Het gemeentehuis van de toekomst

MONDEA en The Argonauts beten zich het afgelopen jaar vast in het ‘gemeente zonder gemeentehuis-project’ ‘Naar een open, nabij en l o ketvrij gemeentehuis van de toekomst’. Een project met gemeenten Deerlijk, Wevelgem en stad Wervik waarin we op zoek gingen naar een antwoord op de vraag ‘Hoe moet een gemeentehuis eruit zien in 2040 als:

Alle digitaliseringsprojecten binnen het programma ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ slagen?
Burgers alle dienstverlening van de overheid probleemloos, snel en gebruiksvriendelijke manier digitaal kunnen en willen doen
Burgers en medewerkers kunnen bepalen wat we met de vrijgekomen tijd en ruimte kunnen doen.

Vanuit een bottom-up benadering formuleerden we een antwoord op deze vraag. Dat werd een antwoord recht vanuit de praktijk gebaseerd op workshops, gesprekken, plaatsbezoeken en testopstellingen samen met burgers en medewerkers.

Het uitgebreide resultaat van dit onderzoek vind je terug op www.gemeentehuisvandetoekomst.be.

Participatie en service design, een ideale match

In dit project combineerden we de ervaring van MONDEA in visie- en participatieprojecten bij lokale besturen met de creativiteit en ‘service design’ aanpak van The Argonauts.

Via een dubbele tijdslijn met aandacht voor activiteiten en mijlpalen enerzijds en het opbouwen van draagvlak en medewerking anderzijds legden we samen een wervend traject af. Daarnaast pasten we ook de ‘double diamond’ toe: Er werd volop gebrainstormd (divergeren) om daarna weer te concretiseren (convergeren) in principes. Daarna ging we op zoek naar inspiratie en vormden innovatieve oplossingen en prototypes (divergeren). Via testopzetten testten we deze prototypes in de praktijk en in diverse aanbevelingen.

‘Door het hele proces te doorlopen, is het voor ons heel duidelijk geworden welke richting we kunnen, willen en moeten uitgaan. Het ruimtelijk ontwerp is nu een volgende stap, maar we kunnen nu al aan de slag met de aanbevelingen‘
Sarah Barbe – Hoofd cluster burger en welzijn Deerlijk

De drie dimensies van een gemeentehuis: ruimtelijk, digitaal maar vooral menselijk

Een blauwdruk of plattegrond voor een toekomstig gemeentehuis was de hoofdvraag van dit project. Tijdens de brainstormsessies met burgers en medewerkers werd al snel duidelijk dat een gemeentehuis heel wat andere ideeën en gevoelens oproept dan hoe een gemeentehuis eruit ziet of is ingericht. Bij het gemeentehuis van de toekomst is het dan ook belangrijk om na te denken over deze drie dimensies:

Ruimtelijk: Waar in je gemeente ligt het gemeentehuis? Ligt het centraal en is het goed bereikbaar en toegankelijk? Zijn er mentale drempels? Kun je er snel terecht en wat kun je er allemaal doen? Zijn er ook decentrale of mobiele punten waar men bij terecht kan?
Digitaal: een bezoek aan een gemeentehuis wordt vaak voordien goed voorbereid. Dit biedt kansen om het gemeentehuis ook bereikbaar en toegankelijk te maken op andere manieren: digitaal, per telefoon, videobellen, mobiel,… Digitale evoluties en smart city-toepassingen vormen bovendien een nieuwe virtuele laag boven je gemeente die ruimer is dan het digitaal loket en het gemeentehuis.
De mens: de spil van het gemeentehuis van de toekomst blijft het menselijk aspect. Geholpen worden, iemand kunnen bereiken, een welkom gevoel krijgen,… blijft ook in de toekomst zeer belangrijk, ook al hoeft dit contact niet altijd ‘in real life’ te zijn.

Zes principes

Voor het eindresultaat werkten we rond zes principes een tijdslijn uit met vaststellingen voor vandaag, een utopisch beeld voor de toekomst en aanbevelingen waaraan je vandaag zou kunnen werken om dit te bereiken. Je vindt de zes principes en enkele aanbevelingen terug op de website van Gemeentehuis van de toekomst.

Één allesomvattende blauwdruk

Een onderzoek met zoveel inzichten en invalshoeken samenvatten in één allesomvattende blauwdruk? Hiervoor lijken we dimensies tekort te hebben. Maar met de principes en aanbevelingen in het achterhoofd kun je met onderstaande plattegrond wel een architect inzicht geven in alle nuances van het gemeentehuis van de toekomst. Want het gemeentehuis van de toekomst, gaat over heel wat meer dan de stenen.