Bouwen aan dialoog
Het begint met een beeld in je hoofd, daarna een plan op papier om vervolgens je project op het bureau van een vergunningverlener te leggen. Die laatste stap brengt heel wat werk met zich mee. Maar ook de omgevingsambtenaar wil zijn stad of gemeente omtoveren naar aangename woon- en leefbuurten. Het is met andere woorden voor beide partijen belangrijk dat mooie projecten gunstige adviezen krijgen van een omgevingsloket.
Voor architecten is het belangrijk om een goed voortraject te doorlopen om de slaagkansen te verhogen. Het is dan aan het lokaal bestuur om dat voortraject zo helder mogelijk te maken. Mondeaan Werner Van Hoof en Dirk Mattheeuws, voorzitter van het Netwerk Architecten Vlaanderen (NAV) vertellen meer over het charter Bouwen aan Dialoog, een kader voor best practices binnen het thema omgevingsvergunningen: “Je kan het omschrijven als een mooie synergie van twee partijen. Het lijkt alsof ze tegenover elkaar staan. Maar ze moeten schouder aan schouder samenwerken.” Wie meer wil weten over het ontstaan van het charter, kan ons vorig artikel hierover lezen.
Onze aanpak
MONDEA en het NAV bundelen de krachten om jouw traject tot een succes te maken. Ze zetten samen met het lokaal bestuur een stuurgroep op, om zo het project op te volgen. Deze stuurgroep zorgt voor praktische begeleiding en inhoudelijke ondersteuning. NAV is een netwerkorganisatie voor architecten met ruim 2.000 aangesloten kantoren. Zij vertegenwoordigen samen meer dan 6.000 leden. Daarmee is het NAV de meest representatieve organisatie voor architecten in België en ook de beste partner om MONDEA en jouw organisatie bij te staan.
Werner Van Hoof is tevreden over de samenwerking met het NAV: “Apart vormen we een sterke partner om lokale besturen te ondersteunen in hun voortraject. Samen kunnen we nog meer impact maken.”
Goed begonnen, is half gewonnen
Een goed inzicht op de situatie is van essentieel belang en bijgevolg steeds het beginpunt van het traject. Het verwerven van dit inzicht doen we aan de hand van een bevraging. Het doel van deze bevraging is om de klantentevredenheid en wederzijdse samenwerking in kaart te brengen. De doelgroep bestaat uit professionele aanvragers en omgevingsdiensten zodat we zeker beide kanten van het verhaal belichten. Dat is een belangrijk aspect aan dit traject, beide partijen laten samenwerken om zo tot een gezamenlijk eindresultaat te komen. Bij professionele aanvragers polsen we naar de samenwerking met de gemeente en tevredenheid van de dienstverlening. Denk maar aan reactietijd, inhoud, bereikbaarheid, vlotte afhandeling… Bij de omgevingsdienst bevragen we de samenwerking met architecten en tevredenheid over de expertise.
Thema’s die in de vraagstelling naar voren komen gaan bijvoorbeeld over de voorbereiding van dossiers, de kennis van de wetgeving, het opvolgen van adviezen… Deze informatie is essentieel om het traject vorm te geven, vindt Werner: “Door de bevraging kennen we de pijnpunten die we moeten behandelen in het proces. We kennen dan ook de sterktes die we moeten koesteren.” Dankzij de verworven inzichten, kunnen we naadloos overgaan op de volgende stap: de inspiratiesessies.
Tijd voor inspiratie
“Tijdens de inspiratiesessie, steken we de koppen bij elkaar om zo tot nieuwe inzichten te komen.”, vertelt Dirk. De sessie start met alle partijen samen. Professionele aanvragers en medewerkers van de omgevingsdienst beoordelen verschillende stellingen. Na deze sessie is het tijd voor een gescheiden sessie. Iedereen zit bij zijn collega’s of dienst. Er is hier ook ruimte voorzien voor frustraties en klachten. “Zo kunnen we zien wat goed loopt en waar het beter kan.”
Workshop samenwerken
De professionele aanvragers en de omgevingsdienst delen opnieuw een ruimte om deel te nemen aan deze workshop. Werner licht het doel verder toe: “Beide partijen verschillen, maar we proberen in deze workshop verder te kijken dan de verschillen. Ze brainstormen niet alleen over de eigen, maar ook over de gezamenlijke doelstellingen. Ze benoemen ook rollen en verantwoordelijkheden die noodzakelijk zijn binnen dit proces. De workshop wordt naar het einde toe zeer concreet wanneer de verbetervoorstellen op papier komen te staan.”
Charter met een actieplan
Het charter bouwen aan dialoog, dat we eerder bespraken, vormt nu de basis voor dit deel van ons traject. We concretiseren het engagement van de partijen in deze stap. Het is vooral een opdracht voor de stuurgroep, ondersteund door MONDEA. Dankzij de input van alle betrokken partijen, stelt de stuurgroep een actieplan op. Om het actieplan echt te laten slagen, koppelen ze terug naar de partijen voor feedback. Alle partijen blijven op die manier in dit actieplan betrokken.
Wat na het actieplan?
Het actieplan staat op papier, dan is het belangrijk om een communicatiecampagne op te starten. Volgens Dirk is een ondertekeningsmoment een goede aftrap van de campagne: “Dit moment voorzien versterkt de boodschap van samenwerking, zowel intern als extern. Hier is het ook belangrijk om de brede doelgroep te betrekken in een infomoment of andere communicatie zoals een webpagina of nieuwsbrief.”
Acties en engagementen formuleren, vormen goede initiatieven. Maar nu is het tijd om ze om te zetten naar handelingen. Het is aan de stuurgroep om het actieplan op te volgen en goede uitvoering te handhaven. Ook een terugkommoment organiseren kan heel waardevol zijn voor de goede opvolging van het project. Een goed terugkommoment is een combinatie van informatie-uitwisseling, inspiratie en van netwerking. Volgens Werner kan dit een waardevol evenement worden voor de partijen: “Het is de ideale plek om elkaar beter te leren kennen. Dit moment is ook een goede afsluiter om een jaar later het project te evalueren. De stuurgroep kan eventueel beslissen om de bevraging te herhalen om zo nieuwe inzichten te verwerven. Bekijk het dus niet enkel als een afsluitend moment, want het kan ook de start van iets nieuws zijn.”
