De weg naar een omgevingsvergunning voor een bouwproject brengt soms de nodige uitdagingen met zich mee, zowel voor de initiatiefnemer als voor de gemeente. Zeker wanneer er vooraf weinig overleg is geweest, duiken bij de indiening van de aanvraag vaak een aantal knelpunten op: het ontwerp sluit onvoldoende aan bij de omgeving, botst met de voorschriften of houdt te weinig rekening met mobiliteit, waterhuishouding of erfgoed. Dit kan leiden tot moeilijke gesprekken, een gespannen sfeer en – vooral – gemiste kansen voor een kwaliteitsvoller project.
Lokaal bestuur Boom kiest bewust voor een andere aanpak. Met een omgevingsregisseur zet de gemeente in op vroegtijdig en gestructureerd overleg, nog vóór de aanvraag wordt ingediend. In een open en constructieve dialoog met de initiatiefnemer wordt samen gezocht naar oplossingen en verbeterkansen. Zo ontstaat een sterker project dat beter aansluit bij de ruimtelijke kwaliteiten en ambities van de gemeente, en dat tegelijk een duidelijke meerwaarde biedt voor de initiatiefnemer. Mondeaan Veerle Ribus ondersteunt gemeente Boom in die rol.
Welke voordelen heeft Boom met Veerle als omgevingsregisseur?
Voordeel 1: vanaf het begin duidelijkheid over de richting
Wanneer je pas tijdens de procedure ontdekt dat een plan botst met de visie voor de site of met de ruimtelijke context, moet je bijsturen terwijl de termijnen al lopen. Dat is niet evident. Het zorgt voor gesprekken in een gespannen sfeer, omdat er al veel ontwerpwerk is gebeurd en kosten gemaakt zijn.
Boom schuift die afstemming naar voren. De voorstellen komen al op tafel in het voortraject, zodat richtinggevende keuzes in het begin gemaakt kunnen worden. Zo stuur je bij vóór er te veel vastligt, en blijft het overleg constructief.
Voordeel 2: het ontwerp sluit beter aan bij de context en krijgt meer draagvlak
Boom maakt in het voortraject expliciet wat de gemeente wel en niet nastreeft. Dat gaat verder dan programma en inpassing: ook thema’s die vaak spanningen veroorzaken in de buurt, zoals mobiliteit, water of erfgoed, nemen ze van bij de start mee. Door de verwachtingen en gevoeligheden vroegtijdig op tafel te leggen, ontstaat er meer helderheid voor alle betrokkenen. De gemeente kan gericht sturen op kwaliteit, terwijl initiatiefnemers al in een vroeg stadium weten welke aandachtspunten essentieel zijn. Die transparante aanpak helpt niet alleen om tegenkanting te vermijden, maar zorgt ook voor een sterker draagvlak in de buurt en een vlotter traject voor het project zelf.
Voordeel 3: de gemeente toetst voorschriften vanaf de beginfase
Zonder voortraject duiken afwijkingen van stedenbouwkundige voorschriften soms (te) laat op, wanneer plannen al ver uitgewerkt zijn. Op dat moment rest er soms geen andere optie dan delen van het ontwerp te herwerken. Dat is een tijdrovende en frustrerende ingreep voor zowel initiatiefnemer als gemeente.
Daarom toetst Boom al in de beginfase wat binnen het kader past, waar mogelijke knelpunten kunnen ontstaan en welke keuzes aanvaardbaar zijn. Zo vermijden ze onaangename verrassingen later in het traject. Daarnaast krijgt de initiatiefnemer ook mee welke studies en onderzoeken nodig zijn om een volledig en kwaliteitsvol dossier samen te stellen voor de omgevingsvergunningsaanvraag.
Voordeel 4: adviesinstanties tijdig betrekken voorkomt last-minute bijsturingen
Vraag je adviezen pas tijdens de procedure voor een eerste keer op, dan kan een onverwacht ongunstig advies alsnog roet in het eten gooien. Soms moet een ontwerp ingrijpend worden aangepast, wat extra tijd en kosten met zich meebrengt.
Daarom stimuleert Boom initiatiefnemers om alle relevante adviesinstanties al in het voortraject te bevragen. Door vroeg in dialoog te gaan, komen mogelijke blokkades sneller boven water en kunnen initiatiefnemers meteen schakelen.
Voordeel 5: meer focus op kwaliteiten en meerwaarde voor de buurt
Hoewel projecten technisch vaak correct uitgewerkt zijn, leveren ze niet altijd een duidelijke meerwaarde op voor de omgeving. Daardoor kan het draagvlak onder druk komen te staan, zeker in woonkernen of wijken waar de gevoeligheden groot zijn. Boom wil die meerwaarde zichtbaar en concreet maken, door ze van bij het ontwerp te verankeren zodat elk project bijdraagt aan een aangename en kwalitatieve leefomgeving.
Samen met de initiatiefnemer zoeken ze daarom actief naar elementen die het project sterker verbinden met de buurt: extra groen, trage verbindingen of andere voorzieningen die de leefkwaliteit verhogen. In een recent project integreren initiatiefnemers bijvoorbeeld een buurtspeeltuintje in hun plannen. Samen met de gemeente zetten ze een participatietraject op, waarbij buurtbewoners mee zullen kiezen welke speeltoestellen worden geplaatst. Daarnaast maken ze duidelijke afspraken over het beheer op langere termijn, want een betere woon- en leefomgeving is een gedeelde verantwoordelijkheid van zowel initiatiefnemer als gemeente.
Zo organiseert Boom het voortraject met een omgevingsregisseur
In Boom beoordeelt de omgevingsregisseur samen met de dienst Omgeving de eerste projectvoorstellen. De omgevingsregisseur verzamelt en structureert alle feedback, stemt die intern af en begeleidt vervolgens het overleg met initiatiefnemers in nauwe samenwerking met de dienst. Mondeaan Veerle Ribus neemt deze rol op zich. Zij benadrukt hoe waardevol die tandemwerking met de dienst is: “De samenwerking met het diensthoofd en het team Omgeving verloopt bijzonder constructief. We vullen elkaar aan, stemmen nauwgezet af en kunnen initiatiefnemers daardoor duidelijke en consistente feedback geven. We merken dat deze aanpak ook door hen sterk wordt gewaardeerd.”
Die samenwerking levert winst op in beide richtingen. Voor bestuur en administratie betekent ze meer grip op kwaliteit en verwachtingen: thema’s zoals groen en water, erfgoed en publieke meerwaarde liggen al vroeg op tafel, waardoor gericht kan worden bijgestuurd. Voor initiatiefnemers zorgt dit voor een voorspelbaar en transparant traject met minder verrassingen en een groter draagvlak voor het project.
Een omgevingsregisseur zoals Veerle inzetten, helpt om sneller tot een sterker plan te komen, met meer kwaliteiten, een duidelijke meerwaarde voor de buurt en een soepelere weg richting vergunning.
