In oktober 2022 ging Mondean Stijn Werbrouck aan de slag als interim-manager van het vrijetijdscentrum Zomerloos in Gistel. De aanleiding was de langdurige afwezigheid van de verantwoordelijke.

De opdracht van Stijn bestond uit het leiden en coachen van de deskundigen en de administratief medewerkers, het beleidsplan vrije tijd voorbereiden en de opmaak van een inspiratienota. Een hele boel interessante thema’s om vast te pakken dus. Stijn neemt je graag mee hoe hij dat deed!

Vertel eens Stijn, hoe ben je gestart in Gistel?

“In oktober 2022 ging ik in Gistel aan de slag als interim-clustermanager vrije tijd en kinderopvang, dit naar aanleiding van de langdurige afwezigheid van de verantwoordelijke maar ook de afwezigheid van administratieve krachten en deskundigen speelde mee. Mijn opdracht bestond inderdaad uit strategisch en operationeel management doorspekt met wat projectmanagement.

Ik kwam in een klein, maar sterk team terecht dat, hoe zeg je het, de balletjes in de lucht aan het houden was. Brandjes blussen. En ze deden dat goed. Ongelofelijk dat ze met zo’n beperkte bezetting alles rond kregen. Omdat er geen duidelijke leidinggevende was, werd het team gestuurd door de algemeen directeur of door de betrokken schepenen. Wat goed was op korte termijn,  maar geen lange termijn oplossing.”

Een hele interessante opdracht lijkt mij, hoe heb je die aangepakt?

“Inderdaad, heel boeiend en uitdagend. Omdat er wel wat functies niet ingevuld waren, was al snel duidelijk dat er naast het operationele management eerst werk moest gemaakt worden van een helder en toekomstgericht organogram.

Ik ging aan de hand van de resultaten van een taak- en tijdanalyse in gesprek met alle medewerkers. Aansluitend was er een SWOT-analyse op het team vrije tijd. Met het talent van de medewerkers in de ene hand en de doelstellingen van de dienst en stad in de andere hand, kreeg het organogram vorm. Ik baseerde me verder op de Vlaamse trends op vlak van vrijetijdsdiensten gekoppeld aan de omvang van een stad als Gistel.

Het bestuur was overtuigd van het nieuwe organogram. De aanwerving van een clustermanager vrije tijd bleek essentieel. We konden vrij snel de broodnodige vacatures in de markt plaatsen en mensen aanwerven. Iedereen wist wat van hem of haar werd verwacht.

In die periode lag er ook heel wat projectmatig werk op de plank.  Extra en meteen inzetbare helpende handen waren zeker belangrijk. Ik denk aan de samenwerking met Farys, het op orde zetten van de UNISONO contracten, het opmaken van een UiTPAS nota, het voorbereiden van de speelpleinwerking en het opstarten van een BOA-traject.

Het moet dus gezegd dat zonder de inzet van Mondeaan Charlotte Vandevijvere dit allemaal niet gelukt zou zijn. Charlotte nam de voorbereiding voor jeugd en het BOA-traject voor haar rekening. Pas nadat alles terug op wieltjes liep, kon ik de tijd vrijmaken voor de opmaak van een inspiratienota voor de afdeling vrije tijd.

We maakten de nota op met alle betrokken diensthoofden (incl. Zorg en Lokaal Dienstencentrum). We werkten heel interactief waarbij we de Drivers- en BONO-methodiek toepasten. De nota werd tussentijds voorgelegd aan het MAT. Er was een groot participatiemoment waarbij alle adviesraden, wijkraden en burgers hun mening gaven op de nota. Net voor mijn vertrek legde ik de inspiratienota vrijetijd voor aan het bestuur.”

Op welke manier voelde je dat je net dat beetje extra kon doen als externe? Hoe maakte je het verschil?

“Als externe wandel je ‘meteen inzetbaar’ binnen in een organisatie met heel wat kennis en expertise, met een breed netwerk aan experten en als onafhankelijke. De onmiddellijke inzetbaarheid was voor Gistel van groot belang.  Je vult meteen een gat in en zorgt vanuit expertise voor een acceleratie op de betrokken dienst.

In Gistel zat de vraag binnen mijn expertise maar snel kwamen andere vragen mijn richting uit. Kunnen bellen en vragen voorleggen aan andere Mondeanen hielp Gistel ook vooruit.”

Ben je tevreden met het resultaat? Wat brengt de toekomst nog in Gistel?

“Ik mocht de dienst analyseren en veranderen. Ik werd gesteund door de algemeen directeur en het bestuur.  Na de aanwerving van de nieuwe leidinggevende werd er voldoende tijd gegeven om te coachen en samen een toekomstplan uit te schrijven. In Gistel liggen er nog heel wat uitdagingen op de plank die ze met vernieuwde energie kunnen vastnemen!  “

BOA: Buitenschoolse Opvang en Activiteiten

Vanaf 2026 treedt het nieuwe decreet Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA) in werking. Dit decreet brengt een aantal belangrijke veranderingen met zich mee, zoals de uitgesproken regierol voor lokale besturen en de financiering van initiatieven en organisaties. 

MONDEA biedt ondersteuning bij het proces van strategie, verandering en implementatie. Op deze pagina: “Ondersteuning op maat: BOA – Veranderingen 2026” , lees je hoe we dit samen succesvol aanpakken.