Voor de meeste lokale besturen is het intussen wel duidelijk wie de komende legislatuur aan het politieke roer zal staan. Misschien blijft de coalitie vrij gelijkaardig, is er een verschuiving of misschien gaat er een heel nieuwe ploeg aan de slag. Het begin van een nieuwe legislatuur is best wel spannend. Maar hoe kan je ervoor zorgen dat de samenwerking tussen politici en ambtenaren vlot verloopt?
Communicatie is de sleutel
Zorg dat politieke vertegenwoordigers en ambtenaren elkaar op tijd inlichten over wat er speelt. Dat gaat niet alleen om dagelijkse zaken, maar ook om grotere beleidsdoelen. Regelmatige bijeenkomsten waarin je samen de koers bepaalt, kunnen helpen om iedereen op dezelfde lijn te krijgen. Zo weet je beter wat je van elkaar kunt verwachten. Een aantal voorbeelden:
- Organiseer een periodiek informele bijeenkomst van het college van burgemeester en schepenen en het MAT waar je grote dossiers bespreekt.
- Implementeer een toegankelijke en digitale tool waar iedereen de voortgang van grote projecten kan raadplegen.
- Neem aan het begin van een collegezitting tijd om professioneel nieuws uit de organisatie te delen.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden om de transparante communicatie tussen politiek en administratie aan te moedigen.
Geef aan wat beide partijen belangrijk vinden
Laat beide partijen aan het begin aangeven wat ze belangrijk vinden in hun samenwerking. Zowel uit politieke als uit ambtelijke hoek. Denk maar aan waarden zoals integriteit, innovatie maar ook burgerparticipatie. Door aan het begin duidelijk te stellen wat elke partij belangrijk vindt, weten ze waar ze eventueel rekening mee kunnen houden. Wanneer men zich niet in de waarden kan vinden, is dit ook meteen duidelijk. Van elkaar weten wat je belangrijk vindt, verhoogt het onderlinge vertrouwen en vergemakkelijkt de samenwerking.
Maak de relatie tussen politici en ambtenaren bespreekbaar
Maak aan het begin van de legislatuur duidelijk wat je kan en mag verwachten van de administratie. Uiteraard geldt omgekeerd hetzelfde. Aan de hand van een opleiding kan je de gewenste relatie en manieren van omgaan met elkaar en afspraken bespreekbaar maken. De opmaak van een afsprakennota is daar ideaal voor. Dit bespreek je best bij de opstart van de nieuwe ploeg. Zet in je afsprakennota ook expliciet dat je de relatie tussen politiek en administratie jaarlijks zal bespreken. Op die manier zorg je ook formeel voor een aftoetsingsmoment.
Trek de samenwerking ook soms eens in de het informele
Door elkaar ook informeel te ontmoeten, leer je elkaar beter kennen. Ga bijvoorbeeld eens op teambuilding met de leidinggevenden en de leden van het CBS. Of geef een (nieuwjaars)receptie voor alle personeelsleden om de nieuwe legislatuur in te zetten.
De samenwerking tussen politiek en administratie is essentieel voor een goed functionerende democratie en dienstverlening. Door bewust in te zetten op samenwerking, geef je dit een flinke boost.
