Uit het groeiproces MONDEA vloeit automatisch de opstart van nieuwe medewerkers, ook wel Mondeanen genoemd, voort. We streven naar een warm welkom voor elke nieuwe Mondeaan. Al bij de aanwerving zorgen we dat het MON DNA en de MONDEA-vibe voelbaar zijn. Maar wat houden die termen in? En hoe zorgen we voor de juiste match? Geen eenheidsworst, maar een aanpak op maat volgens het profiel van de starter.
We spraken met Nele Moortgat (manager P&O) en Frank Truyts (‘nonkel Frank’, onthaal nieuwe medewerkers). Door hun sterke intuïtie en voeling met het MON DNA nemen zij daarom de nieuwe medewerkers en freelancers onder hun vleugels. Ze stonden ook aan de wieg van het nieuwe onboardingstraject.
Wat is de visie van MONDEA omtrent onboarding?
Frank: “MONDEA is een warme organisatie, dus we willen ook een warm onthaal voorzien. Hoe beter we nieuwe Mondeanen begeleiden in hun opstart, hoe sneller het zelfvertrouwen groeit om hands-on projecten aan te nemen. We zijn absoluut niet van mening dat mensen het best leren zwemmen door hen gewoon in het water te duwen. We investeren in goede zwemlessen en gaan zo geleidelijk aan in het water. Bij MONDEA geloven we in een warme begeleiding om zo gepassioneerde mensen te laten groeien in hun job.”
Jullie vernieuwden het onboardingsproces, wat is er gewijzigd?
Nele: “De groei van MONDEA zorgt ervoor dat het onboardingsproces meer structuur en vorm nodig had. Het opstartproces kwam vooral uit het buikgevoel, maar we voelden toch de nood om de belangrijkste info te verzamelen en meer te sturen. De eerste dag is volledig gewijd aan de opstart van onze nieuwe Mondeaan. Zowel praktisch als inhoudelijk is het een overload aan informatie, maar we zorgen op die manier wel dat we heel wat onderwerpen aanraken. Mondeanen kunnen nadien teruggrijpen naar de informatie op ons intranet en in een digitaal overzicht dat als pdf in hun mailbox komt. We zorgen dat ze die eerste dag kennismaken met onze zaakvoerder Joos, office manager Robin, de team lead van hun eerste project en wie op dat moment nog op kantoor aanwezig is. Hoe sneller ze een aantal mensen kennen, des te sneller ze ook zelf de telefoon durven nemen om anderen te contacteren. Frank en ik nemen de startende Mondeanen mee doorheen onder andere onze IT-systemen, hoe we werken… Voor startende freelancers voorzien we een andere werkwijze. Met hen boeken we een online moment in waarbij we een aantal freelancers bundelen. Na die eerste dag zorgen we voor voldoende (vaak telefonische) check-in momenten met de startende Mondeanen. Frank neemt die rol op zich. Hij kan naast de inhoudelijke vragen van Mondeanen ook op veel praktische en informele vragen antwoorden.”
Waarom was deze vernieuwing nodig?
Frank: “Het korte antwoord: we werden te groot. Het onboardingsproces verliep bij MONDEA vooral vanuit intuïtie en voor een kleine organisatie kan dat zeker werken. Er kwamen hoe langer hoe meer nieuwe Mondeanen bij en we voelden de nood voor een andere aanpak. Daarom begeleiden Nele en ik nu de onboarding. Er is dus echt een begeleidingstraject op poten gezet voor nieuwe Mondeanen zodat ze hun weg niet moeten zoeken, maar wegwijzers aangeboden krijgen.”
Binnen de onboarding noemen ze jou ‘nonkel Frank’, hoe komt dat?
Frank: “Bij MONDEA heerst echt een familiale sfeer. Vandaar dat de bijnaam van ‘nonkel Frank’ heel spontaan naar boven kwam. Ik probeer een vertrouwd gezicht te worden, iemand waar je je op je gemak bij voelt om vragen aan te stellen. Ik bel hen regelmatig op. Mede dankzij deze check-ins hebben nieuwe medewerkers niet het gevoel alleen te zijn in hun onboardingstraject. Ik probeer erbij te zijn op momenten die soms onwennig zijn: de eerste rit met de nieuwe wagen, het eerste groepsmoment… Met mijn ervaring kan ik ook een goede sparringpartner zijn. Ik kan heel wat dingen opvangen of toch de richting aangeven voor een oplossing. Dat is misschien wel de essentie van mijn rol als nonkel Frank, een vertrouwd gezicht, een hulplijn en een begeleidende hand.”
Starters benoemen de bedrijfscultuur van MONDEA vaak als uniek. Wat maakt ons uniek?
Nele: “Zoals Frank al zei, heerst er een heel warme en familiale sfeer bij MONDEA. Nieuwe Mondeanen benoemen de flexibiliteit en de autonomie die je krijgt vanaf dag één als uniek. Door het wederzijds vertrouwen binnen de organisatie, is er veel minder nood aan controlerende maatregelen. Hierdoor is er ruimte gecreëerd voor veel vrijheid in hoe je je werk aanpakt. Veel van onze nieuwe Mondeanen komen uit een overheidscontext en dan is dat vaak ook wennen. De eerste maanden stellen ze dan ook vragen als ‘moet ik hiervoor prikken?’, ‘aan wie vraag ik toestemming voor…’. Je voelt ze vaak echt worstelen om los te komen van de regeltjes en afspraken van vorige werkgevers. Zowel Frank als ik helpen hen graag bij die eerste praktische vragen. We hopen dat ze zich zo snel mogelijk thuis voelen.”
