Wanneer het werknemersaantal groeit, dan moet je als organisatie meegroeien. Ja, onder andere meer bureaustoelen bestellen, dat klopt. Maar ook de interne processen moeten afgestemd zijn op de uitbreiding. Processen zijn namelijk de ruggengraat van elke organisatie. Ze bepalen de taken die nodig zijn om een kwalitatief product of excellente dienst te realiseren.
Uit de praktijk: Quindo
Dit is het verhaal van Quindo, de straffe radio voor jong Kortrijk. Verbindende en versterkende mediaproductie, daar staan ze voor. Door hun sterke groei moesten ze op zoek naar manieren om de processen te verhelderen en ervoor te zorgen dat medewerkers een beter zicht krijgen op de workflow. De organisatie wou een meer efficiënte werking ontwikkelen en tegelijk ook kunnen blijven inzetten op de noden van hun doelgroep. Ondere andere Mondeaan Bart Spitaels zette zijn schouders onder dit project.
Hoe gaat dat dan in zijn werk?
Eerst werd gekeken welke processen we onder de loep wilden nemen. Vervolgens gingen onze Mondeanen aan de slag met het uitschrijven van de processen. Elk proces moet een doel hebben, met een start- en eindpunt. Ook de taken, beslissingen en documentatie die aan het proces verbonden zijn, werden bepaald. Door de processen op die manier grondig uit te werken, werd al gauw duidelijk wie welke taken op kon nemen binnen het proces. Door stil te staan bij de competenties en functieomschrijving van de medewerkers, kon vlot bepaald worden hoe deze rollen mee zouden evolueren binnen de organisatie.
Zodra de processen op papier stonden, werd het makkelijker om een beeld te krijgen waar verbetering mogelijk was. Het was in deze stap van de procesoptimalisatie essentieel om enkele belangrijke vragen te stellen. Hoe kunnen we de klantactiviteiten verbeteren? Hoe kunnen we achterliggende taken efficiënter en logischer maken, of desnoods schrappen? En als we iets schrappen, zal dit een effect hebben op de consument?
Een geslaagd resultaat
Na afloop van dit interactief proces beschikt Quindo nu over een helder overzicht van hun (oude en) nieuwe processen. En niet alleen dat: doorheen het traject groeide ook het zelfinzicht, een onmisbare eigenschap voor een gezonde organisatie. Quindo is nu klaar om de volgende uitdaging aan te pakken: het digitaliseren en automatiseren van de processen van de organisatie.
