Search

Hallo, wij zijn MONDEA. Samen maken we publieke en social profit organisaties sterker.

Hoe gaan we te werk? Ontdek onze aanpak

Optimaliseer je vrijwilligersbeheer in 7 stappen

Vrijwilligers zijn onmisbaar voor lokale besturen. Bij vrijwilligers komen ook heel wat HR-aspecten kijken. Een goede onboarding, waardering en betrokkenheid zijn essentieel voor het behoud en de motivatie van vrijwilligers. Werk maken van een écht vrijwilligersbeleid is dus een aanrader.  

Het blijft een uitdaging om een evenwicht te vinden tussen het vrijwillig karakter en het gestructureerd organiseren van vrijwilligerswerk. We helpen je alvast op weg met onze tips.  

Stap 1: opmaken van een inventaris 

Inventariseer met een bevraging doorheen de organisatie te organiseren een aantal zaken. Voorbeelden zijn: welke vrijwilligers er zijn, welke taken zij opnemen, hoe vaak zij die taak op zich nemen (wekelijks, maandelijks of ad hoc), welke vergoeding zij ontvangen, wie hun contactpersoon is…  

Denk hierbij ook zeker aan de leden van adviesraden die als vrijwilliger actief zijn voor het lokaal bestuur en aan de vrijwilligers van verenigingen die vaak als vrijwilliger ingeschakeld worden door de dienst vrije tijd. Zo krijg je een totaalbeeld van welke vrijwilligersactiviteiten er zijn in jouw bestuur.  

Stap 2: controleren van de wettelijke bepalingen  

Er zijn grenzen aan de vrijwilligersvergoeding. Deze grenzen zijn er omdat de vergoeding vrij is van belastingen en RSZ. Als je de grenzen overschrijdt, zal de vrijwilliger een aangifte in de personenbelasting moeten doen. De vrijwilliger moet er ook rekening mee houden dat alle vrijwilligersvergoedingen samen genomen worden om na te gaan of er geen belastingen verschuldigd zijn. 

Daarnaast kan een overschrijding ook leiden tot het verlies van een vervangingsinkomen (ziekte-uitkering of werkloosheidsuitkering).  

Bij de onboarding is het belangrijk om vrijwilligers ook te informeren over hun rechten en plichten, inclusief de wettelijke kaders waarbinnen ze werken. 

Stap 3: opstellen van een categorieën

Dankzij de inventarisatie van de verschillende vrijwilligerstaken, kan je deze naast elkaar leggen. In functie van een aantal criteria kan je zo de vrijwilligerstaken ten opzichte van elkaar afzetten.

Hieronder een voorbeeld van categorieën:

  • Vrijwilligers die een ondersteunende taak op zich nemen: bv. bibliotheek (kaften en terugplaatsen van boeken), fruitmoekes, consultatiebureau Huis van het Kind, compostmeester, mindermobielencentral…
  • Vrijwilligers wiens aanwezigheid strikt noodzakelijk is omwille van een activiteit die door de gemeente of het OCMW wordt georganiseerd: bv. toezichters in de gemeenteschool of de buitenschoolse kinderopvang, lesgevers en vertellers in de bibliotheek;
  • Vrijwilligers waarvoor een specifieke regeling is uitgewerkt: bv. meters en peters voor het onderhoud van plantsoenen en perkjes, zwerfkattenproject, monitoren speelpleinwerking, …
  • Vrijwilligers die de taken van een gemeentelijk personeelslid overnemen: bv. toezicht in de sporthal bij afwezigheid van zaalwachter…

Stap 4: koppelen van een vergoeding aan de categorieën

Op basis van deze categorieën wordt de omvang van een vergoeding bepaald. Het is belangrijk dat vrijwilligers die gelijkaardige activiteiten uitvoeren hiervoor een gelijke vergoeding ontvangen.

Vrijwilligerswerk en vrijwilligersvergoeding zijn geen synoniemen. Niet elke vrijwilligersactiviteit zal een financiële vergoeding genereren. Als er toch een vergoeding wordt toegekend, hou dan rekening met het evenwicht tussen de impact van elke activiteit.

Waardering gaat verder dan alleen financiële vergoedingen. Denk aan niet-financiële waarderingen zoals dankbetuigingen, vrijwilligersactiviteiten, of een jaarlijkse vrijwilligersdag. Dit kan bijdragen aan een gevoel van waardering en binding met de organisatie.

Al deze voorbereidende werken worden nadien geformaliseerd in een raadsbesluit. Bij het inschakelen van nieuwe vrijwilligers is het op die manier onmiddellijk voor iedereen duidelijk voor welke activiteiten vrijwilligers kunnen ingeschakeld worden en welke vergoeding zij zullen ontvangen.

Stap 5: nominatief aanduiden van vrijwilligers

Het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau stellen vrijwilligers aan. Niet alleen worden ze aangeduid, maar ook hun vergoeding wordt, conform het raadsbesluit, vastgesteld.

Op die manier is het duidelijk dat men als vrijwilliger prestaties levert en niet verbonden is met een arbeidsovereenkomst.

Bovendien moet het bestuur voor elke vrijwilliger per kalenderjaar een overzicht bijhouden van de toegekende kostenvergoedingen. Op vraag van de Inspectie van de RSZ moet deze lijst kunnen voorgelegd worden.

Stap 6: sensibiliseren van vrijwilligers

Je maakt voor elke vrijwilliger – met en zonder vrijwilligersvergoeding – een vrijwilligersovereenkomst op. Je vermeld hierin hun taken en welke vergoeding hier tegenover staat. Ook vinden ze hier terug wie hun contactpersoon is en alle gegevens rond hun verzekering.

Om te vermijden dat vrijwilligers voor verrassingen komen te staan is het aan te raden om niet alleen de maximumgrenzen te vermelden, maar ook aan te geven dat er een aangifteplicht kan gelden voor vrijwilligers met recht op een werkloosheidsuitkering of een ziekte- of invaliditeitsuitkering.

Zorg voor regelmatige communicatie met vrijwilligers, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven of bijeenkomsten. Dit houdt hen betrokken en geïnformeerd over veranderingen en ontwikkelingen binnen de organisatie.

Stap 7: opstellen van een proces voor het goedkeuren van prestaties

Werk intern een regeling uit met oog op het goedkeuren van de prestaties van de vrijwilliger en de vergoeding die eraan gekoppeld is.

Bepaal wie de prestaties goedkeurt. De verantwoordelijke die de vrijwilliger inschakelt, is hiervoor de meest geschikte persoon.

Als deze manier van werken verandert ten opzichte van de huidige manier van werken, zorg er dan voor dat vrijwilligers en verantwoordelijken tijdig geïnformeerd zijn over deze wijzigingen.

Stap 8: evalueren

Eens de regeling is uitgewerkt, is een evaluatie van de manier van werken aan te raden. Wat kan beter? Waar moet meer of minder aandacht aan besteed worden, …?

Betrek vrijwilligers bij de evaluatieprocessen. Vraag om hun feedback en ideeën over hoe de organisatie vrijwilligerswerk kan verbeteren. Dit zorgt voor een continu proces van verbetering en betrokkenheid.

Bevraag ook jaarlijks de verantwoordelijken over de inzet van de vrijwilligers. Pas indien nodig de vrijwilligersovereenkomst aan.

Conclusie: maak werk van een vrijwilligersbeleid  

Vrijwilligers zijn onmisbaar voor lokale besturen, maar een succesvolle samenwerking vereist meer dan alleen organisatie en regelgeving. Door aandacht te besteden aan HR-aspecten zoals onboarding, waardering en betrokkenheid, kunnen lokale besturen een omgeving creëren waarin vrijwilligers zich gewaardeerd en gemotiveerd voelen.  

Door te focussen op de vrijwilliger zelf, biedt men betekenisvolle, competentiegerichte en flexibele taken aan. Dit bevordert de persoonlijke groei en tevredenheid van vrijwilligers en versterkt het team, wat bijdraagt aan de effectiviteit en samenhang binnen de organisatie. 

Deze gecombineerde aanpak van structuur en waardering zorgt voor een duurzame en effectieve inzet van vrijwilligers. 

Nood aan ondersteuning bij je vrijwilligersbeleid? Contacteer dan Sara Temmerman vrijblijvend via sara.temmerman@mondea.be of +32 478 36 40 29. Wil je jouw vereniging versterken, dan kan je ook bij Baristaz terecht!

Deze nieuwsberichten vind je wellicht ook interessant