In veel lokale besturen groeit de stafdienst organisch. Altijd beschikbaar, altijd ondersteunend, maar vaak zonder duidelijke afbakening van hun rol. Dat was ook het geval in Westerlo. Mondeaan Eva Poelemans begeleidde hen bij een diepgaande analyse en optimalisering van hun werking.
Waarom Westerlo de stafdienst hertekende
Eva: “De drie stafmedewerkers werkten ad hoc, met veel betrokkenheid, maar zonder duidelijke afbakening. Ze sprongen overal bij. De collega’s waarderen deze flexibiliteit, maar dat zorgde ook voor een troebel takenpakket, voor henzelf, hun collega’s en het bestuur. Helderheid, focus en richting waren dus meer dan welkom.”
Hoe een denkoefening leidde tot een gedragen rolverdeling
Maar hoe begin je aan zo’n hertekening van je dienst? Eva deed het al verschillende keren: “We starten meestal met een grondige denkoefening. Waarom bestaat deze dienst? Zo komen de kernwaarden en het DNA van het team naar boven. Dat maakt het ook makkelijker om te definiëren wat wel en niet in hun takenpakket thuishoort.
Daaruit vloeiden vijf concrete rollen voor de stafdienst, die nu richtinggevend zijn voor hun werking. Geen abstract model, maar een concrete en gedragen rolverdeling:
- Verkenner: maatschappelijke trends, regelgeving en signalen op de werkvloer opspeuren.
- Onderbouwer: afstand nemen, analyseren en beslissingen onderbouwen met inhoudelijke argumenten.
- Projectleider: projecten in goede banen leiden.
- Coördinator: initiatieven binnen een overkoepelend thema verbinden en andere projectleiders ondersteunen.
- Ondersteuner: hulp en coaching bieden op maat van medewerkers en diensten.”
Een veilig kader maakt alles mogelijk
Eva: “Wat het traject deed slagen? De onuitputbare motivatie van het geëngageerde team. Al van bij onze eerste ontmoeting was het duidelijk dat ze écht iets wilden veranderen. Ze durfden moeilijke zaken benoemen, bleven transparant en gingen voluit mee in het traject. Je kan echt goed vooruit bij zo’n hertekening wanneer je van bij het begin een veilig kader hebt waarin je alles kan bespreken.”
Van ‘de stafdienst’ naar ‘Team Beleid en Strategie’
Eva: “Een naam zegt heel veel. Daarom koos het team ook bewust voor een nieuwe: ‘Team Beleid en Strategie’. Niet langer een dienst die ‘alles oppikt’, maar een team dat bewust keuzes maakt, proactief werkt en richting geeft.
Ook de mindset van de stafmedewerkers veranderde: van last-minute taken aannemen naar gedefinieerde rollen opnemen. Van brandjes blussen naar een strategisch vliegwiel zijn binnen de organisatie: ze brengen beweging, stimuleren samenwerking en helpen collega’s zelf het stuur in handen te nemen.
Door hun rollen scherp te stellen, zichzelf opnieuw uit te vinden en vanuit vertrouwen te werken, toont Team Beleid en Strategie in Westerlo hoe het anders kan.”
