Werner Van Hoof zette zijn schouders onder een strategische denkoefening voor de dienst
Woon en Leef van gemeente Zwevegem. Hoe streven we naar een robuuste en efficiënte
omgevingsdienst?
Starten vanuit een grondige analyse
“We begonnen met een startoverleg. Hier bespraken we de verwachtingen van het bestuur ten op zichte van de strategische denkoefening. Daarna maakten we kennis met het team en lichtten we ons plan van aanpak toe. We startten met diepte-interviews bij de leden
van het team, de leidinggevenden en de bevoegde schepen. Samen met een analyse van data uit
de gemeente- en stadsmonitor, de MONDEA-benchmarking en de omgevingsrapporteringstool
kregen we een goed inzicht in de werking van de dienst.”
Aan de slag
“Nadat we de analyse terugkoppelden aan een interne stuurgroep, konden we verder aan de slag met het team. We brachten de werking in kaart, legden knelpunten bloot en ontdekten samen optimalisaties. Daarnaast brachten we wat
inspiratie mee vanuit andere omgevingsdiensten. We stonden in het traject stil bij de missie van een omgevingsdienst: wat is de bestaansreden van deze dienst?
We keken naar ieders verantwoordelijkheden binnen de dienst. We inventariseerden eerst de grote takenpakketten en verschillende rollen. Deze bespraken we in groep, waardoor we knelpunten en kansen ontdekten.
In een volgende werkgroep tekenden we het traject uit dat een omgevingsvergunning loopt binnen de organisatie. Hierdoor kregen we inzicht in wie welke bijdrage levert in het volledige proces. Op basis van LEAN-principes konden we dan optimalisaties in het proces detecteren. De ruime ervaring die MONDEA vanuit diverse omgevingsdiensten kan meebrengen vormt een
belangrijk basis om samen evidence based aan de slag te gaan.”
Een actieplan voor de toekomst
“Samen met de stuurgroep brachten we alles samen in een actieplan. Daarin formuleerden we
enkele grote strategische doelstellingen. Deze doelstellingen verfijnden we tot concrete acties. Als laatste spraken we met het team af hoe ze de uitrol samen aanpakken.”
