Ook de welzijnssector kampt met complexe uitdagingen rond organisatie en leiderschap, wetgeving, financiering…Werken maken van een sterk onderbouwde strategische visie is de beste manier om die uitdagingen het hoofd te bieden. Een blik op enkele van onze MONDEA-projecten in de brede welzijnssector.
Ondersteuning bij Vila’Ket in de transitie van onderwijs naar welzijn
Het onderwijsinternaat van Vila’Ket (onderdeel van GO!) werd vorig jaar van het domein onderwijs overgeheveld naar het beleidsdomein welzijn. De voorziening werd daardoor een Multifunctioneel Centrum (MFC) waar men zowel verblijf, opvang als begeleiding voor kinderen en jongeren met een beperking aanbiedt.
Een transitie-operatie als deze brengt heel wat veranderingen op vlak van organisatie, administratie, personeelsbeleid, financieel beleid, … met zich mee. Een andere belangrijke uitdaging voor Vila’Ket: het sectorale kader was volledig nieuw en intern was daarover weinig expertise aanwezig.
De transitie nam een start op 1 januari 2023 en de deadline voor afronding was strak: 1 september 2023.
In eerste instantie ondersteunde MONDEA de directeur van het MPI -die als transitiecoördinator fungeerde- bij het personeelsluik van de transitie: personeelsplanning, werktijdregeling en uurroosters en de uitwerking van een gezamenlijke organisatiestructuur. Al snel bleek dat de toegevoegde waarde van MONDEA in de verdere ontwikkeling van het MFC groter kon zijn.
Enerzijds stelden onze experten hun specifieke sectorale kennis ter beschikking. Daarnaast was de ondersteuning van MONDEA op vlak van transitie- en veranderingsmanagement een welgekomen toevoeging, zowel op het niveau van de stuurgroep als in de contacten met medewerkers en vakorganisaties.
Toen de nood aan aparte directeur voor het MFC groot bleek, kon MONDEA snel schakelen en vulden we de functie tot begin 2024 tijdelijk in.
Organisatiecoaching bij Levedale vzw
Vzw Levedale is een woon- en begeleidingscentrum voor volwassenen met een (verstandelijke) beperking. Er werken een 70-tal medewerkers (stafmedewerkers, administratie, opvoeders, keukenpersoneel, ergo, …).
Het vertrek van de laatste twee directeurs was voor het bestuur een belangrijk signaal. De organisatie botste op haar limieten en was onvoldoende bestand om toekomstige uitdagingen aan te gaan. Het bestuur ervaarde enerzijds een onevenwicht in de personeelsstructuur en anderzijds een algemeen gebrek aan structuur en duidelijkheid rond rollen en verantwoordelijkheden. De medewerkers bevestigden die onduidelijkheid en signaleerden daarnaast dat ze overbevraagd werden.
Voor de aanwerving van een nieuwe directeur stelde het bestuur midden 2023 MONDEA aan om de huidige werking te screenen en verbetervoorstellen te formuleren in de vorm van een transitieplan. Het profiel van de toekomstige directeur moest hier op aansluiten.
In een volgende stap ondersteunde en coachte MONDEA de organisatie bij de uitvoering van het transitieplan. Dat deden we in eerste instantie als onafhankelijk organisatiecoach en in een latere fase als interim-directeur. De opdracht liep tot een nieuwe directeur na een warme overdracht de fakkel kon overnemen.
Een nieuwe organisatiestructuur voor Start West-Vlaanderen vzw
Start West-Vlaanderen vzw is een mobiele thuisbegeleidingsdienst met een 40-tal medewerkers. Net als gelijkaardige organisaties in de sector stond Start in 2022 voor een aantal belangrijke uitdagingen:
- Vanuit de hogere overheid wordt aangestuurd op fusies en sterkere, georganiseerde samenwerking op regionaal en lokaal niveau.
- De Raad van Bestuur wou inspelen op de bijkomende financieringsmogelijkheden (uitbreiding RTH) door de organisatie verder te laten groeien en zo ook de wachtlijsten terug te dringen.
- De organisatie wou anderzijds maximaal haar onafhankelijkheid behouden en verder inzetten op netwerkverbindingen vanuit gezinsperspectief met andere actoren (1 Gezin 1 Plan).
De organisatie voelde evenwel aan dat een aanpassing van de organisatiestructuur en -werking en herverdeling van rollen en verantwoordelijkheden aangewezen was om de uitdagingen de baas te kunnen. Gesprekken met medewerkers leverden een eerste voorstel van structuur op. Er bleek echter nood aan een objectieve externe partner die het beleidsteam en het bestuur hierover kon adviseren en begeleiden. Een grondige screening van de mogelijke scenario’s, oplossingen en optimalisaties was een must.
MONDEA bracht aan de hand van het organisatiecanvas de organisatie integraal in beeld. We vertrokken vanuit de missie en visie van de organisatie en bepaalden kernwaarden als fundament van het toekomstig organisatiemodel. Met een groep van ambassadeurs, allen thuisbegeleiders, stonden we stil bij de kernprocessen van de organisatie. Die vormden de basis van een aantal scenario’s waarvan de ambassadeurs de voor- en nadelen in kaart brachten. Vanuit deze cocreatieve aanpak werd een nieuwe organisatiestructuur uitgewerkt en op bestuursniveau goedgekeurd. In de daaropvolgende maanden werd MONDEA ook ingeschakeld ter ondersteuning van het beleidsteam bij de implementatie van het nieuwe organisatiemodel.
