Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen wil sterk inzetten op kwaliteitsvolle zorg voor hun patiënten door een nauwe samenwerking met haar zorgpartners. Daarom waren verschillende aanpassingen aan het organisatiemodel noodzakelijk. In de voorbije maanden werd dit project, onder de noemer ‘Samen’, begeleid door Mondeaan Matthias Vandamme. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met Marlies Vanbiervliet, interne projectleider bij Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen. Samen blikken ze terug op dit uitdagende project.
Marlies, wat houdt het project ‘SAMEN’ in?
Marlies: “Met het project ‘SAMEN’ hadden we twee doelstellingen: een eerste doel was om ons te aligneren op de eerstelijnszones, wat ervoor zorgt dat we efficiënter kunnen samenwerken met onze zorg- en sociale partners. De tweede doelstelling was grotere regioteams ontwikkelen, zodat we de continuïteit in onze dienstverlening beter kunnen garanderen. Doorheen dit traject was het ook belangrijk dat onze patiënten hier geen nadelen zouden ondervinden.”
Hoe zag de structuur eruit voor oktober 2024?
Marlies: “We hadden toen twaalf afdelingen, verspreid over de provincie. We merkten toen bepaalde knelpunten op aan onze structuur: een versnipperde werking in relatie met onze partners, een onevenwicht tussen de zorgvraag en de arbeidsmarkt, organisatorische en financiële uitdagingen bij kleinere afdelingen…”
Marlies: “Nog bepalender was dat onze afdelingsgrenzen niet overeenkwamen met die van de eerstelijnszones. Daarom beslisten we om van twaalf naar acht regio’s te gaan. Die sluiten nu volledig aan bij de grenzen van de eerstelijnszones, wat strategische samenwerkingen met partnerorganisaties vergemakkelijkt.”
Waarom werd MONDEA ingeschakeld?
Marlies: “Onze directie erkende dat dit een complex veranderingstraject zou worden. Ik was toen net gestart in mijn rol als interne projectleider. Expertise en ervaring op vlak van project- en veranderingsmanagement waren dus nodig. Sinds vorige zomer werken we daarom samen met Matthias van MONDEA.”
Matthias: “Het was voor de organisatie inderdaad een uitdagend project waar verschillende departementen, teams en medewerkers een impact van zouden voelen. Naast een belangrijke menselijke factor, moesten we ook rekening houden met nodige aanpassingen aan IT-systemen, infrastructuur, processen … Mijn rol was om een heldere projectstructuur op te zetten, overzicht te geven en duidelijke mijlpalen te bepalen.”
Hoe verliep de samenwerking tussen jullie?
Marlies: “We vormden van in het begin een sterke tandem. Ik bracht de kennis van de organisatie aan tafel, terwijl Matthias zijn expertise in veranderingsprojecten inbracht. Aangezien ik nieuw was in mijn rol als projectleider, had Matthias in de eerste maanden het stuur in handen en was ik zijn copiloot. Hij zorgde ervoor dat we de juiste stappen op het juiste moment zetten en wees op gevoeligheden waarmee we rekening moesten houden.”
Matthias: “Het was de bedoeling om de rollen na verloop van tijd om te draaien, waarbij Marlies dan het stuur van mij zou overnemen en ik haar zou flankeren. Als externe kon ik vaak met een frisse blik en een ander perspectief naar een aantal zaken kijken. De “positiewissel” tussen Marlies en mij is vlot en natuurlijk verlopen. Marlies heeft de rol van projectleider met veel enthousiasme en deskundigheid verder opgenomen.”
Wat waren de grootste uitdagingen tijdens het traject?
Marlies: “Zo’n groot traject vraagt tijd, maar intern voelt dat soms aan als een zeer traag proces. Daarnaast kwamen er onverwachte obstakels op ons pad, zoals het vertrek van een sleutelfiguur, de impact van andere projecten op onze medewerkers of de vaststelling dat niet alles technisch vooraf te simuleren is.”
Matthias: “Hoewel wij een impactanalyse hebben uitgevoerd samen met het projectteam, is het onmogelijk om dat soort zaken te voorspellen. Je moet ruimte laten bij dit soort projecten om het plan aan te passen, zonder de einddoelen uit het oog te verliezen.”
Welke lessen trekken jullie uit dit traject?
Marlies: “Eén ding is zeker: de nazorgfase is minstens zo belangrijk als de voorbereiding. Wij zijn er al een lange tijd mee bezig, maar voor de buitenwereld is dit iets nieuw. Daarom hebben we de structuur niet zomaar losgelaten op iedereen. Door te reflecteren over het traject blijven we verbeteren en laten we niemand achter.”
Matthias: “Hoewel het nog vroeg is om conclusies te trekken, bevestigt dit project voor mij opnieuw het belang van twee succesfactoren: enerzijds het blijvende engagement van de betrokken medewerkers en directieteam, en anderzijds de toegekende capaciteit voor dit traject.”
Hoe kijken jullie terug op het project?
Marlies: “Het project vroeg veel van onze organisatie, maar ik ben trots op wat we bereikt hebben. De nieuwe structuur werd volgens planning uitgerold en biedt een sterke basis voor de toekomst. Nu ligt de focus op het verfijnen en bijsturen van onze werking.”
Matthias: “Het is mooi om te zien hoe dit traject is verlopen. Dit project toont nog maar eens het belang van een “schouder aan schouder”-aanpak, waarbij een goede samenwerking en krachtenbundeling tussen interne en externe mensen tot mooie resultaten kan leiden.”
