Mondeaan Werner Van Hoof heeft al heel wat ervaring als team lead omgeving bij MONDEA. Hij is ondertussen meer dan 20 jaar actief rond omgeving in de publieke sector. In die tijd heeft hij al verschillende omgevingsdiensten van dichtbij gezien. Vanuit zijn ervaring geeft hij graag tien belangrijke managementtips voor lokale omgevingsdiensten.

1. Hou het doel voor ogen

Wat is de missie van een omgevingsdienst? Waarom bestaat een omgevingsdienst eigenlijk? Het antwoord geeft de wetgever in doelstellingenartikelen in verschillende decreten. Het is belangrijk om je hiervan bewust te zijn zodat je strategisch kan nadenken over de manier waarop jouw dienst bijdraagt aan het realiseren van deze doelstellingen. Op basis daarvan kan je strategische keuzes maken in functie van deze misse. Belangrijk is dat je vooral investeert in zaken die het meest bijdragen aan je missie.

2. Leg rollen en verantwoordelijkheden vast

Naast de missie, is het ook essentieel dat iedereen binnen het team zijn verantwoordelijkheid opneemt om de vooropgestelde doelen te halen. Het is hierbij belangrijk dat iedereen zijn rol of taakverdeling tot in de puntjes kent. Een heldere taakverdeling helpt om efficiënter te werken en beter te kunnen inspelen op wisselende omstandigheden. Sta daarbij niet alleen stil bij de rol als omgevingsdienst, maak denk ook na over de rol van de bevoegde schepen en het college van burgemeester & schepenen en die van je leidinggevenden. Het opmaken van een interne afsprakennota kan hierbij helpen.

3. Schrijf je gedeelde visie neer

Door vertrek of uitval van medewerkers op de omgevingsdienst is het risico aan kennisverlies zeer groot. Daardoor riskeer je altijd een terugval in visie en een niet consequente vertaling van de visie naar de dagdagelijkse praktijk. Die visie zit niet alleen verankerd in beleidsplannen, RUP’s, verordeningen… maar er zit ook veel kennis en inzichten in het hoofd van de omgevingsmedewerkers. Het is die kennis die je voldoende moet borgen door ze neer te schrijven in niet-verordende en richtinggevende kaders, zoals bijvoorbeeld een omgevingsleidraad.

4. Zet in op risico gedreven adviseren

Als je veel werk moet verzetten met beperkte middelen, moet je slimme keuzes maken. In managementtermen spreken ze dan over het beheersen van risico’s. Kijk eens naar de stapel dossiers, bekijk eens welke dossiers het meest bijdragen aan het realiseren van je missie en zet je capaciteit daarop in. Op basis van het classificeren van verschillende soorten risico’s kan je dan je dossiers gaan categoriseren. Probeer je procesflow zo aan te passen zodat je zo weinig mogelijk tijd investeert in eenvoudige dossiers en zo voldoende tijd over te hebben voor de complexe dossiers.

5. Zet in op constructieve voortrajecten 

Je hebt als gemeente het meeste impact op een omgevingsaanvraag door vroeg in het proces op een constructieve en heldere manier in dialoog te gaan met de aanvrager. Investeren in kwalitatieve voortrajecten kan nadien veel problemen vermijden en kan zorgen voor een betere samenwerking met de terugkerende professionele klanten. De kwaliteit van het voortraject bepaal je door hoe duidelijk de visie van de gemeente is. Daarnaast zijn de communicatieve vaardigheden van de omgevingsmedewerker ook belangrijk. Door verbindend te communiceren maak je een sterke dialoog mogelijk.

6. Start met handhaving 

Als je veel werk steekt in het afleveren van vergunningen, is het ook belangrijk om werk te maken van handhaving. Handhaving is immers de derde pijler van ons ruimtelijk beleid in Vlaanderen, ook een pijler die vaak nog onderbelicht blijft. Als omgevingsdienst start je best met het opmaken van een handhavingsbeleidsplan waarin je beleidsprioriteiten kan vastleggen. In de praktijk start handhaving echter bij het goed informeren van burgers. Het inzetten op sensibilisatie om mogelijke overtredingen snel en efficiënt op te lossen geeft veel resultaat.

7.  Zet in op digitalisering 

Als je processen gedigitaliseerd zijn, kan je veel repetitief werk voorkomen en zo de werkdruk verlichten. Digitalisatie betekent in veel gevallen ook optimalisatie. Kijk met een kritische blik naar de interne processen en bekijk waar digitalisatie een meerwaarde kan bieden.

8. Rapporteer over wat je doet 

Een omgevingsdienst doet meer dan vergunningen. Uit de MONDEA-benchmark uit 2022 over de werking en de samenstelling van de lokale omgevingsdiensten blijkt dat naast hun kerntaken ook vaak 40% à 50% tijd investeren in andere taken zoals wonen en huisvesting, lokale economie, onroerend erfgoed, duurzaamheid en mobiliteit. Deze thema’s vormen de top 5 van de meest voorkomende niet-kerntaken. Het is belangrijk om op regelmatige basis aan het management en het beleid uit te leggen wat je als omgevingsdienst allemaal doet. Dat zal een vollediger beeld geven van de werking van jouw dienst. Soms kan het ook helpen om te zeggen hoe je iets doet. Daardoor geef je andere mensen inzicht in jouw specifieke materie.

9. Werk samen met andere lokale besturen

Heb je het als omgevingsdienst structureel moeilijk om een stabiele werking te krijgen, kijk dan buiten je eigen grenzen gaan mogelijke oplossingen. Het is daarbij waardevol om een samenwerking op te zetten met andere lokale besturen. Dat kan gaan over basics zoals kennisuitwisseling of een second opinion, maar ook over structurele samenwerking. Het oprichten van een ‘shared service’ waarbij je ambtenaren deelt tussen lokale besturen, kan een structurele oplossing bieden op termijn.

10. Verzorg je omgevingsteam

Uit het onderzoek ‘GOA: een knelpuntberoep?’ blijkt dat de medewerkers op omgevingsdiensten en de omgevingsambtenaren heel geëngageerd zijn in hun job maar tegelijk een hoge werkdruk ervaren. Een van de opvallende aspecten die de werkdruk mee veroorzaken is de beperkte waardering voor de medewerkers. Een goede interne werking die het team ondersteunt en appreciatie uitspreekt kan een grote positieve impact hebben. Wie meer hierover wil lezen, verwijzen we graag naar ons artikel over dit onderzoek.