In veel lokale besturen is permanentie ad hoc en informeel geregeld. Bij een incident buiten de werkuren wordt er vaak gebeld naar iemand van de technische dienst, meestal iemand die het terrein goed kent of dichtbij woont. In de praktijk betekent dat vaak dat er gebeld wordt tot iemand opneemt. Wie opneemt, gaat ter plekke. Die aanpak werkt, zolang de druk beperkt blijft. In de praktijk zorgt het vaak voor onduidelijkheid, tijdsverlies en een hoge belasting op een kleine groep medewerkers.
Steeds meer besturen voelen dat dit anders moet. Maar hoe organiseer je de permanentiedienst op een werkbare manier? Consultants technisch domein Bart Smeets en Jan Boutsen zetten je op weg.
Wat is een permanentiedienst en wat is het niet?
Bart: “Een permanentiedienst zorgt ervoor dat een bestuur ook buiten de werkuren kan reageren op dringende technische of praktische situaties. Er is dus altijd iemand bereikbaar om een melding op te nemen, de situatie in te schatten en indien nodig in te grijpen. Denk aan een alarm in een gemeentelijk gebouw, een omvergereden paal, wateroverlast of schade waardoor een openbare locatie niet meer veilig is.”
Jan: “De bedoeling is niet om elk probleem volledig op te lossen. De focus ligt op de situatie veiligstellen, de schade beperken en de juiste partners inschakelen. Zo kan de reguliere werking nadien overnemen.”
Bart: “Niet elke melding vraagt altijd om een onmiddellijke interventie. Een duidelijke afbakening van wat wel en niet onder de permanentie valt, is essentieel om je werking beheersbaar te houden.”
Waarom veel besturen blijven vastlopen
Permanentiediensten hebben vaak een structurele aanpak nodig, maar lokale besturen lopen op een aantal zaken vast.
Jan: “Een eerste drempel voor lokale besturen is het financiële. Zodra permanentie officieel wordt georganiseerd, hoort daar meestal een vergoeding bij voor medewerkers.”
Bart: “Maar de grootste uitdaging zit in de organisatie zelf. Een permanentiedienst heeft impact op medewerkers: wie van wacht is, moet beschikbaar blijven, ook ’s nachts en in het weekend. Dat vraagt duidelijke afspraken en een eerlijke verdeling.”
Jan: “Het vraagt ook voorbereiding. Medewerkers moeten weten waar ze moeten zijn, wat ze moeten doen en wie ze moeten contacteren. Zonder die basis blijft de werking afhankelijk van individuele kennis en goodwill. En dat maakt ze kwetsbaar.”
De omslag: kiezen voor structuur
Bart: “Een efficiënte permanentiedienst begint niet bij een interventie, maar bij duidelijke afspraken. Leg expliciet vast wie wanneer van wacht is, hoe meldingen binnenkomen en binnen welke tijd iemand moet reageren of ter plaatse moet zijn. Veranker die afspraken formeel, bijvoorbeeld in de rechtspositieregeling. Zo creëer je duidelijkheid voor de organisatie en voor de medewerkers.”
Jan: “Van daaruit bouw je het systeem verder op. Een centraal permanentienummer is vaak een logische vervolgstap. Zo weet iedereen waar meldingen binnenkomen en vermijd je dat mensen verschillende medewerkers beginnen te bellen.”
Bart: “Bepaal daarna wie welke rol opneemt. In sommige besturen neemt één persoon de melding aan en maakt die de eerste inschatting, terwijl een andere collega instaat voor de interventie. In andere besturen combineert één medewerker beide rollen.”
Wat maakt het systeem werkbaar?
De grootste winst zit in praktische voorbereiding.
Bart: “Een medewerker die van wacht is, moet snel kunnen handelen. Dat lukt alleen als de nodige informatie en het juiste materiaal meteen beschikbaar zijn. Denk aan sleutelplannen, contactlijsten, een overzicht van gebouwen en installaties en een interventievoertuig met basismateriaal zoals signalisatie, gereedschap of een pomp.”
Jan: “Ook duidelijke scenario’s maken het verschil. Als vooraf vastligt wat er moet gebeuren bij bijvoorbeeld een alarm, wateroverlast of schade aan het openbaar domein, vermijd je twijfel en win je tijd.”
Een permanentiedienst is dus niet alleen een personeelsregeling. Het is een organisatorisch systeem dat bepaalt hoe je als bestuur reageert op dringende situaties.
Werk altijd op maat van je bestuur
Er bestaat geen standaardmodel dat overal werkt.
Jan: “De schaal van je bestuur, de samenstelling van je technische dienst, het aantal gebouwen en de lokale context bepalen hoe je permanentiedienst eruitziet. Sommige besturen kiezen voor een eenvoudige wachtdienst met één aanspreekpunt. Andere werken met een opsplitsing tussen permanentie en interventie.”
Bart: “Belangrijk is dat de aanpak duidelijk, haalbaar en gedragen is door de mensen die ze uitvoeren.”
