Een technische dienst die elke dag klaarstaat om problemen op te lossen, maar daardoor nauwelijks tijd vindt om vooruit te kijken. Het was een van de uitdagingen waarmee Zorg-Saam werd geconfronteerd. Met de tijdelijke inzet van Mondeaan Maxim Vannieuwenhuyze als diensthoofd technische dienst zette de organisatie stappen naar meer structuur, duidelijkere rollen en een meer planmatige werking.
Ruimte maken om vooruit te kijken
Bij de start trof Maxim geëngageerde technische medewerkers aan die sterk gericht waren op het oplossen van dagelijkse vragen en problemen. Tegelijk was de werking verspreid over verschillende woonzorgcentra en waren afspraken en rollen niet overal hetzelfde.
De eerste stap was daarom om overzicht te creëren. Maxim liep mee op de werkvloer, ging in gesprek met medewerkers en bracht de werking en knelpunten in kaart. Welke taken neemt de technische dienst op? Hoe worden prioriteiten bepaald? En wie neemt welke verantwoordelijkheid?
Die analysefase botste aanvankelijk ook op de realiteit van de dagelijkse werking. Meldingen bleven binnenkomen en moesten opgelost worden.
De analyse vertaalde zich vervolgens naar duidelijkere werkopdrachten, meer planning en prioritering, helderdere rollen en JobRunner als centraal instrument.
Structuur werkt pas als mensen mee zijn
Nieuwe afspraken en processen invoeren was maar één deel van het traject, blikt Maxim terug: “Structuur en cultuur zijn voor mij onlosmakelijk verbonden. Structuur zonder gedragenheid werkt niet, en cultuurverandering zonder concrete kapstokken blijft te vrijblijvend.”
Daarom werden medewerkers betrokken bij de analyse en het uitwerken van oplossingen. Ook de samenwerking tussen de technische dienst, andere diensten binnen de woonzorgcentra en de directie kreeg aandacht.
Tijdens het traject startte Vincent Logghe als afdelingshoofd van de technische diensten van Zorg-Saam. Hij kon verder bouwen op de analyse die al was gebeurd en mee richting geven aan de volgende stappen.
Van dagelijkse meldingen naar een planmatige werking
Vandaag is de verandering op verschillende vlakken zichtbaar. Er wordt bewuster gepland en meldingen worden beter opgevolgd en geprioriteerd. Naast dagelijkse herstellingen komt er meer ruimte voor preventief onderhoud. Ook rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijker en vaste overleg- en planningsmomenten zorgen voor meer afstemming en kennisdeling.
Daarmee is het werk niet af. Zorg-Saam wil de werking verder uniformeren over de verschillende woonzorgcentra heen. Onder meer onderhoudsprocessen, aankoop- en investeringsprocedures en onderhoudscontracten kunnen verder op elkaar worden afgestemd. Ook een duidelijke product- en dienstencatalogus en gerichte opleiding blijven aandachtspunten.
Verder bouwen na de overdracht
Met het einde van Maxims opdracht stopt de ingezette beweging niet. De werking werd overgedragen aan zijn opvolger Dirk Van den Bossche. Daarbij werden niet alleen lopende dossiers doorgegeven, maar ook de afspraken, structuren en verbeterpunten die tijdens het traject vorm kregen.
Zorg-Saam bouwt daarop verder met vaste overlegmomenten, jaar- en meerjarenplanningen en kennisdeling tussen de regionale diensthoofden, bouwingenieurs en preventieadviseurs. Door die samenwerking structureel te verankeren, blijft dit geen tijdelijk project, maar een blijvende manier van werken.
De ervaring van Zorg-Saam toont tegelijk een bredere les: een technische dienst versterken vraagt meer dan nieuwe afspraken of instrumenten. Het vraagt inzicht in de werking, betrokken medewerkers en voldoende ruimte om naast de dagelijkse vragen ook vooruit te kijken.
