In veel publieke organisaties, zowel kleine als grote, ontbreekt een duidelijk of actueel personeelsplan. Dat is een strategisch document waarin je in kaart brengt welke personeelsbehoeften er zijn op korte en middellange termijn, rekening houdend met de organisatiedoelstellingen, beschikbare budgetten en verwachte evoluties. Het is een essentieel instrument om strategische personeelsplanning effectief vorm te geven. In dit artikel bespreken we waarom zo’n planning cruciaal is en zetten we je op weg.
Waarom investeer je in een strategische personeelsplanning?
Strategische personeelsplanning geeft je grip op de personeelsnoden en de actuele personeelsbezetting. Je weet precies welke functies je vandaag in huis hebt en welke je morgen nodig hebt. Meten is weten. Door proactief te plannen, kan je tekorten vroegtijdig opsporen en gerichte actie ondernemen.
Wat levert het op?
Een personeelsplanning geeft je inzicht in de personeelsnoden over de verschillende diensten heen. Je brengt in kaart waar er vandaag of morgen ‘gaten’ vallen. Met die kennis en de keuzes die het bestuur maakt bij het meerjarenplan, kan je een planning maken van de in te vullen vacatures. Samen met het managementteam leg je prioriteiten vast en bepaal je een strategie om de vacante posities doordacht in te vullen.
Je kan ook vlotter inspelen op afwezigheden. Afwezigheden door ziekte, gedeeltelijke werkhervattingen en of zwangerschapsverloven wegen op de werking van een organisatie. Dankzij de strategische personeelsplanning zie je die afwezigheden aankomen en kan je inspelen op een noodzakelijke (tijdelijke) instroom van nieuwe medewerkers.
Door systematisch in kaart te brengen wanneer medewerkers de organisatie verlaten door pensioen of einde tijdelijk contract, weet je op voorhand wie wanneer vertrekt. Dat biedt ruimte om een goede opvolging op poten te zetten zodat er geen kennishiaten of capaciteitsproblemen ontstaan.
Bovendien geeft strategische personeelsplanning je niet alleen inzicht in de personeelsbezetting, maar maakt het ook de link met de financiële middelen van de organisatie. Zo vermijd je verrassingen, kan je de aanwerving van vast personeel afstemmen op het beschikbare budget en kan je tijdelijke tekorten of pieken opvangen met alternatieve tewerkstellingsvormen zoals jobstudenten of flexijobbers.
Door proactief te werven kan je ook bewust kiezen voor het best passende contract: tijdelijk, vast of vervanging. Dat geeft medewerkers meer perspectief en draagt bij aan duurzame tewerkstelling. Zonder strategisch plan maakt de tijd- of werkdruk die keuze vaak voor jou.
Met welke uitdagingen hou je best rekening?
Onze Mondeanen stellen bij interim-opdrachten vaak vast dat de opmaak van een strategische personeelsplanning niet altijd vlot verloopt. De vaakst voorkomende hindernissen zijn:
- Gebrek aan actuele en accurate personeelsdata
Data zit in verschillende systemen, gegevens spreken elkaar tegen of zijn niet actueel. - Beperkte mogelijkheden softwarepakket
Veel processen gebeuren handmatig, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Eenmaal je software volledig operationeel is, verloopt het beheer vaak vlotter.
- Onvoldoende kennis van Excel en/of HR-softwarepakketten
Dat beperkt de mogelijkheden om data efficiënt te beheren en analyseren.
- Weerstand binnen de organisatie
Het implementeren van een personeelskader vereist soms een mentaliteitswijziging zowel bij HR als bij de leidinggevenden.
- Kloof tussen strategische doelstellingen en personeelsplanning
Zonder duidelijke koppeling tussen beleid en uitvoering blijft personeelsplanning reactief in plaats van proactief.
Naar een sterk personeelskader: aan de slag in 5 stappen
- Verzamel beschikbare data
Verzamel alle informatie over aanstellingen, bezetting en afwezigheden. Gebruik waar mogelijk je HR-software. Verzamel daarnaast ook informatie over de gewenste ‘to be’-situatie en bundel alles in één overzichtelijk geheel. - Analyseer je huidige situatie
Bepaal wat je juist wil weten of analyseren en gebruik filters, draaitabellen, PowerBi, … om inzichten te krijgen. - Bepaal toekomstige noden
Welke kennis of competenties heb je nodig om strategische doelstellingen te realiseren? - Maak een strategisch plan
Bepaal hoe je die noden gaat invullen: werving, interne mobiliteit of ontwikkeling? Stem alles af op het meerjarenplan. - Zorg voor duurzaam databeheer
Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor de update van de gegevens. Probeer daarvoor gebruik te maken van bestaande procedures en hou het simpel. Alleen zo blijft je data waardevol.
Een doordachte strategische personeelsplanning is een onmisbare tool voor een efficiënt en toekomstgericht personeelsbeleid. Het biedt organisaties niet alleen de mogelijkheid om tekorten en behoeften tijdig in kaart te brengen, maar zorgt er ook voor dat je financiële middelen optimaal inzet. Door het managementteam actief te betrekken en duidelijke afspraken te maken over prioriteiten en timing, leg je de basis voor een duurzaam HR-beleid.
