Eerstelijnszones (ELZ) in Vlaanderen hebben de opdracht om lokale zorg- en welzijnsnoden op elkaar af te stemmen en toegankelijker te maken. De eerstelijnszones stonden nog maar in de kinderschoenen toen de coronacrisis uitbrak. Sommige zones moesten hun oorspronkelijke plannen opzijschuiven en al hun aandacht richten op het opstarten en bemannen van vaccinatiecentra.
Pas nadat de vaccinatiecampagnes achter de rug waren, konden ze zich weer focussen op hun kerntaken. Toen kwam voor de eerstelijnszones West-Limburg en Midwestlim de realisatie dat ze een duidelijke organisatiestructuur misten. De opdracht van Mondeaan Lies Lenaerts? De werking van de twee eerstelijnszones professionaliseren door de samenwerkingsstructuren, rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken.
Lies, wat houdt je opdracht in?
“Mijn opdracht startte begin 2023 en verliep in verschillende fases. In werksessies met de dagelijkse besturen van beide ELZ’s, de zorgraden en de stafmedewerkers stelden we eerst een gezamenlijke missie en visie op. Waar staan we voor en wat willen we bereiken? Vervolgens gingen we aan de slag met taken en verantwoordelijkheden en schepten we duidelijkheid over wat ieders rol is binnen de organisatie. De eerstelijnszones hebben een gedeelde staf. Het was dus belangrijk om heldere rollen en taakverdelingen te maken over beide zones heen. Een derde belangrijk onderdeel van het traject was praktische afspraken maken over de samenwerking. Denk hierbij aan het opzetten van vaste vergadermomenten en het uitwerken van een duidelijke agenda voor de zorgraden. Het resultaat van de verschillende werksessies was een concreet actieplan waarmee de eerstelijnszones zelf aan de slag konden om hun organisatie verder te structureren en stroomlijnen.
Maar daar stopte het niet. Uit dat actieplan selecteerden de eerstelijnszones nog enkele items waarvoor ze extra ondersteuning wilden van MONDEA. Zo zette ik het traject in 2024 verder. We werkten aan functiekaarten en een functieweging zodat er een heldere koppeling is tussen verloning en verantwoordelijkheid en schreven een leidraad voor ontwikkelgesprekken. Samen met de coördinator ging ik ook meteen met die leidraad aan de slag tijdens gesprekken met stafmedewerkers. Een tweede opdracht was een duidelijke onthaalprocedure voor nieuwe stafmedewerkers en bestuursleden. We ontwikkelden een draaiboek, onthaalbrochures en handige checklisten. Tot slot doken we in het thema waardering. Al deze deelopdrachten zijn toch wel uiteenlopend, dus ik ging af en toe te rade bij collega Mondeanen. Door de kruisbestuiving van verschillende expertises weten we er altijd een mooi traject van te maken.”
Wat was de grootste uitdaging?
“Een eerstelijnszone functioneert anders dan bijvoorbeeld een lokaal bestuur. Het is een netwerkorganisatie die zichzelf ook nog wat moet uitvinden. Ik moest me eerst verdiepen in de dynamiek van de zorgsector en de werking van zo’n ELZ. Toch iets heel nieuws voor mij. En in zo’n netwerkorganisatie zitten veel partijen en stakeholders die je allemaal mee moet krijgen in je verhaal. Niet evident, maar wel essentieel.”
Waarom vond je dit een fijn project?
“Ik vind het eigenlijk altijd wel fijn om in een nieuwe omgeving of organisatiestructuur te werken, nieuwe mensen te leren kennen en hun frisse ideeën te horen. Aan het begin van het traject merkte je dat de bestuurders en medewerkers vaak vastliepen in onduidelijkheden. Door helderheid te scheppen in rollen, verantwoordelijkheden en processen, hebben we hen geholpen om efficiënter samen te werken zodat ze zich kunnen concentreren op de kerntaken. Zo kreeg ik het gevoel dat we met dit traject echt bijgedragen hebben aan de verdere groei van de eerstelijnszone.
Iedereen die betrokken is bij een ELZ zet zich vrijwillig in voor het netwerk, naast een job in de zorg- of welzijnssector. Ik vind het inspirerend hoe zij dit extra engagement opnemen vanuit het geloof dat het netwerk echt een meerwaarde is voor de zorg in hun regio.”