Succesformule: Communiceren, informeren & betrekken

De weg naar een meer efficiënte overheid loopt onder andere via fusies. Vooral kleine partners kunnen daar vele vruchten van plukken. Maar voor dat kan, is het cruciaal om alle stakeholders te betrekken en te informeren. MONDEA & IDEA Consult begeleidden in de vorige legislatuur tal van succesverhalen en we doen dat nu opnieuw. Schouder aan schouder ondersteunen we organisaties – op hun eigen maat – op hun parcours. Onze experten lichten een tipje van die transitiesluier.

Één centrale vraag, vijf invalshoeken. Dat lees je hier!

De cruciale factor

Een cruciale factor ligt bij het informeren en betrekken van burgers en personeelsleden. Wat zijn jullie ervaringen?

Lies Lenaerts: “In de fusie van Bilzen-Hoeselt is ervoor gekozen om een jaar lang te focussen op intern fusiewerk. In 2022 lag het vizier daarom op het ontwerpen van de fusie, diensthoofdoverleggen, organisatieontwikkeling & dienstverlening. Ook leerden de diensten van beide gemeenten elkaar kennen op kennismakingsdagen. Daarbij werd onder andere elkaars patrimonium ontdekt en leerden ze elkaars werking kennen.”

“Een interne nieuwsbrief houdt het thema actueel.”

“Verder voorzien we een interne nieuwsbrief bij de twee gemeenten. Zo houden we het thema actueel en op de agenda. Zo plaatsen we bijvoorbeeld medewerkers in de kijker die iets voor de fusie gedaan hebben.

In 2023 hebben we een participatief traject opgestart voor de burgers. Zo waren er digitale infosessies en organiseerden we fysieke doelgroepsessies. Zo konden we in gesprek gaan met doelgroepen als verenigingen, ondernemers, senioren, scholen… Er werd ook informatie over de fusie gedeeld tijdens fuiven en jeugdacties. Als laatste hadden we een infostand op verschillende gemeentelijke infomomenten om ook daar de burgers verder te informeren.”

Tony Vermeire: “In de fusie van Kruibeke, Zwijndrecht en Beveren zitten we nog volop in de verkenningsfase. Op vlak van communicatie werken we op vraag van iedere gemeente. Voor Beveren en Kruibeke organiseerden we een algemene bevolkingsbevraging. Eén van de thema’s: fusie.

In Zwijndrecht werd er een volksraadpleging gevraagd, om af te toetsen of het project gedragen wordt door de bevolking of niet. Dit is nog anders dan een algemene bevolkingsbevraging natuurlijk. Bij zo’n volksraadpleging organiseren we echt een referendum waarbij de uitslag beschouwd wordt als een advies aan de volksvertegenwoordiging. Deze zullen we met een aantal Mondeanen begeleiden.”

“Gemeentelijke communicatiemedewerkers pakken zelf de fusiecommunicatie in handen.”

Matthias Vandamme: “De communicatie bij de fusie Wachtebeke-Lochristi wordt voornamelijk intern opgenomen. Van elke gemeente is er één communicatiemedewerker bezig met de fusiecommunicatie. Ze pakken alles zelf vast, zowel extern als intern. Intern zijn er nieuwsbrieven die de medewerkers op de hoogte houden. Extern zijn er infoavonden en communicatie via de gemeentelijke communicatiekanalen: infobladen, fusiewebsite en een fusie nieuwsbrief.”

“De ‘nieuwe’ gemeentenaam kwam vanuit de heemkundige kring.”

Frank Truyts: “Toen ik programmamanager werd voor de fusie van Oudsbergen, was die al definitief. Toch hielden we zowel onze interne medewerkers als onze burgers regelmatig op de hoogte. Daarbij zorgden we ervoor dat we altijd eerst intern en dan pas extern communiceerden. De communicatiedienst nam deze interne en externe communicatie zelf op. Wel hebben we samen met IDEA Consult nog een participatietraject opgestart over de naamgeving van de gemeente. Er kwamen een aantal namen vanuit de heemkring waaruit we de bevolking er één lieten kiezen.”

Een fusie is niet altijd klein + klein. “De fusie tussen Gemeente Borsbeek en Stad Antwerpen is een uniek verhaal. In dit fusieproject gaat het niet om 2 of 3 gemeenten van gelijkaardige grootte, maar is het een kleinere gemeente die naar een districtswerking zou overstappen.” “We hebben een traject op twee sporen neergezet met ondersteuning voor participatie en externe communicatie. Onze collega’s van IDEA organiseerden participatiemomenten voor het personeel, de gemeenteraad en de gemeentelijke adviesraden. Daarnaast zorgden we voor klankbordgroepen rond 5 thema’s voor de Borsbekenaren.” “Voor de externe communicatie hebben we vanuit MONDEA niet alleen strategisch advies gegeven, maar ook een deel van de uitvoering in handen genomen. We maakten een heldere fusiewebsite met belangrijke kernboodschappen, veelgestelde vragen en getuigenissen van Borsbekenaren. Daarnaast zorgden we ook voor proactieve communicatie via een fusienieuwsbrief, socialemediaposts en een vaste rubriek in het gemeentelijke infoblad. Voor de infobrochure voor de volksraadpleging nemen we nu de redactie in handen.” – Delphine Van Belleghem, communicatie-experte over de fusie van Borsbeek en Antwerpen.