Communicatie in en over fusies ligt gevoelig. Ondanks de vaak rationele argumenten die aan de basis van de fusie liggen, leidt het traject vaak tot emotie en soms wel eens tot commotie. MONDEA begeleidt enkele gemeenten in fusietrajecten specifiek rond communicatie. Eén van die trajecten is de fusie van Nazareth en De Pinte. Collega’s Nele Moortgat en Claudia Haenen gingen er aan de slag!

Nazareth en De Pinte schakelden eind september een versnelling hoger in hun fusieverhaal. Onder de gezamenlijke campagne ‘Samen op weg’ lanceerden ze een fusiewebsite. MONDEA staat samen met de medewerkers in voor de strategische begeleiding en uitwerking.  Maradonna en Paddle versterken het geheel.

De lancering van de website bleek meteen een schot in de roos. Op 1 maand tijd bezochten 12 500. unieke bezoekers de fusiewebsite www.depintenazareth.be. Ook voor de digitale fusienieuwsbrief waren op 1 maand tijd meer dan 700 inwoners ingeschreven. Op die manier was er een vrij brede (digitale) solide basis om boodschappen te verspreiden.

De eerste stemronde voor de nieuwe gemeentenaam kende dan ook een goede start. Een offline fusiekrant in alle brievenbussen van de gemeenten zorgde als aanvulling op de digitale communicatie-acties voor een pijlsnelle start. Op minder dan drie weken tijd had meer dan 28% van de inwoners gestemd. Public Minds stond in voor het stemplatform.

Elke communicatiefase start met de goedkeuring van een basistekst door alle betrokkenen. In fusietrajecten zijn nog meer spelers (zowel ambtelijk als politiek) betrokken, waardoor de gevoeligheden vaak durven oplopen. Elk woord, bijna elke letter, wordt op dat moment strategisch.

In onze aanpak hanteren we vanuit MONDEA een aantal belangrijke principes:

• Intern voor extern: Je medewerkers verdienen het om altijd als eerste een zeer heldere en transparante communicatie mee te krijgen. Voordat je boodschap extern gaat, zorg je voor interne verspreiding.
• Monitoring om bij te sturen: Cijfers en data zijn belangrijk om bij te sturen en de impact te meten. Cijfers van sociale mediakanalen, website en nieuwsbrief houden we nauwlettend in de gaten en gebruiken we om het buikgevoel te staven of soms tegen te spreken.
• Kernboodschappen zijn belangrijk: Bij elke stap vertrekken we van een centrale tekst die binnen alle nodige organen wordt goedgekeurd en van waaruit we nadien afgeleide boodschappen met dezelfde connotatie kunnen plukken. Elke partner in het fusietraject kijkt anders naar de tekst en de mogelijke gevoeligheden.
• Hou het narratief in handen: Hou als gemeenten de communicatietouwtjes strak in handen. Zorg dat je zelf altijd als eerste communiceert zodat je ook door je doelpubliek als geloofwaardige bron wordt gezien. Neem je zelf die rol niet, dan zijn belangengroepen of andere stemmingmakers al snel weg met je boodschap.
• Mix van online en offline: We adviseren steeds om online en offline kanalen te mixen doorheen het traject. De doelgroepen in een fusietraject zijn zeer divers, hun voorkeurskanalen zijn dat ook. Als lokaal bestuur kan je onmogelijk op alle kanalen inzetten, dus zorg voor een afgewogen mix.
  

Na de procescommunicatie volgt de verbondenheid

Een duidelijke en heldere procescommunicatie is prioriteit nummer 1 in de communicatie rond de fusie. Inwoners, maar ook andere relevante doelgroepen als verenigingen en ondernemers die niet altijd in de gemeente wonen, moeten steeds heldere en up-to-date informatie terugvinden. Dat moet zowel via push- als pullkanalen afgewisseld worden zodat wie informatie wil, die ook op elk moment terugvindt. Procescommunicatie is natuurlijk maar één kant van de fusiecommunicatie. Het opbouwen van de nieuwe identiteit tussen de fusiepartners is de volgende stap in ons traject.

Storytelling is het ideale middel om de verbondenheid stapsgewijs op te bouwen in onze communicatie. Met herkenbare verhalen van en voor inwoners bouwen we de identiteit van de nieuwe gemeente op.