Maja Vande Velde ondersteunde afgelopen maanden de gemeente Melle tijdens de zoektocht naar een nieuwe communicatieverantwoordelijke. Op het moment dat zij startte was stoel al enkele weken leeg en lagen er tal van communicatietaken klaar. Maja zette er haar schouders onder en ging van start…

“Op het moment dat ik startte zat Melle volop in een aanlooproute naar een deadline voor het magazine ‘Melle in Beweging’. Ik pikte meteen aan en trachtte zo snel mogelijk de coördinatie van dit proces vast te pakken en alle content klaar te krijgen. Het was zwemmen, maar al snel zag ik ook de grote lijnen en de uitdagingen waar Melle op communicatievlak voor stond. Ik wist meteen waar ik naartoe wou de komende maanden: meer strategie en minder ad-hoc werken.”

Een communicatiestrategie, wat is dat nu precies?

“Vaak wordt een communicatiestrategie gezien als de heilige graal van een organisatie of bestuur, in de hoop dat dit alle problemen zal oplossen. Dat idee kunnen we meteen tegenspreken, want een strategie is helaas geen magisch middel dat al je communicatieproblemen oplost. Het legt wel problemen bloot en geeft je handvaten en een kader dat je helpt om deze problemen aan te pakken of net te kiezen om bepaalde dingen niet aan te pakken, afhankelijk van de doelen die je bepaalt.”

Waarvoor is dat nodig, een strategie?

“Een communicatiestrategie helpt je om keuzes te maken. Voor welke doelgroep wil ik spreken? Voor welke vorm van communicatie kiezen we? Welke stappen gaan we zetten om een bepaald doel te bereiken?

Het helpt je ook om tussendoor te evalueren: gaan we de richting op die we vooraf bepaald hebben? Zijn die doelen nog relevant na een aantal maanden of moeten we nieuwe of andere doelen stellen? Welke stappen hebben we al gezet, waar kunnen we trots op zijn (of net niet)? Op basis van een afgestemde strategie is evalueren en nadien bijsturen veel makkelijker.

Een communicatiestrategie helpt je efficiënter te werken. Met een strategie is het mogelijk om verschillende kanalen op elkaar af te stemmen zodat verschillende communicatievormen elkaar kunnen versterken. En op die manier kan er op langere termijn een planning gemaakt worden zodat er op voorhand al content gemaakt kan worden. Zo kan er tijd en ruimte vrij komen om last minute communicatie op te vangen en dat creatiever aan te pakken.”

Maar hoe doe je dat dan?

Om een strategie te maken, nemen we samen met een organisatie altijd een aantal terugkomende stappen.

1. Ijken: In deze eerste stap kijken we naar alle communicatiekanalen en proberen we dat in cijfers en trends te gieten. De belangrijkste vragen daarbij zijn: wie bereiken we, op welke manier. Wie doet er allemaal aan communicatie? Hoe bereiken we mensen intern en hoe draagt dit bij tot de werkdruk (of net niet)?
2. Doelen bepalen: de volgende stap is dromen. Hoe ziet de communicatie er uit in een ideale wereld? Welke doelgroepen zouden er bereikt worden in dat geval? Welke problemen zouden dan opgelost worden?
3. Keuzes maken: Kijk eens naar die dromen, en geef daar prioriteiten aan. Welke dingen kunnen makkelijk en op korte termijn bereikt worden? Welke dingen kunnen nog even wachten? Welke dingen kosten weinig inspanning en welke veel? Stel op die manier prioriteiten en leg je doelen vast.
4. Stappenplan maken: Bekijk elk doel in detail en denk eens na over welke stappen je nodig hebt om dit doel te bereiken. Zijn er misschien andere dingen die eerst bereikt moeten worden voor de juiste stappen gezet kunnen worden? Hoe meer je de weg naar één doel in kleine stapjes opdeelt, hoe makkelijker het lijkt te worden om bepaalde dingen te bereiken. En zo wordt het ook gemakkelijker om eens terug te kijken en trots te zijn op de stappen die je al gezet hebt. Zet hier ook een timing op, zodat je ook realistisch kan zijn over hoe lang het zal duren voor al deze stappen gezet zijn. Dat helpt vooral bij ongeduldige collega’s die enkel de doelen zien en niet wat er allemaal al gebeurd is onderweg. Leg ook vast welke tools je kan gebruiken om bepaalde doelen te bereiken en welke investeringen eventueel nodig zijn.
5. Evalueer: leg op voorhand al op gezette tijden evaluatiemomenten vast, bijvoorbeeld elke 3 maanden. Op die momenten kijk je naar wat al gedaan is, wat de vooruitgang is. Zijn we nog op de weg die we gehoopt hadden? Kunnen we iets aanpassen aan wat we doen? Of willen we bepaalde doelen verschuiven?

Onthou altijd dat een strategie geen vaststaand gegeven is. Het is niet omdat je vandaag een strategie vastlegt om punt A te bereiken, dat je daarom na een jaar niet mag beslissen dat je eigenlijk helemaal niet naar punt A wil maar naar punt B. De wereld is eentje van snelle veranderingen en dat is een communicatiestrategie ook. Maar wanneer de basis vastgelegd is en je deze regelmatig evalueert, kan je ook snel en flexibel mee bewegen in deze wereld in beweging.

“Samen met Maja werkte ik aan de opzet van een communicatieplan voor onze gemeente. Ik zag veel potentieel en mogelijkheden om de communicatie vorm te geven, maar raakte wat verloren in de hoeveelheid ideeën. Daarom hielp Maja mij om een gedetailleerd stappenplan te maken en de grootse plannen op te delen in kleinere stappen. Elk stapje in de communicatiestrategie is er eentje in de goede richting. Dankzij Maja heb ik op die manier in een korte tijd al heel wat vooruitgang geboekt.” – Tini De Witte, communicatieverantwoordelijke gemeente Melle