Onze experten over fusietrajecten: externe begeleiding

Van modewoord naar een mogelijke weg richting efficiënte overheid

Samenwerken en krachten delen. Het zijn meer dan trendy termen. Zowel voor burgers als in professionele omgevingen. Steeds vaker gaan we auto’s delen, groepsaankopen organiseren of expertise onderling uitwisselen. MONDEA & IDEA stroomlijnen hun ervaring en zorgen voor vlotte fusietrajecten voor lokale besturen. Onze experten lichten een tipje van die transitiesluier.

Steden en gemeenten werken intensief aan een efficiënte dienstverlening en werking. Fusies van kleine en minder kleine spelers zijn daarbij de denkpiste richting toekomst. Met MONDEA & IDEA mochten we in de vorige legislatuur al verschillende succesvolle fusietrajecten begeleiden.

Ook op dit moment nemen we een actieve rol op bij verschillende lopende trajecten. Altijd schouder-aan-schouder met de besturen. En hoewel elk fusietraject een aantal gelijkaardige uitdagingen kent, vraagt elke begeleiding een unieke aanpak en benadering. Samen verandering waarmaken én in goede banen leiden, typeert onze fusie-experten.

Vaak kiezen lokale besturen voor externe begeleiding bij een fusie.

Hoe neem je die rol vandaag op, Matthias?

Matthias Vandamme: “Ik begeleid momenteel de fusie Wachtebeke-Lochristi als transitiemanager. Van bij de start werd bewust gekozen om drie interne mensen ongeveer halftijds vrij te stellen voor de begeleiding van de fusie. Deze personen kregen de titel ‘liaison’, waarbij ze een actieve rol opnemen binnen de organisatie en zo de verbinding vormen met het fusieteam en de fusiestuurgroep.”

“Dat zorgt ervoor dat mijn rol vooral is om het overzicht te creëren en te bewaken. Zo bewaak ik de opvolging van de projectplanning. Ook ondersteun ik de liaisons bij hun opdracht, via tussentijdse opvolgingsmomenten, door hen sjablonen aan te reiken…”

“De ‘liaisons’ van de organisatie nemen een actieve rol op en connecteren het fusieteam en de fusiestuurgroep. Mondea bewaakt het overzicht en het proces.”

“Hoewel ik als transitiemanager het gezicht en uniek aanspreekpunt ben, kan ik rekenen op een heel team aan gedreven Mondeanen achter mij. Zelf heb ik natuurlijk niet alle kennis in pacht, en kan ik gelukkig beroep doen op collega’s binnen MONDEA en IDEA met vragen rond allerlei topics zoals HR, dienstverlening, communicatie, juridische zaken, inzichten rond ruimtelijke thema’s, IT… Dat is wat mij betreft één van de grootste troeven aan onze organisatie, one stop shop voor fusies.”

Kan zo’n transitie-expert op eender welk moment in het proces ingeschakeld worden?

Frank Truyts: “Ik begeleidde de fusie van Oudsbergen vanaf februari 2019. Anders dan de andere fusies die we begeleiden, want de fusie was al helemaal rond toen ik startte. Ik werd programmamanager en werkte nauw samen met het managementteam (MAT). Ik overzag het volledige geheel en zorgde voor continuïteit. De MAT-leden kregen elk een werkpakket toegewezen, dat zij samen met hun diensten mochten uitvoeren.”

“Toen ik startte was de fusie in Oudsbergen al rond. De focus lag daarom op het ontwerpen van een nieuw dienstverleningsmodel.”

“Ik kon me zo focussen op het ontwerpen van een nieuw organisatie- en dienstverleningsmodel. Na de ontwerpfase kwam de implementatiefase. Ik zorgde ook voor de opmaak van de nieuwe BBC-cyclus en het vastleggen van de nodige arbeidsvoorwaarden. Ik kon me hiervoor baseren op een bestuurskrachtanalyse & kompasnota van IDEA die zij voor de fusie opmaakten.”

Waar liggen de sterktes van de besturen zelf in zo’n parcours? Of neem je zelf de lead?

Lies Lenaerts: “Bij de fusie van Bilzen & Hoeselt neem ik de rol op als sparringpartner voor de interne transitiemanager. Deze rol nam ik eerst zelf op, tot er iemand voor aangeworven kon worden. Zo evolueerde ik van transitiemanager tot een klankbord voor de interne transitiemanager.”

“Ik neem vooral de rol van neutrale figuur op, bij belangenconflicten bemiddel ik. Bij twijfels of vragen van de transitiemanager spring ik in als expert. Met mijn achtergrond als HR-experte neem ik ook vaak een verbindende rol op, bijvoorbeeld wanneer we met twee teams bekijken hoe ze in de toekomst zullen gaan samenwerken. Ook ondersteun ik de transitiemanager bij de capaciteitsverdeling van de nieuwe diensten.”

“Andere experten van MONDEA vullen flexibel aan waar nodig: denk aan bijvoorbeeld de redactie en opmaak van een kompasnota.”

“Ook ik kan beroep doen op zowel MONDEA als IDEA met alle expertise die we in huis hebben. Zo deed een communicatie-expert van MONDEA de redactie en opmaak van de kompasnota. Ook bij andere vragen ben ik blij met een poule aan experten achter mij.”

En hoe start zo’n proces dan op vanaf nul?

Tony Vermeire: “Voor de mogelijke fusie tussen Kruibeke, Zwijndrecht en Beveren zitten we nog volop in de verkenningsfase. Hier zijn we samen met de interne medewerkers een inventaris aan het opmaken van gelijkenissen en verschillen tussen de drie verschillende gemeenten. Ik breng de drie gemeenten als het ware in cijfers.”

“De bedoeling hier is vooral dat ik de drie Algemeen Directeurs ontzorg tijdens het fusietraject door de projectstructuur op te zetten, verslagen te maken, rapporten voorstel naar de gemeenteraden, werkgroepen opvolg…”