Temse wil in 2024 en 2025 grote stappen zetten op het vlak van digitalisering.
Daarbij hadden ze een sterke ambitie: “in 2027 is 80% van de inwoners tevreden met de (digitale) dienstverlening, efficiënt geleverd door medewerkers die zich comfortabel voelen in hun digitale werkomgeving”. Het lokaal bestuur maakte een visie en roadmap op die alle digitaliseringsprojecten (intern en extern) voor de komende jaren in beeld brengt en plant.
Voor de medewerkers van Lokaal Bestuur Temse staan er de komende jaren dus heel wat digitale veranderingen op de planning:
- Iedere medewerker krijgt een e-mailadres zodat ze klaar zijn voor de lancering van een nieuw systeem voor (onder andere) tijdsregistratie.
- Uitrol van een intranet.
- Er worden diverse opleidingen opgestart om medewerkers bij te scholen. Het gaat om verschillende opleidingen: IT basisvaardigheden, cyberveiligheid, Microsoft 365, nieuwe manier van werken/Sharepoint opleidingen, applicaties eigen aan de dienst…
- …
Om al deze (interne) digitaliseringsprojecten op een positieve manier bekend te maken en te verankeren binnen een overkoepelende communicatiestrategie, klopt Temse aan bij MONDEA. Delphine van Belleghem en Claudia Haenen gingen er aan de slag.
Delphine: “Een blauwdruk voor verandering bestaat niet. Bij de ene verandering past een planmatige of projectmatige aanpak, bij de andere werkt die dan weer niet. De aanpak voor changecommunicatie verschilt, maar elke verandering begint bij een gemeenschappelijke visie en ambitie op de verandering. Die heb ik van in het begin sterk gevoeld bij de projectgroep. “
Communicatiestrategie is de kern van elke communicatie. Een goed onderbouwde strategie, los van enkel gezond buikgevoel is belangrijk. We baseerden ons in dit traject op het interne communicatiecanvas van Huib Koeleman. Dit communicatiemodel zorgt enerzijds dat alle cruciale elementen zichtbaar verzameld en opgevolgd worden, en is anderzijds zeer praktisch toepasbaar.


Temse vaart op de digitale golf
Claudia: “Onze communicatiestrategie kreeg vorm dankzij een aantal inspirerende workshops met de projectgroep. We stonden stil bij de ‘basics’ van communicatie: doelgroepen, kanalen, kernboodschap. In deze workshops gaven we ook onze persona’s verder vorm waarrond we zouden werken.
Die persona’s gaan van de ‘digital savvy beeldschermmedewerker’ tot de ‘medewerker met tekstbarrière’ en iedereen daar tussenin. In de opmaak van de kanalenmix en de verhalen en thema’s werd rekening gehouden dat de verschillende persona’s op een gepaste manier bereikt en aangesproken worden.”
Delphine: “We hingen onze campagne op aan het beeldmerk van de Digitale Golf. Net zoals de Schelde in Temse haar stroom heeft, bewegen de medewerkers ook mee op de golf van verandering. De digitalisering komt de komende jaren in golven naar hen toe: soms rustig en voorspelbaar, soms krachtig en vol energie. Met elke golf bouwen ze aan een betere dienstverlening en samenwerking.
Die beeldtaal bleek trouwens ook een handige kapstok om intern én extern over de digitalisering van Temse te spreken.
De golven matchten trouwens ook perfect met het Hero-Hub-Help model, onze gebruikte contentstrategie waarbij communicatie afgestemd wordt op de verschillende noden en vragen van medewerkers. Dankzij deze mix kreeg de communicatie een ritme dat aansloot bij de dynamiek van de organisatie.”

