt een duidelijk overzicht van het proces, zodat iedereen die betrokken is bij het proces begrijpt wat er van hem/haar verwacht wordt en hoe hij/zij het proces moet uitvoeren.
  • Efficiëntie: Een goed beschreven proces kan helpen om de efficiëntie te verbeteren, omdat het inzicht biedt in welke stappen nodig zijn en welke stappen kunnen worden geëlimineerd om tijd en middelen te besparen.
  • Kwaliteitscontrole: Een procesbeschrijving kan helpen om de kwaliteit van het proces te waarborgen door het opstellen van richtlijnen en standaarden voor het proces.

Kortom, procesbeschrijvingen kunnen handig zijn voor elke afdeling of dienst! Denk maar aan de onverwachte uitval van een collega of het inwerken van nieuwe collega’s…

Hoe ging dat in zijn werk bij gemeente Grimbergen?

De dienst Personeel van Grimbergen merkte op dat na de samenvoeging van gemeente en OCMW, de backoffice HR-processen nog niet uniform uitgevoerd werden. Dit zorgde voor een verschillende werking in een team van slechts vijf personen. Daarom stelden ze de vraag aan MONDEA om enerzijds te zorgen voor een uniforme werking (incl. beschrijving) en anderzijds het proces te optimaliseren, te documenteren en waar mogelijk te digitaliseren. Zo leggen we dus ook een link naar de HR-software.

Belangrijk is dat de dienst de nodige nazorg verzorgt.  Dat is vooral het up-to-date houden van de procesbeschrijving zodat er steeds een juiste en volledige versie beschikbaar is.

“Onder begeleiding van Sara van MONDEA werd er samen met de dossierbeheerders nagedacht over een uniforme werkwijze voor backoffice HR-processen.  Door hier samen over na te denken worden de gemaakte afspraken door iedereen gedragen. Het uitschrijven en documenteren van het proces zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken geborgd worden binnen de dienst personeel.  Dit maakt ook dat de nodige informatie ter beschikking is in het geval van een personeelswissel.”

Sandra De Backer – diensthoofd Personeel Grimbergen

Overzicht van het artikel

Wil je zelf je processen eens onder de loep nemen? Contacteer dan zeker Sara Temmerman via sara.temmerman@mondea.be

Deze nieuwsberichten vind je wellicht ook interessant