Het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken is niet alleen een recht van elke medewerker en een juridische verplichting, zoals vastgelegd in artikel 194 DLB en artikel 13 BVR RPR 20.01.2023, maar het biedt ook waardevolle voordelen voor zowel werknemers als organisaties.

Tijdens deze gesprekken sta je uitgebreid stil bij verschillende aspecten, waaronder prestaties, ontwikkeling, welzijn, bijdrage aan doelstellingen, en de rol binnen de organisatie en het team. Of het nu in de vorm van een formeel of informeel gesprek is, het biedt individuele aandacht aan medewerkers. Het geeft ook erkenning aan de inzet en prestaties van medewerkers.
Daarnaast faciliteert het gesprekken over loopbaanpaden en -doelen, waarbij je kan bespreken hoe de organisatie de medewerker hierin kan ondersteunen.

Voor organisaties betekent dit proces inzicht verkrijgen in de individuele bijdrage van medewerkers aan de organisatiedoelen. Het biedt een kans om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en kan als basis dienen voor beslissingen met impact op het salaris.

Het regelmatig voeren van deze gesprekken draagt bij aan een gezonde werkomgeving, waarin werknemers gemotiveerd en betrokken blijven, terwijl organisaties effectief kunnen inspelen op veranderende behoeften.

Wat kan de inhoud zijn van deze gesprekken? Wie praat met wie over wat?

De inhoud van evaluatie- en functioneringsgesprekken omvat verschillende elementen die kunnen gericht zijn op het optimaliseren van de prestaties, groei en welzijn van medewerkers.

Deze gesprekken vinden doorgaans plaats tussen de leidinggevende en de medewerker, maar er kunnen ook teamgesprekken plaatsvinden. In het eerste geval faciliteert het een open communicatie tussen de leidinggevende en de medewerker om eventuele zorgen, vragen of suggesties te bespreken. Een teamgesprek geeft de mogelijkheid om prestaties en samenwerking binnen het team te evalueren, het delen van feedback en het bevorderen van teamdynamiek.

Ga niet alleen in gesprek wanneer er aandachtspunten zijn, maar bespreek ook regelmatig goede prestaties en geef complimenten. Bepaal voor jouw organisatie wat minimaal aan bod moet komen in deze gesprekken, bijvoorbeeld met betrekking tot specifieke doelstellingen, kerncompetenties of ontwikkelingsgebieden.

Evalueren is niet meer noodzakelijk. Waarom zouden we het dan nog doen?

Allereerst heeft elke medewerker recht op feedback. Daarnaast biedt een evaluatie een formele gelegenheid voor leidinggevenden en medewerkers om te communiceren over prestaties en ontwikkeling.

Vanuit juridisch oogpunt kunnen er gevolgen verbonden zijn aan opvolgingsgesprekken, feedbackgesprekken of evaluaties, met zowel negatieve als positieve implicaties voor de medewerker, variërend van beperkingen zoals tijdelijk niet mogen telewerken tot voordelen zoals opleidingskansen of financiële groeitrappen.

Hoewel evaluaties niet langer verplicht zijn in elke situatie, blijven ze wel noodzakelijk in het kader van ontslag omwille van beroepsongeschiktheid, waarbij strikte regels en procedures moeten worden gevolgd volgens de rechtspositieregeling. Het handhaven van de evaluatiestructuur waarborgt een juridisch correcte en transparante aanpak in die specifieke dossiers.

Aan de slag!

We delen graag twee methodieken voor effectieve gespreksvoering: 

De BEER-methode benadrukt het belang van een constructieve feedback, terwijl de FAST-methode zich richt op kernprincipes zoals frequentie, aanpassing, specificiteit en tijdigheid. Door deze methodieken te integreren in je gespreksvoering, kun je constructieve en effectieve communicatie bevorderen, zowel in professionele als persoonlijke contexten.

BEER-methode:

• Benoemen: Begin het gesprek door de zaken te benoemen zoals ze zijn. Dit schept helderheid en voorkomt misverstanden.
• Ervaren: Laat de ander zijn of haar ervaringen delen. Luister actief en probeer de situatie vanuit hun perspectief te begrijpen.
• Eventuele oplossingen: Breng mogelijke oplossingen ter sprake en bespreek deze samen. Moedig de ander aan om ook ideeën aan te dragen.
• Respons afspreken: Kom tot overeenstemming over de te nemen stappen en de verantwoordelijkheden. Zorg voor duidelijke afspraken.

FAST-methode:

• Frequent: Wees frequent in het geven van feedback en het voeren van gesprekken. Regelmatige communicatie helpt problemen te voorkomen.
• Aangepast: Pas je communicatiestijl aan op de behoeften en persoonlijkheid van de ander. Iedereen communiceert anders, en aanpassingsvermogen is essentieel.
• Specifiek: Wees specifiek in je feedback en verwachtingen. Duidelijkheid voorkomt verwarring en misverstanden.
• Tijdig: Geef feedback en voer gesprekken op het juiste moment. Wacht niet te lang, vooral als het om prestaties of problemen gaat.