Sinds juni 2024 begeleidde Mondeaan Tom Lefevere het gemeentebestuur van De Haan. De algemeen directeur, Kimberley Carton, die toen nog maar net aan het roer stond, zocht een sparringpartner. Tom nam die rol maar al te graag op. Een jaar later is er veel gerealiseerd, maar vooral ook veel veranderd in hoe de organisatie samenwerkt en kijkt naar de toekomst.
Zijn opdracht, die nu is afgerond, kreeg vrij snel een stevige ambitie: een nieuwe organisatiestructuur uitwerken, een cultuuromslag op gang brengen richting meer samenwerking en eigenaarschap, de rechtspositieregeling actualiseren en enkele complexe personeelsdossiers begeleiden.
In dit artikel blikken de algemeen directeur en Tom terug op het traject, de samenwerking en de stappen die De Haan als organisatie heeft gezet.
Een traject van groei en goesting
Toen Kimberley in oktober 2023 begon als algemeen directeur, merkte ze al snel dat de organisatie met heel wat uitdagingen kampte. “Ik wist niet goed waar ik eerst op moest inzetten,” vertelt ze. “Ik had nood aan structuur en iemand die mee kon helpen prioriteiten stellen. Zo kwam ik bij MONDEA terecht.”
Ook Tom herinnert zich het begin van het traject nog. “Uit de analyse van Kimberley bleek dat er nood was aan verandering op diverse vlakken. Zo was de organisatiestructuur die net voor haar komst werd opgemaakt eerder top-down opgemaakt, zonder draagvlak bij de medewerkers. Tegelijk was er een grote pensioneringsgolf op komst. Dat bracht kansen met zich mee om het anders te gaan doen. Je voelde bij heel wat medewerkers dat er goesting was om te veranderen.”
De eerste weken stonden in het teken van luisteren, analyseren en het opstarten van het verandertraject dat de naam Bluvn Hoan kreeg. “We vroegen medewerkers wie zin had om aan dit traject mee te werken en om namen in te sturen voor het traject,” legt Tom uit. “Zo was het traject meteen een stuk gedragen door de medewerkers zelf.”
Kimberley: “We merkten dat de bestaande structuur niet aansloot bij de noden van de werkvloer, en dat er ook een cultuurverandering nodig was in het leidinggeven. Leidinggevenden waren het gewoon om vooral uitvoerend te werken binnen het politieke kader. Daar wilden we een andere dynamiek in brengen.”
Vertrouwen als motor
De samenwerking tussen Kimberley en Tom groeide al snel uit tot een tandem. “Vrij snel voelde ik dat ik alles wat ik tegenkwam kon delen met Tom,” zegt Kimberley. “Hij bleef altijd rustig en stelde de juiste vragen. Het was niet alleen ventileren, hij ging ook echt aan de slag met wat ik vertelde. Dat gaf mij houvast, zeker in de moeilijke momenten.”
Tom beaamt dat het wederzijds vertrouwen een grote rol speelde. “Het was belangrijk aan te voelen welke rol Kimberley op welk moment nodig had. Soms was ik de kritische partner, soms luisterde ik gewoon, en op andere momenten nam ik een dossier vast. Het voordeel was dat elke stap die we zetten, hoe klein ook, altijd een verbetering betekende.”
Resultaten die blijven
Het meest zichtbare resultaat is de nieuwe organisatiestructuur die in september werd goedgekeurd. “Maar belangrijker dan de structuur zelf is het proces ernaartoe,” benadrukt Tom. “We werkten dit uit met een groep van medewerkers. Die betrokkenheid zorgde voor draagvlak en eigenaarschap.”
Daarnaast werden er een aantal complexe personeelsdossiers aangepakt die al langer wogen op de organisatie. “Door die dossiers echt vast te pakken, gaven we het signaal dat we het meenden,” zegt Tom. “Het mocht niet bij woorden blijven.”
Kimberley vult aan: “De aangepaste RPR en de nieuwe structuur zijn mooie tastbare resultaten, maar het belangrijkste is de beweging die op gang is gebracht. Er is een cultuur ontstaan waarin mensen meer met elkaar praten, over diensten heen. Het vertrouwen is gegroeid. Medewerkers durven nu samen naar oplossingen zoeken, waar dat vroeger veel meer in hokjes gebeurde.
Voor mij persoonlijk was het ook een groeitraject. Tom gaf me regelmatig een duwtje in de rug, maar nu voel ik dat ik meer op mijn buikgevoel durf vertrouwen. Ik zit hier met een heel ander gevoel dan een jaar geleden.”
Kleine stappen, grote verandering
Tom benadrukt vooral graag de kleine successen. “Het waren telkens kleine stapjes vooruit. Zo bleef de verandering in beweging. Voor de zomervakantie van 2025 viel alles plots samen. Dat gaf energie.”
Kimberley knikt: “Elke week dat Tom kwam, had ik het gevoel dat we weer stappen zetten. Net voor de zomervakantie konden we tonen wat we de afgelopen maanden hadden opgebouwd. Ook kleine dingen, zoals medewerkers laten kiezen welke koffiemachine er kwam, maakten duidelijk dat hun mening telde. Door goed te blijven communiceren en medewerkers te betrekken, voelden mensen zich gesteund. En dat gaf ook de leidinggevenden meer vertrouwen.”
Klaar voor de volgende fase
Nu de opdracht van Tom is afgerond, kijkt Kimberley vooruit. “Er is nog veel werk, maar we hebben nu duidelijkheid, structuur en handvaten om verder te bouwen. De uitdaging is om niet in oude patronen te vervallen. Gelukkig blijft het traject intern verder lopen. Ik ben dankbaar voor de ondersteuning van Tom, niet alleen op inhoudelijk vlak, maar ook op menselijk vlak.”
Tom blikt tevreden terug: “Ik gebruik graag deze metafoor: het gemeentehuis, dat vroeger een hotel was, symboliseerde perfect hoe De Haan voor de verandering functioneerde. In een hotel blijft iedereen netjes op zijn eigen kamer: sommige kamers zijn piekfijn op orde, andere wat rommeliger, maar iedereen blijft vooral op zichzelf. Net dat zag ik ook in de organisatie terug. De uitdaging was niet om kamers afzonderlijk te verbeteren, maar om mensen opnieuw uit hun kamer te krijgen. Elkaar ontmoeten, over diensten heen spreken en samen verantwoordelijkheid opnemen. Dit maakt helder waar de echte verandering moest gebeuren: van apart werken naar samen bouwen. En dat is in mijn ogen wel al grotendeels gelukt.
Ook al is het traject nu afgerond, Kimberley mag mij altijd nog iets vragen. Er is nu een vacature voor een coördinator interne ondersteuning. Ik maak voor die vacature bijvoorbeeld ook deel uit van de selectiecommissie. Ik hoop dat we een geschikte kandidaat vinden, want deze persoon zal samen met Kimberley de verandering verder moeten dragen.”
Bluvn Hoan
Lokaal bestuur De Haan maakte het afgelopen jaar een groeitraject door waarin vertrouwen, samenwerking en professionalisering centraal stonden. De nieuwe structuur is slechts een bouwsteen. De echte winst ligt in de goesting die er is bij de leidinggevenden en tal van medewerkers om de cultuurverandering verder te zetten en het leiderschap te versterken.
Of zoals de algemeen directeur het samenvat: We hebben niet alleen een organisatie getekend, maar ook een manier van samenwerken die toekomstgericht is.
.
