Hoe lokale besturen hun nieuwe website of intranet slim en haalbaar aanpakken in de nieuwe legislatuur
In het meerjarenplan staat het helder: vernieuwing van de gemeentelijke website of de opbouw van een intranet. Dat voelt als een frisse start voor digitale dienstverlening of interne communicatie. Alleen weet je als communicatie-expert ook wat er echt gebeurt zodra de uitvoering begint. Vragen over content stromen binnen, iedereen heeft nog snel iets door te geven, het CMS blijkt complexer dan verwacht en ondertussen loopt de dagelijkse communicatie gewoon door. Wat op papier een project is, voelt zo al gauw als meerdere projecten tegelijk.
Herkenbaar? Dan ben je niet alleen.
Het goede nieuws: je hoeft het niet alleen te dragen
Een nieuwe website of intranet bouwen is geen klein communicatietraject. Je herwerkt inhoud in duidelijke taal, je denkt na over navigatie en structuur, je onderzoekt gebruikersbehoeften, je houdt technische en wettelijke richtlijnen in het oog en je stemt voortdurend af met beleid, diensten en IT. Dat vraagt tijd en expertise die vaak bovenop je normale takenpakket komt.
De valkuil is dat je als communicatieverantwoordelijke vanzelf de projectmotor en noodrem tegelijk wordt. Dan is het project altijd dringend, maar zelden echt af. Daarom kiezen steeds meer besturen voor gerichte ondersteuning. Niet om alles uit handen te geven, wel om het proces werkbaar te houden en de kwaliteit te bewaken.
Denk aan je website of intranet als een huisrenovatie
Een beeld dat veel teams helpt: een nieuwe digitale omgeving is zoals een huis renoveren terwijl je er nog in woont. Je kan niet verhuizen voor het af is. Inwoners en medewerkers hebben ten alle tijden recht op informatie. Ook wil je achteraf geen mooie gevel met een onlogische indeling.
Wat zo’n renovatie haalbaar maakt, is de juiste volgorde. Eerst luister je naar wie er straks in woont. Daarna pas herschik je de ruimtes en leg je de structuur vast. Vervolgens werk je af met content, formulieren en koppelingen. Tot slot regel je een goede verhuis en nazorg.
Een aanpak op maat: jullie kiezen hoe ver je wil gaan
Elk lokaal bestuur is anders, dus ook elk traject. Sommige teams willen een partner die het volledige project mee vastpakt, van start tot lancering. Andere besturen zoeken vooral versterking op specifieke momenten. Daarom werkt MONDEA modulair. Jullie bepalen het tempo en de ondersteuning. Wij stappen in waar het helpt, altijd in overleg en altijd met oog voor jullie context.
De bouwstenen van een sterke digitale omgeving
Gebruikersonderzoek: bouwen voor echte noden
Een website of intranet slaagt alleen als je vertrekt vanuit de mensen die ermee werken. In een gebruikersonderzoek combineren we bevraging, analyse en co-creatie. We starten met enquêtes en interviews bij de belangrijkste doelgroepen. Daarna organiseren we workshops met stakeholders om samen richting te geven aan de nieuwe omgeving. Zo vermijd je dat je later ontdekt dat de structuur logisch was voor het projectteam, maar niet voor de gebruiker.
Design: van gevoel naar keuzes
De websitebouwer tekent het design uit, maar heeft jouw visie nodig. In een interactieve workshop maken we die visie concreet. We bespreken hoe de homepagina er idealiter uitziet, wat meteen zichtbaar moet zijn, hoe het menu logisch kan werken en welke rol de zoekbalk speelt. Op die manier krijgt het ontwerp een duidelijk kompas en ontstaat intern meteen draagvlak.
Informatie- en navigatiearchitectuur: de logica achter de site
Dit is vaak de meest onderschatte stap, terwijl ze het verschil maakt tussen een mooie site en een site die echt werkt. We verzamelen inspiratie in een workshop en vertalen die naar een heldere menustructuur. Daarna zetten we de basis op in het CMS. Zo ontstaat een navigatie die zowel intern als extern intuïtief aanvoelt.
Structuur aanmaken in het CMS
Zodra de menustructuur vastligt, zetten we die technisch netjes klaar. We maken thema’s en basispagina’s aan en leggen de juiste koppelingen. Dat brengt rust, want je team kan daarna gericht bouwen binnen een solide kader.
Producten en inhoud opbouwen
Binnen de thema’s komen producten & diensten. We ondersteunen zoals het best past bij jullie situatie. Soms is alle input al beschikbaar en kunnen we meteen mee opbouwen. Soms moeten we info nog ophalen bij diensten en helpen we met verzamelen, structureren en herschrijven. Contacten en openingsuren zetten we mee klaar, zodat alles consequent en makkelijk koppelbaar is.
Formulieren in het e-loket: efficiënt en gebruiksvriendelijk
Formulieren bouwen kan veel tijd vragen. Onze Mondeanen kennen de module door en door en helpen je om formulieren logisch op te zetten, workflows achter de schermen mee uit te tekenen en toegankelijkheid te bewaken. Zo krijg je dienstverlening die technisch klopt en organisatorisch vlot loopt.
LPDC-integratie: een bron voor consistente info
Heb je al een LPDC-integratie of wil je ermee starten, dan begeleiden we de koppeling zodat product- en dienstinformatie automatisch doorstroomt. We zorgen dat die info correct en gebruiksvriendelijk zichtbaar wordt op de website. Dat bespaart onderhoudstijd en verhoogt de betrouwbaarheid voor inwoners.
Lancering en nazorg: niemand achterlaten in het oude huis
De lancering is niet het einde, maar het begin van een nieuwe fase. Zeker bij trajecten die we van A tot Z begeleiden, voorzien we een goede overdracht en korte nazorg. We willen dat de medewerkers die nadien opvolgen, helemaal mee zijn en met vertrouwen verder kunnen.
“Hoe lang duurt dat eigenlijk?”
De tijdsbesteding per stap is moeilijk vooraf vast te pinnen. Het hangt af van de startpositie, de mate waarin jullie al content en structuur hebben, de interne beschikbaarheid van input en de keuze voor volledige begeleiding of gerichte ondersteuning. Daarom plannen we eerst een digitaal overleg. Op basis daarvan kunnen we een realistische inschatting en een offerte op maat maken.
Tot slot: maak het project licht genoeg om te blijven dragen
Een nieuwe website of intranet hoort energie te geven, geen energie te slurpen. Het wordt haalbaar als je slim organiseert. Bouw in de juiste volgorde, betrek gebruikers vroeg, zet structuur neer voor je vult en haal expertise binnen waar dat tijdwinst en kwaliteit oplevert. Zo wordt je meerjarenplan geen stressdossier, maar een traject waar je met trots op terugkijkt.
