Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 verplicht alle steden en gemeenten om een participatiereglement op te stellen. Dat reglement moet duidelijk maken hoe je burgerparticipatie in jouw stad of gemeente organiseert. Uit onze bevraging ‘de staat van participatie’ naar aanleiding van ons participatiecongres met Go Vocal en Hoplr bleek dat maar liefst 60% van de gemeenten nog niet over een participatiereglement beschikt. Tijd om er werk van te maken! MONDEA ondersteunt je graag bij de opmaak van je participatiereglement.
In een eerder artikel gaven we je al 8 tips voor een sterk participatiereglement. Maar vandaag gaan we een stap verder. Wat zijn de essentiële bouwstenen die thuishoren in zo’n reglement? Hier lichten we er 6 uit die je als lokaal bestuur best niet over het hoofd ziet.
1. Visie
Start met het waarom. Waarom vindt jouw bestuur burgerparticipatie belangrijk? Wil je vooral inzetten op beleidsparticipatie of eerder op het stimuleren van burgerinitiatief of beide? Zijn er thema’s waarin je vooral mogelijkheden ziet? Wat wil je zeker wel en niet? Zie je het groots en innovatief of pragmatischer en traditioneler. Waar wil je naartoe? Een heldere visie is de basis voor elk participatieverhaal. Ze geeft richting aan je werking én maakt je ambitie zichtbaar. Zorg dat je visie kort, krachtig en herkenbaar is – geen wollige volzinnen, maar taal die je ook op een infobord in het gemeentehuis zou gebruiken. Rome is niet op één dag gebouwd, is je visie nog beperkt of staat het nog in de kinderschoenen? Laat dat je niet tegenhouden, maar start met helder te maken wat je al hebt.
Kritische vraag: is je visie vandaag nog up-to-date en gedragen in de organisatie?
2. De verplichte vormen van participatie
Sommige vormen van participatie zijn decretaal verplicht. Denk aan inspraak bij bepaalde vergunningsprocedures of het hebben van een klachtenprocedure of hoe omgaan met voorstellen van burgers. Maak in je reglement helder welke verplichtingen gelden, en hoe burgers daaraan kunnen deelnemen. Transparantie en een helder proces is hier belangrijk.
Tip: gebruik infographics of schema’s om complexe processen eenvoudig uit te leggen. Visuele communicatie maakt het helder.
3. De adviesorganen
Welke adviesraden zijn er in jouw gemeente? Hoe zijn die samengesteld? Hoe vaak komen ze samen? Hoe wordt advies geformuleerd, en wat gebeurt ermee? Beschrijf niet alleen de structuur, maar ook de verwachtingen rond werking, ondersteuning en opvolging. En misschien zijn ze wel aan een update toe zodat hun werking en kanalen meer aansluiten bij de lossere en digitalere participatievormen van vandaag.
Valkuil: adviesraden opnemen “omdat het moet”, zonder na te denken over hun rol in het grotere plaatje.
4. Projectmatige participatie
Geef je burgers ook een stem bij tijdelijke projecten of beleidsprocessen? Goed zo. Leg in je reglement vast hoe je dat aanpakt. Wat doe je nu al? Waar wil je meer op inzetten? Welke stappen volg je? Hoe beslis je wie je betrekt? En wat doe je met de input?
Denk hier ook na over het verschil tussen informeren, bevragen, cocreëren en meebeslissen. Dit is ook een ideaal moment om projecten uit het meerjarenplan vanuit een participatiebril te bekijken.
5. De participatie-instrumenten
Van burgerpanels tot digitale participatieplatformen zoals Go Vocal of Hoplr, van wijkbudgetten tot pop-upsessies: welke instrumenten zet jouw bestuur in om inwoners te betrekken? Geef een duidelijk overzicht én laat ruimte voor innovatie. Participatie evolueert snel – hou je reglement dus flexibel genoeg.
Vraag: heb je instrumenten voor verschillende doelgroepen, inclusief jongeren of kwetsbare inwoners?
6. Organisatie van de participatie
Last but not least: wie trekt participatie binnen jouw bestuur? Hoe is de interne werking georganiseerd? Welke rol spelen mandatarissen, diensten en het managementteam? Zet ook in op evaluatie en terugkoppeling. Participatie zonder feedback is als een vraag zonder antwoord.
Zorg voor duidelijke afspraken en eigenaarschap. Zo vermijd je dat participatie een niemandsland wordt.
Klaar om aan de slag te gaan?
Een participatiereglement is meer dan een verplicht document. Het is een kans om je visie, structuur en werkwijze rond burgerbetrokkenheid scherp te stellen én breed uit te dragen.
