Mondeaan Ils Juchtmans is waarnemend diensthoofd bij lokaal bestuur Grimbergen voor de dienst Gebouwen, die alle projecten rond het patrimonium van de gemeente beheert. Er zijn nieuwe projecten, structureel onderhoud en natuurlijk alle taken die horen bij technisch en infrastructureel gebouwbeheer voor de 85 gebouwen in eigen beheer. Wij waren nieuwsgierig hoe Ils deze opdracht ervaart, dus dat lees je hier!

Hoe ben je aan je traject gestart in Grimbergen?

In 2019 tekenden ze in Grimbergen een nieuwe structuur uit. Daarna is de dienst Gebouwen op korte tijd sterk gegroeid, ze gingen van twee naar zeven medewerkers op drie jaar tijd. Vier van hen startte in de zomer van 2022, dus dat was een serieuze boom. Er is dus nood aan meer structuur zodat iedereen zijn/haar job zo goed mogelijk kan uitoefenen. We willen ervoor zorgen dat de mensen de juiste kapstokken en kennis binnen handbereik hebben om op terug te vallen.

Je bent al een tijdje aan de slag, hoe ervaar je de opdracht?

Ik heb van bij de start gefocust op mijn rol als people manager en het ondersteunen van de mensen. Vroeger was er helaas niet de ruimte om hier veel op in te zetten. Ik geef graag aandacht aan teamvorming, persoonlijke ontwikkeling en het welzijn van medewerkers.

We werken ook op de structuur binnen de dienst, zo hebben we ons patrimonium geclusterd volgens de functie van het gebouw en koppelden we deze clusters aan projectleiders binnen de dienst. We maken het zowel voor de gebruikers van het gebouw als voor onze eigen personeelseden duidelijk bij wie ze terecht kunnen met een vraag of een probleem. Zo creëren we ook ownership bij de projectleiders.

We zijn gestart met een dienstoverleg en proberen het onderling delen van kennis te stimuleren via onder andere een kennisdatabank. We maakten een ‘moederlijst’ van alle gebouwen die de basis kan vormen voor een latere digitalisering van de dienst en de opstart van een assetmanagementsysteem.

En, Ils, wat brengt de toekomst nog voor jou in Grimbergen?

Ik hoop binnenkort te kunnen starten met de opmaak van een strategisch patrimoniumplan. Het team zal dat plan dan kunnen gebruiken als kapstok bij haar dagelijkse taken. Daarenboven zou dit plan gecombineerd met een actief assetmanagementbeheer een goed hulpmiddel zijn om de gebouwen optimaal en strategisch te kunnen beheren en onderhouden om zo de levenscyclus ervan te kunnen verlengen en financiële verrassingen te vermijden. Ook de belangrijke beheersbeslissingen mbt doelstellingen om te verduurzamen (LEKP) kunnen dan rationeel genomen worden.

Ik zou graag nog wat meer lijn brengen in de onderhoudscontracten en meer en meer overschakelen naar raamovereenkomsten. Hiervoor moet je natuurlijk eerst je patrimonium goed in kaart brengen maar dit zou met een strategisch lange termijn patrimoniumplan moeten lukken. Ik zou ook graag naar gebouwfiches werken om alle informatie over de gebouwen te bundelen. Zo is het duidelijk voor de mensen met wachtdienst wie ze kunnen contacteren bij vragen of problemen.

Als je mag dromen, wat is dan het verhoopte eindresultaat?

Ik zou graag willen dat er een duidelijk patrimoniumplan op tafel ligt gecombineerd met een actief assetmanagementbeheerssysteem. Zo wordt meteen ook duidelijk wanneer welke investeringen structureel onderhoud nodig zullen hebben zodat de budgetplanning hierop kan afgesteld worden. Zo kan er structureel en planmatig gewerkt worden en weet iedereen wat er wanneer van hem of haar verwacht wordt. Zo kunnen we de gebruikers van de gebouwen tevredenstellen én houden.

Maar het allerbelangrijkste: een team van mensen dat zich goed voelt in hun job en die samen aan de gemeenschappelijke doelen wil werken.

Lindsay Rinckhout, afdelingshoofd ruimte licht toe hoe het project voor haar verloopt:

Hoe ervaar je het traject dat je al gelopen hebt met Ils?

Heel positief! Ils is terechtgekomen in een dienst met zeer veel nieuwe mensen die vooral nood hadden aan structuur en het in kaart brengen van processen. Ze heeft een sterke aanpak, ze werkt heel gestructureerd en is betrokken bij haar medewerkers. Ze is een goede teamcoach die écht weet te motiveren.

Merk je al dat haar werk impact heeft?

Zeker! Er lagen heel wat noodzakelijke projecten op de plank met betrekking tot de interne organisatie die nu door haar zijn opgestart. Ze heeft al veel structuur en duidelijkheid kunnen brengen. Zo is er dankzij haar een sleutelplan gekomen, heeft ze vaste werkwijzen en methodieken geïnstalleerd en de back-officewerking op punt gesteld. Van aan de start had ze hier een duidelijke visie over. Ze is heel sterk in het detecteren van de noden, die vervolgens te signaleren en de oplossingen op te starten.

Waar zit voor jou de grootste meerwaarde van een externe kracht als Ils?

We zochten iemand met de nodige ervaring die het jonge team kon gidsen en die we direct konden inschakelen in de groep. Ze had meteen een beeld van hoe ze zo’n dienst moest aanpakken en zo konden we de lat van in het begin hoog leggen. Het werkt ook verfrissend voor de andere diensthoofden die eens over het muurtje komen kijken en van haar kunnen leren.

Als je zou mogen dromen, wat is dan het verhoopte eindresultaat?

Dat de nieuwe dienst volledig ondergedompeld is in de werkwijze die zij voor ogen heeft en dat er een mooie overdracht kan gebeuren naar het toekomstige vaste diensthoofd.