Effectieve interne communicatie is de sleutel tot succes. Het vormt de ruggengraat van een goed functionerende organisatie en zorgt voor een vloeiende uitwisseling van informatie tussen centrale diensten, management & medewerkers. Het bevordert niet alleen de betrokkenheid en motivatie, maar verhoogt ook de efficiëntie en productiviteit.
Interne communicatie omvat alle manieren waarop je informatie binnen de organisatie uitwisselt. Dit kan formeel zijn, zoals via nieuwsbrieven, intranet of vergaderingen. Het kan ook informeel zijn, zoals via chats of spontane gesprekken. Het doel is om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot de informatie die zij nodig hebben om hun werk te doen en daarnaast ook tot organisatiebrede informatie om betrokken te blijven.
Hoe ga je ermee aan de slag?
Wanneer je interne communicatie opstart in je organisatie, is stap voor stap te werk gaan belangrijk. Sta, voordat je begint, stil bij de doelstellingen en houd rekening met de capaciteit (tijd, medewerkers, middelen). Een éénmalige interne nieuwsbrief of een goed uitgebouwd intranet waar na de start niemand gebruik van maakt, is helaas verloren werk. Zorg ervoor dat wat je opzet, ook onderhouden kan worden. Een uitbreiding van de scope kan in de toekomst nog steeds.
Bezint eer ge begint!
Start niet ondoordacht maar stel jezelf enkele kritische vragen. Zijn de antwoorden voor jezelf duidelijk? Leg de vragen dan ook eens bij enkele collega’s of een interne werkgroep.
- Welke doelgroepen hebben we binnen onze organisatie?
- Wat zijn de onderscheidende elementen van de verschillende doelgroepen (bv. digitaal vaardig of niet, Nederlandstalig of anderstalig, …)
- Wat zijn de onderscheidende elementen van de verschillende doelgroepen (bv. digitaal vaardig of niet, Nederlandstalig of anderstalig, …)
- Wat willen we communiceren?
- Delen we beslissingen van het MAT en personeelsnieuws? Informeren we over updates van projecten uit de diensten?
- Delen we beslissingen van het MAT en personeelsnieuws? Informeren we over updates van projecten uit de diensten?
- Welke kanalen zetten we in om onze boodschap te brengen?
- Kiezen we bijvoorbeeld voor (digitale) nieuwsbrieven of opteren we voor een intranet? Zetten we de leidinggevenden in om via teamvergaderingen belangrijke ontwikkelingen of beslissingen te delen?
- Kiezen we bijvoorbeeld voor (digitale) nieuwsbrieven of opteren we voor een intranet? Zetten we de leidinggevenden in om via teamvergaderingen belangrijke ontwikkelingen of beslissingen te delen?
- Waar halen we de inhoud voor onze communicatie?
- Zetten we in op centrale communicatie of schakelen we de leidinggevenden in? Dit kan ook maatwerk zijn, afhankelijk van de soort boodschap.
- Kunnen medewerkers ook zelf berichten plaatsen of doorgeven aan de verantwoordelijke en zo ja, hoe dan?
- Welke periodiciteit passen we toe in onze communicatie?
- Kiezen we voor korte, wekelijkse of dagelijkse updates, of voor maandelijkse of kwartaalupdates? Een duidelijke keuze hierin zorgt voor structuur en voorspelbaarheid.
- Beslis daarnaast over ad hoc communicatie. Hoe gaan jullie snel & effectief communiceren bij onverwachte gebeurtenissen of crisissen? Duidelijke en snelle communicatie voorkomt misverstanden en houdt iedereen betrokken en geïnformeerd.
- Willen we informatie overdragen of willen we ook feedback verzamelen?
- Is het de bedoeling om ook input te ontvangen van medewerkers, voorstellen af te toetsen?
Interne communicatie met verschillende doelen
Communicatie is niet ’one size fits all’, maar is steeds op maat volgens het doel dat je voor ogen houdt. Een sterke interne communicatie zet in op verschillende pijlers:
- Informeren: medewerkers op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen, beleidswijzigingen en nieuws (bv. Belangrijke beslissingen die genomen werden in het managementteam, nieuwe zaken in het personeelsbeleid)
- Verbinden: samenwerking bevorderen door een gevoel van gemeenschap en gezamenlijke doelen te creëren (bv. In beeld brengen van nieuwe collega’s, projecten die door de teams tot een goed einde werden gebracht)
- Activeren: medewerkers motiveren door hen te betrekken bij besluitvormingsprocessen en hen te laten zien hoe hun werk bijdraagt aan de bredere organisatiedoelen (bv. regelmatig de koppeling maken met je meerjarenplan, de resultaten van je inspanningen tonen)
Inzetten op interne communicatie is essentieel voor het succes van elke organisatie. Door te zorgen voor transparante, regelmatige en betrokken communicatie, creëer je een werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd en geïnformeerd voelen. Dit leidt tot hogere productiviteit, betrokkenheid en een sterkere organisatiecultuur.
We moedigen je aan om aan de slag te gaan! Beoordeel de huidige interne communicatie-strategieën, betrek het team bij het identificeren van verbeterpunten en implementeer effectieve tools en technieken.
