Voor het project ‘datadriven beleid voor lokale besturen’ in opdracht van ABB, gingen we aan de slag met diverse managementteams. Lokaal bestuur Peer was daar één van. Meteen viel ons op dat zij een knap uitgewerkt beleidsrapport hebben, Project 3990. Op basis van tussentijdse rapporteringen vindt de Perenaar alle data rond de beleidsdoelstellingen terug.

Je vindt de voortgang per speerpunt terug in een overzichtelijk Power BI-rapport. Daarnaast is het meerjarenplan heel toegankelijk opgesteld en vlot leesbaar. Daar wilden we graag het fijne over weten! We gingen langs bij Bart François (financieel directeur) en Kristof Schrootens (deskundige financiën). Zij gaven ons een inkijk in het project.

Jullie hebben een knap uitgewerkt beleidsrapport (PROJECT 3990). Visueel heel sterk. Vanwaar komt de inspiratie om het op die manier te brengen?

“Het is voor ons een bewuste keuze om dit op deze manier te doen. We deden het vorige legislatuur ook en zagen dat het goed werkte. We merkten dat een meerjarenplan of beleidsrapport vaak saai, lijvig en onaantrekkelijk overkomt. Wij zochten een manier om dit aantrekkelijk en behapbaar te maken, zodat eigenlijk iedereen begrijpt wat hierin staat.

We kozen ervoor om een beleidsplan mooi vorm te geven, gebaseerd op kernwoorden. Deze kernwoorden springen letterlijk uit de pagina’s tijdens het lezen. Op deze manier kunnen we de lezer boeien en krijg je zelfs als je er diagonaal doorgaat de belangrijkste punten mee.

Daarnaast hebben we dan de tussentijdse rapportering via Power BI. Deze is terug te vinden op onze website en daardoor dus raadpleegbaar door iedereen, vooral voor iedere Perenaar.”

Hoe wordt het intern gebruikt?

“Onze burgemeester grijpt er vaak naar terug bij beleidsverklaringen. Zo zet dit rapport de beleidsmatige boodschap kracht bij. Door onze diensten wordt het ook regelmatig vastgepakt om te kijken of we goed op weg zijn. Zijn we nog steeds bezig met wat we hierin hebben geschreven?”

Hoe kwamen jullie inhoudelijk tot een uitgewerkt meerjarenplan?  

“Om tot ons meerjarenplan te komen bewandelen we eigenlijk een heel aantal routes: ten eerste is er natuurlijk het verkiezingsprogramma van de meerderheid met hun beleidsdoelen. Daarnaast bekijken we intern de evoluties uit de omgevingsanalyse en betrekken we de interne diensten. Zij mogen bottom-up voorstellen doen aan de hand van noden en evoluties voor hun specifieke dienst. Daarna stelt het MAT nog een nota op met evoluties die zij zien en waarvan ze vinden dat de nieuwe bestuursploeg er rekening mee moet houden. Het vorige meerjarenplan is natuurlijk ook een bron van inspiratie. Projecten lopen vaak over meerdere legislaturen.

Dit alles wordt in één document verwerkt waar we dan een financieel plan tegenoverstellen. Dat stemmen we af met de nieuwe bestuursploeg waarna zij prioriteiten bepalen. We proberen ervoor te zorgen dat onze diensten tussentijds al nadenken over het nieuwe meerjarenplan. Wanneer ze noden detecteren of ideeën ontwikkelen, is er ruimte om dit al op te slaan naar een volgend meerjarenplan. We zijn er ons natuurlijk wel van bewust dat dit kan omwille van onze schaalgrootte.”

Waar zien jullie de meerwaarde van het project 3990?

“We doen dit onder het motto: ‘We moeten het toch maken, laat ons dan iets maken waar we maximaal iets aan hebben, maak van de verplichting iets nuttigs.’ We zien het als een unieke kans om datgene dat er gebeurt binnen ons lokaal bestuur ook effectief te laten zien.

Wij zien het ook als een hefboom naar cultuurverandering binnen de organisatie: de medewerkers leren met data werken en zien in hoe belangrijk dit is.

Anderzijds geeft ons bestuur een sterk signaal richting de burger: wij communiceren heel open en transparant. Als onze acties goed lopen communiceren we dat, maar als ze wat minder lopen natuurlijk ook.”

Wat zijn valkuilen in een dergelijk traject?

“We hebben geluk dat we op dit moment de expertise van Kristof in huis hebben om onze rapportering bij te houden. Een valkuil hierbij is dat wanneer Kristof zou wegvallen, onze rapportering ook wegvalt. Daarom is het belangrijk om intern op zoek te gaan naar een back-up, waar wij nu volop mee bezig zijn.

Daarnaast heerst er binnen onze organisatie nog niet echt een cultuur van outputmeting. Er worden projecten opgestart maar niet iedereen heeft al de reflex om na te denken over een nulmeting en evaluatie achteraf. Dit bemoeilijkt soms het proces van input van data. Op dit moment hebben we intern nog geen rapporteringstool maar zijn we wel aan het kijken om deze in de komende jaren op te starten.”

Welke tip geef je aan de lokale besturen die ook een dergelijk initiatief willen nemen?

“Zie het als een kans om van een nood een deugd te maken. Dat beleidsplan moet er toch liggen, tussentijdse rapportering moet gebeuren. Als je dit op een aantrekkelijke manier kan doen voor zowel burger, beleid als interne diensten is dat alleen maar een win-win.

Belangrijk om in het achterhoofd te houden is dat het een groeiproces is, start klein en bouw van daaruit verder. Wij zijn zelf gestart met de prioritaire acties om daarna verder te gaan.”

Hoe kan Vlaanderen jullie daar nog beter in ondersteunen?

“Initiatieven vanuit het ABB zoals de workshop rond data-driven beleid is zeker een meerwaarde. Wij kenden zelf de gemeente- en stadsmonitor nog niet zo goed en leerden er mee werken tijdens die workshop. Daardoor zagen we dat er een hele hoop data klaarliggen voor ons als lokaal bestuur. Het is dan ook een must dat Vlaanderen de gemeente- en stadsmonitor onderhoudt en blijft ter beschikking stellen.

Daarnaast zouden goede praktijken rond dergelijke projecten een kapstok kunnen vormen voor veel lokale besturen. Moesten er vanuit Vlaanderen indicatorensets per beleidsdomein worden vrijgegeven, kan dit ook weer een inspiratiebron zijn.

Als laatste vinden we het belangrijk dat Vlaanderen voldoende vrijheid blijft geven aan de lokale besturen. Het is belangrijk dat elk lokaal bestuur haar eigen tempo mag volgen. Zo mochten wij bijvoorbeeld onze tussentijdse rapportering indienen via Power BI in plaats van de standaarddocumenten. Die vrijheid mag wat ons betreft zeker behouden blijven.”