Eerlijk zeggen wat je denkt, zonder dat de ander het als aanvallend of betuttelend ervaart, is niet altijd eenvoudig. Feedback ontvangen is minstens even moeilijk: luisteren naar wat iemand je meegeeft zonder in de verdediging te schieten of alleen te horen wat in je eigen beeld past.
Toch loont het om van feedback een vaste gewoonte te maken. Onderzoek van Gallup toont aan dat 80% van de medewerkers die in de voorbije week betekenisvolle feedback kregen, zich sterk betrokken voelt bij het werk. Medewerkers die regelmatig feedback krijgen, geven bovendien 3,6 keer vaker aan gemotiveerd te zijn om uitstekend werk te leveren.¹
De kracht zit dus vooral in de regelmaat. Wanneer feedback deel wordt van de dagelijkse samenwerking, krijgen medewerkers vaker de kans om bij te sturen, te groeien en verder te bouwen op wat goed loopt. En daar plukt uiteindelijk ook het hele team de vruchten van.
Goede feedback vraagt een duidelijk kader
Continue feedback werkt het best wanneer ze ondersteund wordt door duidelijke verwachtingen en afspraken. In steeds meer lokale besturen krijgt feedback daarom een vaste plek in de dagelijkse werking. Formele gesprekken blijven daarbij een eigen functie hebben: het zijn momenten om stil te staan bij het functioneren, de ontwikkeling en wederzijdse verwachtingen.
Dagelijkse feedback zit kort op de bal, vertrekt vanuit concrete situaties en geeft medewerkers ruimte om bij te sturen en te groeien. Formele momenten bieden dan weer ruimte om samen breder terug- en vooruit te kijken. Zo krijgen beide een duidelijke plek binnen hetzelfde feedbackbeleid.
Voor HR en leidinggevenden blijft het bovendien belangrijk om afspraken en ontwikkelpunten voldoende op te volgen en te documenteren. Zo kunnen ze teruggrijpen naar eerdere gesprekken en de evolutie van een medewerker blijven volgen. Dagelijkse feedback vraagt dus ook continuïteit in de opvolging: frequenter, dichter bij het werk en gericht op ontwikkeling.
Vijf gewoontes die feedback vanzelfsprekend maken
Hoe zorg je ervoor dat feedback een natuurlijke gewoonte wordt in je team? Door feedback laagdrempelig te maken en regelmatig ruimte te creëren voor kleine gesprekken. Je hebt geen groot verandertraject nodig om te beginnen. Een goede basiskennis en de juiste vaardigheden bij leidinggevenden vormen wel een belangrijk vertrekpunt. Voor positieve én bijsturende feedback gelden daarbij dezelfde basisprincipes.
1. Maak van feedback een gewoonte
Korte, regelmatige feedbackmomenten maken het gesprek natuurlijker en minder beladen. Geef feedback op het moment dat iets gebeurt of kort erna, zowel wanneer iets goed loopt als wanneer iets bijsturing vraagt.
2. Wees oprecht benieuwd
Nieuwsgierigheid creëert openheid. Vraag eerst hoe de ander zelf naar de situatie kijkt. Luister naar het antwoord en geef pas nadien je eigen observatie mee.
3. Hou het feitelijk
Vertrek vanuit wat je ziet, hoort of ervaart. Hoe concreter je observatie, hoe bruikbaarder de feedback. Maak daarbij het onderscheid tussen wat je concreet hebt waargenomen en de interpretatie die je daar zelf aan geeft. Kijk vervolgens ook vooruit: wat kan de ander behouden of een volgende keer anders aanpakken? Die combinatie van feedback en feedforward maakt het gesprek constructiever.
4. Maak er een dialoog van
Check hoe jouw feedback bij de ander binnenkomt. Geef de ander de ruimte om te reageren of vragen te stellen. Nodig de ander ook uit om jou feedback te geven. Zo wordt feedback een gesprek in twee richtingen.
5. Oefening baart kunst
Feedback geven en ontvangen is een vaardigheid die groeit door te oefenen. Het gesprek hoeft niet perfect te verlopen om waardevol te zijn. Hoe vaker je feedbackgesprekken voert, hoe lager de drempel wordt. Ook uit gesprekken die minder goed liepen, kan je veel leren. Een kort, oprecht gesprek is vaak waardevoller dan feedback uitstellen of onuitgesproken laten.
De grootste valkuil? Te lang wachten
Hoe langer feedback blijft liggen, hoe groter de kans dat kleine frustraties zich opstapelen of dat de context verloren gaat. Ook positieve feedback verliest aan kracht wanneer ze pas veel later wordt uitgesproken. Wanneer een medewerker tijdens een evaluatiegesprek voor het eerst hoort dat iets al langer niet goed loopt, komt die feedback eigenlijk te laat.
Ook onderzoek van Gallup wijst op het belang van regelmatige gesprekken. Slechts 16% van de bevraagde medewerkers gaf aan dat het laatste gesprek met hun leidinggevende betekenisvol was. Korte, frequente gesprekken blijken daarbij meer impact te hebben dan langere gesprekken die slechts af en toe plaatsvinden.²
Durven medewerkers eigenlijk wel feedback geven?
Feedback werkt in alle richtingen: tussen leidinggevende en medewerker, tussen collega’s onderling en tussen teams. Daarvoor is psychologische veiligheid essentieel. Medewerkers moeten fouten kunnen toegeven, vragen kunnen stellen, een andere mening kunnen uiten en verbeterpunten kunnen benoemen zonder negatieve gevolgen te vrezen.
Leidinggevenden spelen daarin een belangrijke rol. Psychologische veiligheid ontstaat niet alleen door te zeggen dat feedback welkom is, maar vooral door hoe je reageert wanneer iemand feedback geeft of een fout toegeeft.
In teams waar collega’s al lang samenwerken, worden moeilijke boodschappen soms uitgesteld om de goede relatie niet onder druk te zetten. Openheid kan net bijdragen aan meer vertrouwen en een sterkere samenwerking.
Feedback als natuurlijke reflex
De uitdaging ligt erin om feedback te verankeren in de dagelijkse praktijk. Dat vraagt een gedeelde aanpak, duidelijke verwachtingen en aandacht voor feedback binnen leiderschap en samenwerking. De manier waarop je dat doet, moet passen bij de werking en cultuur van je organisatie.
MONDEA ondersteunt lokale besturen daarbij met begeleiding op maat. Tijdens workshops, teamdagen en begeleidingstrajecten oefenen medewerkers en leidinggevenden met feedback geven én ontvangen en passen ze dit toe op situaties uit hun eigen werkomgeving. Zo kan feedback uitgroeien tot een duurzame gewoonte die bijdraagt aan vertrouwen en sterke teams.
Bronnen
¹ Gallup (2021), How Effective Feedback Fuels Performance.
² Gallup (2018), The Right Culture: Not Just About Employee Satisfaction.
