Even kaderen, wat hield het onderzoek in? 

Werner: “Het kwantitatief onderzoek richtte zich vooral op het in kaart brengen van de gepercipieerde werkdruk van GOA’s en omgevingsdiensten, de personeelsuitstroom en een rits aan mogelijke verklarende factoren. Die laatsten zijn te clusteren in jobgerelateerde aspecten, factoren eigen aan de directe werkomgeving, organisatie- of dienstgerelateerde redenen en externe factoren.” 

Wat onthouden we vooral uit het onderzoek? 

Bart: “Het valt te verwachten, maar er bestaat geen eenvoudige ‘silver bullet’-oplossing voor deze complexe problematiek. Het probleem moet dus op verschillende fronten en met verschillende maatregelen worden aangepakt. In het rapport vind je daarom oplossingsrichtingen gegroepeerd rond zeven thema’s: visie en kaderstelling, mandaat van GOA, beleid en regelgeving, organisatie en werking, capaciteit, samenwerking en communicatie.” 

Hoe bracht Departement Omgeving die resultaten in de praktijk? 

Werner: “De probleemstelling groeide vanuit de dagelijkse contacten tussen het Departement Omgeving en de Vlaamse gemeentebesturen en in het bijzonder het Atrium Lerend Netwerk, een informeel kennisuitwisselingsnetwerk over de bestuursniveaus heen. MONDEA kreeg de opdracht van Departement Omgeving om , samen met Idea Consult, de onderzoekresultaten in de praktijk te zetten. Logisch dus dat we dat deden binnen diezelfde setting. In mei en juni 2024 presenteerden we de onderzoeksresultaten in vijf provinciale atria aan omgevingsambtenaren, omgevingsmanagers en algemeen directeurs.” 

Bart: “Als opwarmer lieten we de aanwezigen op 15 posters met oplossingsrichtingen de aanbevelingen en acties labelen. Zijn ze onmiddellijk toepasbaar en dus een quick win, welke hebben belangrijk randvoorwaarden en in welke geloofden ze niet. Daarna clusterden we deze in vier aparte ruimtes in vier thema’s: gedeelde omgevingsvisie en -kaders (1), de rol GOA, afspraken en samenwerking politiek-administratie (2), efficiënte werking en organisatie (3) en capaciteit en samenwerking (4). Daarin gingen we in groepen heel concreet aan de slag. Kennen we goede voorbeelden en praktijken en hoe maken we van aanbevelingen een succes? Tot slot presenteerden de groepen hun bevindingen aan elkaar met een accent op voorbeelden en take aways.”   

Klinkt inspirerend. Welke cases namen de deelnemers mee naar huis? 

Werner: “Omdat de problematiek zo herkenbaar is, kon zowat iedere deelnemende gemeente wel een of andere best practice voorleggen. Binnen iedere thema waren er dus veel successen om met elkaar te delen. Een gemeente koos op de marktdag bijvoorbeeld weer voor een vrije inloop, niet voor architecten, wél voor burgers. Dat scheelt toch weer een hoop mails en telefoons en de burger voelt zich snel geholpen.”  

Bart: “Een andere gemeente categoriseert dossiers op basis van objectieve criteria. In combinatie met standaardteksten voor de eenvoudigste dossiers kunnen ze de flow van de dossiers beter onder controle houden. Bijkomende voordeel is dat behandelaars er kunnen doorgroeien. Je start bij de eenvoudige dossiers en groeit door naar de meer complexe materie.  
Of eentje waar de automatisering nog een stapje verder gaat: een bepaalde gemeente maakt gebruik van AI-toepassingen om grote bundels van bezwaarschriften te analyseren en samen te vatten in hoofdpunten.”  

Werner: “Ook een interessante piste: een bepaalde gemeente maakte de bestuurlijke afspraak dat omgevingsvergunningen voor de eigen gemeentelijke projecten worden geschreven door een derde objectieve partij (intercommunale of consultant). Dat vermijdt discussies. En een quick win: sommige gemeenten verwijzen bij het advies van de GOA niet naar persoon X of Y maar naar ‘de omgevingsambtenaar’. Zo wordt de verantwoordelijkheid collectief gedragen en niet individueel.” 

Bart: “Gemeenten hopen tot slot ook dat Vlaanderen hen meer kan begeleiden of ondersteunen.  Een verdere verbetering van het Omgevingsloket, performante software, standaardsjablonen en -teksten voor vergunningen. Het zijn allemaal stappen die kunnen helpen om het werk vlotter te laten verlopen.”