In december 2023 begon Mondeaan Delphine Van Belleghem aan een uitdagend traject rond de mogelijke fusie tussen Borsbeek en Antwerpen. In een terugblik op één jaar lang communicatieondersteuning, brengt ze haar vijf belangrijkste lessen.
1. Elk traject is uniek
De fusie van Borsbeek met Antwerpen was geen standaardscenario. We hadden te maken met een kleine gemeente met dorps karakter (Borsbeek met 11.309 inwoners) die een district zou worden van de grootste gemeente van Vlaanderen (Antwerpen met 538.910 inwoners). Onze beproefde recepten in fusiecommunicatie moesten dus een unieke vertaling krijgen binnen die context.
Dit vereiste een op maat gemaakte aanpak, waarbij de focus volledig lag op de impact van een fusie voor de inwoners van Borsbeek.
2. Een ‘neutrale’ externe blik kan externe communicatie vooruithelpen
Als extern communicatie-expert was ik niet persoonlijk betrokken bij de fusie. Hierdoor kon ik een meer objectief communicatieadvies geven, iets wat cruciaal is in toch wel complexe realiteit van fusietrajecten.
Daarnaast is de externe communicatie rond de fusie slechts één van de elementen die meespelen. De medewerkers van de communicatiedienst bereidden zich in dezelfde periode ook al voor op een fusie van diensten en op eventuele veranderingen in hun eigen rol in de organisatie. Ook de onderlinge persoonlijke banden tussen collega’s en leidinggevenden spelen mee. Als extern expert staan we daar een stukje buiten en kunnen we ervoor zorgen dat de communicatietrein ook op moeilijkere momenten blijft rijden.
3. Een duidelijke koers helpt
In een wilde ‘fusiezee’ was een duidelijke koers met sterke boodschappen onze basis. We formuleerden 3 kernboodschappen voor de Borsbekenaar die we gedurende een jaar bleven herhalen en versterken. En we kozen voor een mix van verschillende kanalen, zoals een fusie website, maandelijkse nieuwsbrieven, sociale media posts en een vaste fusiekatern in het veelgelezen gemeentelijke magazine ‘InfoBorsbeek’. Het aanvullen van deze verschillende kanalen met een vaste frequentie, maakte dat de fusiecommunicatie nooit stilviel.
4. Externe expertise kun je flexibel inzetten op cruciale momenten
Onze taak was om aanwezig te zijn tijdens de meest cruciale momenten van het fusieproces. De ondersteuning werd ingezet als een soort van ‘expertisekraantje’ dat af en toe wat meer open of dicht kon gedraaid worden. Die momenten waren voor Borsbeek onder andere:
- De start van specifieke fusiecommunicatie (fusiewebsite, katern in het gemeentemagazine).
- De promotie van de participatiemomenten die we in samenwerking met onze partner IDEA organiseerden.
- Communicatie en de infobrochure rond de volksraadpleging over de fusie.
- Ondersteuning op het moment van de definitieve fusiebeslissing.
Het extra werk dat er met deze fusiecommunicatie kwam kijken kon ik voor een deel overnemen, zodat de interne communicatiedienst ontlast werd.
Een van de argumenten voor een fusie had hier trouwens ook rechtstreeks mee te maken. In Borsbeek moet de gemeente het redden met 8 medewerkers per 1000 inwoners, tegenover 18 medewerkers per 1000 in Antwerpen. De kleine gemeente en haar personeel komen dus steeds meer onder druk te staan en dat heeft een impact op elke dienst.
5. Een tijdelijke communicatieboost kan langdurige gevolgen hebben
Als expert heb ik veel geleerd uit dit traject, maar ik maakte er ook een punt van om kennis door te geven. Van strategische inzichten tot praktische tips, zoals het gebruik van A.I. in communicatie en de introductie van nieuwe digitale tools (een nieuw hostingplatform voor de fusiewebsite, een e-mailtool), etc. Het doel was om een blijvende impact te creëren bij de communicatiedienst.
“Dit uitdagende traject was een ervaring waar ik met veel energie en toewijding aan heb gewerkt. Schouder aan schouder met collega’s bij MONDEA, IDEA en natuurlijk de medewerkers en bestuurders van Borsbeek. Ik kijk al uit naar de verdere communicatiestappen van Borsbeek.”
