De zorgsector staat onder grote druk. Zorgvoorzieningen worstelen allemaal met dezelfde uitdagingen: tekorten op de arbeidsmarkt, stijgende werkingskosten, wijzigingen in de regelgeving… Wanneer een organisatie onvoldoende stabiliteit kent om veranderingen waar te maken, kan MONDEA via interim-management en procesbegeleiding expertise leveren en de weg vrij maken voor innovatie en vernieuwing. Een blik op onze projecten.
Liza Musch optimaliseert de zorgafdeling als interim-zorgmanager van woonzorgcentrum Hof ter Veldeken in Lebbeke
“De laatste 10 jaar was er in deze organisatie weinig stabiliteit in het leidinggevende kader. Samen met het Afdelingshoofd Burger en Welzijn en de Beleidsadviseur van het lokaal bestuur, sta ik in voor het dagelijks bestuur van het woonzorgcentrum. Mijn opdracht: een cultuuromslag realiseren waar de bewoners en organisatie centraal staan en het eigenaarschap van de zorgmedewerkers verhoogt.
Om op een systematische manier te kunnen werken aan verandering hebben we via verschillende methoden knelpunten en hiaten in beeld gebracht. Die hebben we in ons transitieplan geclusterd en gecategoriseerd in negen ‘werven’, bijvoorbeeld personeelsplanning, cultuur, medicatiebeleid … Daarna voegden we concrete acties, betrokkenen en een timing toe.
Bij elke werf horen doelen en tal van grote en kleine acties. Na een jaar hebben we een 200-tal acties afgevinkt en de vooropgestelde doelen behaald. De opdracht werd met een half jaar verlengd. Zo kunnen we de transitie verder verankeren. Dat vraagt een actieve coaching on the job. Het laatste half jaar van de opdracht pakken we eveneens planmatig aan met een RACI-matrix bestaande uit zo’n 95 nieuwe acties.”
Petra Moens is interim-directeur zorg bij woonzorgcentrum Filfurdo, onderdeel van de welzijnsvereniging Zorg Vilvoorde van stad en OCMW
“In afwachting van een nieuwe directeur vervul ik sinds eind november 2023 de rol van interim-directeur zorg bij Zorg Vilvoorde, een welzijnsvereniging van stad en OCMW Vilvoorde die alle publieke zorgdiensten poolt. Het omvat diensten op het vlak van kinderzorg, thuiszorg en residentiële ouderenzorg. Die laatste –met oa. het woonzorgcentrum Filfurdo- is de grootste afdeling.
Ik geef rechtstreeks leiding aan vijf teamcoördinatoren. Samen werken we aan de verdere implementatie van het traject in het kader van IAO. We bevestigen wat goed is en zoeken naar verbetering, bepalen prioriteiten en pakken de mogelijkheden rond onder andere werk- en taakverdeling aan. Daarnaast ben ik ook actief betrokken bij het IAO-traject rond gedeeld leiderschap. Ik fungeer als klankbord en rapporteer aan de directeur residentiële ouderenzorg en het bredere organisatorische management.”
Daarnaast maakt Petra Moens momenteel ook een analyse van de zorgafdeling van Zorgcampus Langemark-Poelkapelle, dat een woonzorgcentrum van 80 woongelegenheden heeft
“De scope van deze analyse-opdracht is om de organisatiestructuur van het zorgteam te evalueren en een nieuw detailorganogram voor te stellen binnen de bestaande personeelsbudgetten. Dat moet voor leiding en medewerkers meer duidelijkheid en een stabieler kader bieden. Daarnaast optimaliseren we ook de personeelsinzet, onder andere om nieuwe functies zoals een leefmoeder en kwaliteitscoördinator mogelijk te maken. Tot slot is deze organisatie ook op zoek naar advies rond een verbeterde werking van het zorgteam.
Na de opstart en oriënteringsfase maakte ik een analyse aan de hand van semi-gestructureerde interviews, meeloopsessies op de werkvloer en een startconferentie met een representatieve vertegenwoordiging van de groep. In de ontwerpfase volgden nog dialoogsessies met medewerkers waarvoor ik kon rekenen op de helpende handen van een collega-Mondeaan. Tijdens alle sessies waren directie, leidinggevenden en medewerkers zeer open wat mij een duidelijke kijk op de organisatie gaf. Binnenkort stellen we de mogelijke toekomstscenario’s voor aan de directeur van de zorgcampus.”
Kim Bellens is interim-directeur bij woonzorgcentrum Ter Nethe in Hulshout onderdeel van de gelijknamige welzijnsvereniging
“De huidige directeur viel eind 2022 uit. Om de continuïteit van de werking te waarborgen vult de welzijnsvereniging de functie sindsdien in via interim-management. In juli 2023 ging ik er aan de slag, aanvankelijk maximum drie dagen per week. Sinds de hervatting van de directie in juli verminderde de opdracht naar een dag per week te ondersteuning en opvolging.
Een organisatiestudie maakte in 2022 duidelijk dat een veranderingstraject de organisatie naar een hoger niveau kon tillen. De verderzetting daarvan was onderdeel van mijn opdracht. Daarnaast werd ik ook verantwoordelijk voor het samenstellen en leiden van een beleidsteam dat moest functioneren in een nieuwe vorm van samenwerken zonder klassieke hiërarchie.
Alle projecten of acties pakte ik aan in nauwe samenwerking met hen en wanneer nodig betrokken we ook de medewerkers zelf. Met een werkgroep van zorgmedewerkers herbekeken we de zorgorganisatie en dat leverde zeer concrete resultaten op. Het paramedisch team (kine, ergo en begeleider wonen en leven) werd toegewezen aan het zorgteam en onder leiding geplaatst van de hoofdverpleegkundigen. Die aanpassing verliep in rechtstreekse samenwerking met alle betrokkenen. En de administratief medewerker coördineert sinds de oefening de medewerkers schoonmaak/logistiek. Tot januari 2024 werd er intensief beroep gedaan op uitzendkrachten. Door de uitbouw van een eigen zorgequipe is deze inzet vanaf februari 2024 bijna tot nul herleid.”
