Vakbonden zijn belangrijke partners van lokale besturen. Om goed te kunnen samenwerken, zijn goede afspraken noodzakelijk. Een huishoudelijk reglement kan daarbij helpen. Dit geeft rust en duidelijkheid voor alle partijen. Maar hoe start je nu aan zo’n huishoudelijk reglement? We geven je graag wat tips mee vanuit de praktijk.
Vaste vergadermomenten
Niet enkel de plaats van samenkomen, maar ook de frequentie en het tijdstip waarop je samenkomt leg je best op voorhand vast. Bepaal je agenda bij voorkeur voor een volledig jaar. Voordeel? Je prikt een vergadermoment waar iedereen aanwezig moet zijn.
De voorzitter van het overleg- en onderhandelingscomité roept de vergaderingen samen. Wettelijk is er geen minimum aantal vergaderingen of regelmaat voorzien. De data moet je in principe ook niet vooraf doorspreken met de vakbonden. Toch raden we aan dit wel te doen, dit draagt ook weer bij aan een goede verstandhouding met de afgevaardigden van de vakbond.
Bepaal de vergaderdata in functie van de wetgeving Welzijn op het Werk. Het globaal actieplan, het jaaractieplan en het jaarverslag moet je samen bespreken.
Digitalisering van het syndicaal overleg
Voorzie in je huishoudelijk reglement dat je uitnodigingen & verslagen digitaal mag versturen. Als alle deelnemers aan het syndicaal overleg ermee akkoord gaan, kan de communicatie op deze manier verlopen. Voorzie eventueel ook de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen. Leg de voorkeur vast voor de manier van vergaderen. Voorzie eventueel een specifiek e-mailadres binnen je organisatie voor alle communicatie rond het syndicaal overleg.
De vakbonden zijn vertegenwoordigd tijdens het syndicaal overleg. Dit zijn vaak dezelfde personen, maar niet per definitie. Spreek duidelijk met de vakbonden af naar welk e-mailadressen je de uitnodigingen en de dagorde kan versturen. De vakbond dient er dan zelf voor te zorgen dat de uitnodigingen bij de juiste personen terechtkomen of dat ze bij afwezigheid van een persoon de e-mails op het doorgegeven mailadres doorsturen.
Oproeping, agenda en termijnen
Alles is terug te vinden in de wetgeving, maar het is net iets handiger om deze formaliteiten te vermelden in het huishoudelijk reglement. Op die manier weet je onmiddellijk welke termijnen je moet respecteren, wat je in de agenda moet vermelden en welke documenten toe te voegen zijn. Dit is ook als naslagwerk nuttig voor nieuwe collega’s op de personeelsdienst. Zorg ervoor dat de oproeping en dagorde in één document zitten, dat werkt efficiënter.
Redactie notulen
In het reglement bepaal je wie verantwoordelijk is voor het opmaken van de notulen, maar ook waar en hoe je ze zal bewaren.
Samenstelling van de delegaties
Als voorzitter van het bijzonder (onderhandelings-)comité en het overlegcomité duidt de burgemeester de (overige leden van de) overheidsdelegatie aan om met de vakorganisaties te onderhandelen en te overleggen.
De burgemeester legt deze delegatie opnieuw vast bij een tussentijdse wissel van personeelsleden of schepen bevoegd voor personeel. Daarnaast ook altijd na de gemeenteraadsverkiezingen.
Sociale verkiezingen bestaan niet in de lokale sector. Afgevaardigden van de vakbond worden aangeduid ofwel als vaste afgevaardigden ofwel met voorlegging van een aanduiding voor deelname aan een syndicaal moment.
Evalueer op regelmatige basis
Een huishoudelijk reglement komt tot stand tussen alle deelnemers aan het overleg. Voorzie na afloop van een periode van 12 maanden een moment om stil te staan bij wat goed liep en wat voor verbetering vatbaar is. Stuur bij indien nodig, maar steeds in overleg.
