Wie vooruit wil, moet soms durven stilstaan. Dat motto stond centraal in het begeleidingstraject van de communicatiedienst van Temse. Maaike Smet (teamverantwoordelijke Onthaal en Communicatie bij Lokaal Bestuur Temse) en Mondeaan Nele Moortgat vertellen hoe ze samen werkten aan een toekomstbestendige communicatiedienst.
Wat was de aanleiding om een begeleidingstraject op te starten?
Maaike: “Onze dienst veranderde de laatste jaren enorm. Waar we vroeger vooral een informatiedienst waren, zijn we nu een echte communicatiedienst die collega’s ondersteunt bij projecten. Het voelde alsof we een paar versnellingen hoger gingen. Tegelijkertijd gaan twee teamleden in de nabije toekomst op pensioen. Hoog tijd dus om kritische vragen te durven stellen. Welke expertise hebben we in de toekomst nodig? Hoe maken we ons team klaar voor de volgende jaren?”
Nele: “Dat is een herkenbare situatie. Veel communicatiediensten groeien organisch mee met de organisatie, maar hebben weinig tijd om even afstand te nemen. Samen met Maaike en haar team hebben we gekeken: wat doen jullie vandaag, wat willen jullie morgen doen en welke competenties horen daarbij?”
Hoe hebben jullie dat aangepakt?
Maaike: “We lijstten eerst alle taken op. Dat deden we per collega en in team, zodat iedereen kon aangeven wat goed werkt en wat nog mist. Het was verfrissend om daar samen over te praten, in plaats van gewoon door te hollen in de dagelijkse werking.”
Nele: “We hebben die taken vervolgens gekoppeld aan profielen. Zo kreeg het team zicht op: wie doet wat, wat willen we behouden, en welke competenties hebben we (extra) nodig? Door dat visueel te maken, wordt het veel makkelijker om met elkaar en met andere diensten in gesprek te gaan.”
Hoe bepaal je welke profielen je later nodig hebt?
Maaike: “We wilden niet zomaar mensen vervangen, maar echt kijken naar de competenties die we de komende jaren nodig zullen hebben. Een van de vragen was bijvoorbeeld: hebben we intern iemand nodig die sterk is in visuele communicatie? Dankzij de profielen die Nele uittekende, ontstond er een gesprek en konden we dat goed onderbouwen naar collega’s toe.”
Nele: “Dat is precies de kern van zo’n oefening: niet vertrekken van de vacature die vrijkomt, maar van de noden van het team en de organisatie. Door dat proces samen te doorlopen, krijg je keuzes die gedragen en toekomstbestendig zijn.”
Wat doet zo’n traject met het team?
Maaike: “Het was waardevol om hier samen als team bij stil te staan. We hebben een goede dynamiek, maar de dagelijkse druk zorgt soms dat je blijft vasthangen in routines. Dit gaf ons een kader om open te praten over onze talenten en interesses.”
Nele: “Zo’n oefening gaat niet alleen over functies en profielen, maar ook over samenwerking. Wat Maaike zegt is belangrijk: je krijgt niet alleen inzicht in wat je nodig hebt, maar ook in wat er vandaag al goed loopt.”
Wat hielp om dit traject te doen slagen?
Maaike: “Nele bracht structuur en een frisse blik. Ze heeft zelf ervaring in verschillende gemeentelijke communicatiediensten. Zo kon ze ons goed spiegelen. Dat zette me persoonlijk ook aan het denken: is het nog logisch dat ik deze taken uitvoer? Of kan iemand anders dat overnemen? Ze creëerde een veilige omgeving om die kritische vragen te stellen.”
Nele: “Het is belangrijk dat het team zelf op zoek gaat naar die antwoorden, met de juiste methodiek en ervaring als houvast. Door de taken duidelijk te hebben, creëer je strategische keuzes die makkelijker gedragen zijn binnen de organisatie, en die niet zomaar in een lade verdwijnen.”
Zou je andere besturen zo’n denkoefening aanraden?
Maaike: “Absoluut. Het is een luxe om even bij de werking stil te staan, maar wel een noodzakelijke luxe. Dit traject gaf ons concrete kapstokken en actiepunten om niet alleen te reageren op de noden van vandaag, maar ook die van morgen.”
Nele: “Dat is precies waarom wij deze trajecten begeleiden: teams en organisaties sterker maken, zodat ze voorbereid zijn op wat komt. Het gaat niet om één vacature, maar om een visie op je hele communicatiedienst.”
