Verandering lijkt soms bijna standaard. Of continue. Organisaties staan inderdaad voortdurend voor de uitdaging om zich aan te passen en te evolueren. Of het nu gaat om nieuwe technologieën implementeren, processen herstructureren of een nieuwe bedrijfscultuur omarmen. Verandering is onvermijdelijk voor organisaties die willen blijven groeien.

Succesvol veranderingen doorvoeren binnen een organisatie gaat niet alleen over de juiste strategieën ontwikkelen en de juiste systemen implementeren. Het vraagt ook een effectieve en doordachte aanpak van de interne communicatie.

Hoe breng je interne communicatie bij veranderingstrajecten concreet in de praktijk? MONDEA geeft je alvast enkele vuistregels:

• Creëer een duidelijke, overkoepelende visie: Zeker wanneer je heel wat veranderingen kort op elkaar moet doorvoeren, raken medewerkers vaak het bos door de bomen kwijt. Zorg voor een heldere en inspirerende visie of beeldmerk die de richting van de verandering aangeeft.
• Specifieer je interne stakeholders: Identificeer alle interne stakeholders en zorg ervoor dat zij worden betrokken bij het veranderingsproces. Luister naar hun feedback, zorgen en ideeën en integreer deze waar mogelijk in de communicatiestrategie.Ga dieper in op de je doelgroep. Hang niet alle medewerkers onder dezelfde noemer, maak bijvoorbeeld onderscheid in je medewerkersgroepen volgens de site waar ze werken, of ze al dan niet beeldschermmedewerkers zijn,…
• Gebruik meerdere communicatiekanalen: Maak gebruik van diverse communicatiekanalen zoals e-mails, intranet, nieuwsbrieven, vergaderingen, workshops, en sociale media om de boodschap op verschillende manieren te verspreiden en verschillende doelgroepen te bereiken. Maak daarbij een overwogen mix van offline en online communicatie.
• Zorg voor open en transparante communicatie: Wees open en eerlijk over de redenen voor de verandering, de gevolgen ervan en de voortgang van het proces. Vermijd het achterhouden van informatie, want dit kan leiden tot wantrouwen en weerstand. Ook wanneer het eens wat minder gaat of je project vertraging oploopt, communiceer je daarover best tijdig.
• Stimuleer dialoog en feedback: Moedig tweerichtingscommunicatie aan door ruimte te bieden voor vragen, opmerkingen en suggesties. Creëer momenten waarop medewerkers ook mondeling hun bezorgdheden en vragen kunnen delen.
• Wijs communicatieverantwoordelijken aan: Benoem duidelijk wie verantwoordelijk is voor de communicatie rondom de verandering. Deze personen kunnen als contactpunt dienen voor vragen en feedback, en kunnen ervoor zorgen dat de boodschap consistent wordt verspreid.
• Communiceer ook over uitdagingen en mislukkingen: Wees niet bang om ook over uitdagingen, tegenslagen en mislukkingen te communiceren. Dit draagt bij aan een cultuur van transparantie en leren, en kan helpen om weerstand te verminderen.
• Evalueer en pas aan: Evalueer regelmatig de effectiviteit van de communicatie-acties en pas deze aan waar nodig. Werd je communicatie opgepikt? Wordt er op de juiste manier over gesproken? Leer van feedback en ervaringen en blijf continu verbeteren in het communiceren van de verandering.