Een omgevingsdienst versterken vraagt meer dan dossiers opvolgen. Het vraagt structuur, vertrouwen en duidelijke keuzes. Sinds oktober 2025 ondersteunt Mondeaan Matthijs Van de Pol het lokaal bestuur van Olen als interim-manager omgeving. Hij brengt er niet alleen extra expertise binnen, maar helpt ook bouwen aan een stabielere en toekomstgerichte werking.
Matthijs, waarmee ben je in Olen precies aan de slag?
Matthijs: “Als interim-manager omgeving stuur ik de dienst aan rond ruimtelijke ordening, leefmilieu, mobiliteit, lokale economie en duurzaamheid. De dienst zit in een overgangsfase: veel medewerkers zijn nog relatief nieuw in hun rol en de kennis zit verspreid bij verschillende mensen. Daardoor ligt er een duidelijke opdracht: bestaande kennis opnieuw bundelen, processen aanscherpen en samen bouwen aan meer houvast in de werking door kennisvergaring en een betere onderlinge samenwerking.
Tegelijk zaten medewerkers met vragen, spanningen en onzekerheid door die overgangsfase. Mijn eerste focus lag daarom niet op grote veranderingen doorvoeren. Ik wilde eerst begrijpen wat er leefde binnen het team. Waar lopen mensen op vast? Welke processen werken niet goed meer? En vooral: hoe brengen we opnieuw rust en structuur binnen het team?”
Hoe pak je zo’n situatie concreet aan?
“Zoals ik al zei: eerst moet je de situatie begrijpen, dan pas kan je ze aanpakken. Gelukkig stond er al een sterke analyse klaar vanuit eerder voorbereid werk binnen Gemeente Olen, zoals de bouwmeesterscan en interne visietrajecten. Daardoor was het makkelijker om inzichten te verwerven en konden we al een aantal quick wins meenemen in een opstartfase.
Een van de eerste grote stappen was kijken hoe we de dienst structureel konden versterken. Dat heeft ondertussen geleid tot concrete beslissingen. Zo start Olen opnieuw de aanwerving van een diensthoofd op en komen er twee extra profielen bij binnen de dienst, waaronder een projectmedewerker omgeving. Die persoon zal onder meer administratieve en juridische opvolging opnemen van projecten rond omgevingsthema’s, wonen en duurzaamheid. Vandaag nemen dossierbehandelaars veel van die taken erbij, waardoor er weinig ruimte overblijft voor inhoudelijke verdieping.”
Waar kon jij als interim-manager vooral het verschil maken?
“Vooral in de combinatie van mensgerichte begeleiding en inhoudelijke expertise. Binnen een omgevingsdienst moet je medewerkers ook inhoudelijk kunnen uitdagen, zeker bij complexe vergunningen of ruimtelijke dossiers.
Toen ik startte, merkten we bijvoorbeeld dat bepaalde standaardteksten en procedures verouderd waren. Dat gebeurt natuurlijk niet uit onwil. Het toont vooral hoe snel regelgeving evolueert en hoe belangrijk bijblijven en actualiseren is. We bekijken nu systematisch alle standaarddocumenten opnieuw. Daarbij gebruiken we ook de kennisbibliotheek die we binnen MONDEA hebben opgebouwd. Zo bouwen we stap voor stap opnieuw een stevige basis uit.”
Jullie werken ook aan een bredere visie rond omgeving?
“Absoluut. Vandaag werken verschillende medewerkers elk vanuit hun eigen expertise. Dat is logisch, maar tegelijk wil je ook een gedeeld kader creëren. Wanneer een ontwikkelaar met een project naar Olen komt, wil je als dienst duidelijk weten: welke richting willen we uit? Hoe kijken we naar mobiliteit, duurzaamheid, ruimtelijke kwaliteit of lokale economie? Daarom begeleiden we nu workshops en werksessies om die gezamenlijke visie scherper te krijgen. Dat helpt medewerkers ook om sterker en consistenter beslissingen te nemen.”
Je vertelde eerder dat kennis verspreid zat over verschillende medewerkers. Hoe pak je dat aan?
“Dat is inderdaad het geval bij veel lokale besturen. Als iemand vertrekt, verdwijnt vaak ook een stuk expertise. Daarom heb ik gevraagd aan medewerkers om processen veel concreter te documenteren. Niet alleen theoretisch, maar echt stap voor stap. Met screenshots, voorbeelden en duidelijke uitleg, zodat nieuwe collega’s sneller kunnen inpikken. Maar dat vraagt tijd, zeker omdat veel medewerkers zelf nog relatief nieuw zijn. Toch is het wel een vereiste om de werking duurzamer en toekomstbestendig te maken.”
Welke projecten springen er voor jou uit?
“Een van de meest interessante dossiers is zonder twijfel de toekomst van het Shopping Park Olen. De ruimtelijke context rond deze zone is complex. Bovendien vraagt dit project veel afstemming met hogere overheden en ruimtelijke beleidskaders. Dat maakt het uitdagend, maar net ook boeiend. Je zoekt voortdurend naar een evenwicht tussen lokale ambities, ruimtelijke logica en haalbaarheid.”
Wat neem jij zelf alvast mee uit deze opdracht?
“Dat duurzame verandering tijd en vertrouwen vraagt. Je kan processen wel aanpassen, maar uiteindelijk maak je pas echt impact als mensen opnieuw vertrouwen krijgen in hun werking en in elkaar. Daarom blijft verbinding maken even belangrijk als inhoudelijke expertise.”
