Iedereen met een communicatietaak kent het: last-minute vragen, ad-hoc verzoekjes, die dienst die geen input levert of die collega met een eigen visie op de huisstijl… Het gevolg? Frustraties, misverstanden en discussies over wie wanneer wat doet. De oplossing? Heldere afspraken maken over communicatie. Zo leg je niet alleen de fundamenten voor een betere samenwerking, maar zorg je ook voor kwaliteitsvollere en consistentere communicatie.
Van ideeën naar afsprakennota
Met een afsprakennota leg je samen vast hoe je organisatie met communicatie omgaat. Wat willen jullie bereiken met communicatie? Welke rol heeft de communicatiedienst? Wanneer betrek je andere collega’s? Zo maak je de communicatie consistenter én krachtiger. Maar hoe begin je daaraan?
De praktijk als inspiratie
Vertrek vanuit concrete situaties. Wat loopt er nu vaak mis? Welke vragen keren steeds terug? Wie mag communiceren? Welke stijl willen we hanteren? Zo ontstaat een herkenbaar en relevant afsprakenkader.
Betrek de juiste mensen
De communicatiedienst speelt uiteraard een centrale rol, maar ook de algemeen directeur, afdelingshoofden, het college en andere politieke organen brengen vaak hun eigen prioriteiten mee. Breng ze samen rond de tafel en neem hun visie mee op de werking van je communicatie. Nog belangrijker dan zorgen voor communicatie-afspraken is zorgen voor gedragen communicatie-afspraken.
Hou het simpel, maar duidelijk
Een goede afsprakennota hoeft niet lang te zijn. Hoe korter en duidelijker, hoe beter. Gebruik concrete voorbeelden, wees helder over verwachtingen, en zorg dat iedereen weet waar het document te vinden is.
Bouw op feedback
Stel een eerste basisversie op, toets die intern af, verzamel feedback en pas aan. Herhaal dit proces zo vaak als nodig. Maak ook duidelijk bij de collega’s waar ruimte zit, en waar afspraken niet onderhandelbaar zijn.
Laat het niet doodbloeden
Afspraken moeten gekend zijn en niet bestoft geraken. Hou het document daarom levendig. Leg de relevante afspraken uit aan nieuwe medewerkers, of grijp terug naar de nota als houvast bij discussies.
Welke thema’s moeten aan bod komen?
Er is geen blauwdruk voor communicatieafspraken. Elke organisatie is anders en botst op andere uitdagingen. Maar meestal komen dezelfde thema’s terug. We geven je enkele voorbeelden mee per thema:
- Beleid: “De communicatieverantwoordelijke en schepen van communicatie zitten wekelijks bij elkaar om samen de belangrijkste acties te bespreken.”
- Wisselwerking met andere diensten: “Wanneer een gemeentelijke dienst een project voorbereidt waarbij communicatie nodig is, stemt deze in een vroeg stadium af met de communicatiedienst over de doelstellingen, werkwijze, planning en eventuele kosten van de communicatie.”
- Kwaliteitsbewaking: “De communicatiedienst coördineert, ondersteunt en ziet toe op het correcte gebruik van de gemeentelijke huisstijl.”
- Wisselwerking mandatarissen: “De burgemeester, schepenen en diensthoofden informeren elkaar voortdurend over beleidszaken en de voortgang van de uitvoering. Hiervoor zitten ze op een vast moment samen.”
- Neutraliteit: “Beleid waarover nog geen beslissing genomen is, maken we niet bekend via de gemeentelijke communicatiekanalen.”
- Crisiscommunicatie: “Bij crisiscommunicatie communiceren we steeds vanuit de burgemeester of het betrokken diensthoofd.”
- Omgaan met de pers: “De communicatiedienst beslist voor het uitsturen van het persbericht over de nieuwswaardigheid en opmaak ervan.”
- Omgaan met online reacties: “De communicatiedienst reageert op vragen van burgers op de socialemediapagina’s, politici doen dat niet.”
- Creatie van publicaties: “De communicatiedienst beslist of drukwerk wel of niet nuttig is.”
- Correctheid van informatie: “De diensten zijn zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de informatie (o.a. op de website).”
- Interne communicatie: “Iedereen kan een voorstel doen voor een nieuwsbericht op het intranet, maar enkel de communicatiedienst mag nieuwsberichten publiceren.”
- AI: “De communicatiedienst is steeds transparant over het gebruiken van AI om content te creëren.”
Nog inspiratie nodig?
Kortom maakte een inspiratienota op over communicatieafspraken: Hoe maak je communicatieafspraken?
