In 2022 startte de bouw van ontmoetingscentrum Schoem. De ambitie? Een ‘third place’ creëren voor de inwoners van Stabroek. Een plek waar iedereen welkom is en waar verschillende diensten van lokaal bestuur Stabroek een tweede thuis vinden. Het seniorenlokaal, het bibliotheekfiliaal van Hoevenen, een kinderopvang en de sociale kruidenier krijgen er allemaal een plekje. Daarnaast komt er ruimte voor verbinding, ontmoeting, bijleren en zorg, onder andere in de vorm van een welzijnspunt.
Men voorziet op de site ook flats voor mensen met autismespectrumstoornis (ism OLO/De Rotonde vzw) en zorgwoningen voor senioren.
De vraag aan MONDEA? Begeleiding bij een visietraject van deze site. Hoe kunnen we al deze diensten, plekken en instellingen verbinden met elkaar? Hoe zorgen we voor die third place? Met die vragen gingen Mondeanen Claudia Haenen en Frank Truyts aan de slag.
Hoe start je aan zo’n traject?
Frank: “We stelden een werkgroep samen met afgevaardigden van alle belangrijke interne partners. Zo was er iemand van de bib, de seniorenwerking, het sociaal huis, welzijn & gezondheid en de sector Mens. De interne projectleider was dan ook Kristien Echelpoels, directeur persoonsgebonden Dienstverlening.
We koppelden op regelmatige basis terug aan de stuurgroep, waar de betrokken schepenen, burgemeester en algemeen directeur ook in zaten.
Belangrijk is om eerst de context in kaart te brengen. Daarom startten we met een omgevingsanalyse, documentanalyse en een startvergadering. Daarop volgde het in kaart brengen van de ‘AS IS-situatie’: welke dienstverlening & stakeholders zijn er? Hierbij mag je de belangrijkste doelgroep natuurlijk niet uit het oog verliezen, de inwoners. Daarom organiseerden we ook een burgerbevraging: wat verwachten de inwoners van het ontmoetingscentrum?
Claudia: “Toen we alles goed in kaart hadden gebracht, was het tijd voor de ‘TO BE-situatie’ uit te zetten. Hoe willen we alles samenbrengen? Hoe willen we iedereen laten samenwerken? Welke activiteiten zijn belangrijk? Welke doelgroepen zullen het ontmoetingscentrum bezoeken?
Door middel van een aantal workshops met de werkgroep kreeg deze visie stilletjes aan vorm. Zo hadden we enerzijds de input van de inwoners en anderzijds de input van de medewerkers. De visie ontstond dus echt van onderaf, waardoor ze meteen gedragen was.”
Hoe breng je zo’n visie dan tot leven?
Frank: “Een visie hebben is inderdaad één, ze dan omzetten naar een concreet actieplan is de volgende stap. We maakten een ‘mini-meerjarenplan’ op, waarin we doelstellingen, actieplannen en acties uitschreven. Telkens met een verantwoordelijke voor uitvoering, zodat het duidelijk was wat we van wie verwachtten. Nadat we dit mini-meerjarenplan terugkoppelden aan de stuurgroep, konden we aan de slag. In deze fase startten we gesprekken op met In-Z en Selab, twee organisaties die inzetten op sociale tewerkstelling. We wilden dat het ontmoetingscentrum een plek voor iedereen is, dus ook voor mensen die een afstand tot de reguliere arbeidsmarkt hebben.
Daarna organiseerden we een 6-tal thema-werkgroepen. Zo was er een voor de bib, de sociale kruidenier, de kinderopvang, de polyvalente ruimte, het welzijnspunt en een algemene werkgroep. Hier gingen we met heel concrete zaken aan de slag zoals openingsuren, inrichting, afstemming op elkaar… We zagen hier dus echt de visie tot leven komen. In deze thema-werkgroepen kreeg ik ook ondersteuning van Kimberley De Meulder van In-Z. Zo kon zij mee de visie bepalen en meteen de juiste profielen binnen haar werking naar voor schuiven.
Claudia: “Naast de concrete invulling, is communicatie natuurlijk ook belangrijk. Daarom ging ik in dit stukje van het traject aan de slag met de communicatiedienst. Wat moeten we wanneer communiceren? Gaan we een aparte huisstijl ontwikkelen voor het ontmoetingscentrum? Welke look & feel geven we de communicatie? Nadat we daar een helder antwoord op hadden was het tijd om naar de inwoners te communiceren. Daarvoor ontwikkelde we een ‘startersmagazine’, ingebouwd in het info-magazine van de gemeente. Hierin leerden de inwoners het ontmoetingscentrum kennen. Wat zal er te doen zijn? Voor wat kan je er allemaal terecht? We stelden alle partners één voor één voor. Ook brachten we nog een uitgebreid interview met Kimberley De Meulder (In-Z) en Kristien Echelpoels (Lokaal bestuur Stabroek), om het visietraject toe te lichten aan de inwoners.
En dan... is het tijd voor de opening!
Claudia: “Inderdaad, twee jaar nadat we startten aan het traject, loop je dan binnen in het ontmoetingscentrum. Iets waar we intensief bij betrokken waren voor het eerst in het echt zien is toch wel speciaal. Ik was alvast heel enthousiast en denk dat het écht een mooie plek zal zijn in Stabroek.”
Frank: “Ik deel hetzelfde gevoel. Het was echt leuk om daar voor een eerste keer binnen te lopen. Je ziet alle ruimtes, de inrichting en alle verbindingen echt tot leven komen. Moest ik in Stabroek wonen, ik zou er vaak zitten. 😉”
