De voorbije maanden informeerden we jullie via diverse nieuwsberichten over de inhoud van het nieuwe besluit Rechtspositieregeling. We lichtten de verschillende mogelijkheden en opties toe.  Als je er mee aan de slag wil, hoe rol je dat dan best uit binnen jouw bestuur? Hoe bepaal je de richting? Hoe zorg je ervoor dat je het doel en de timing onder controle houdt? MONDEA bezorgt je graag enkele tips & tricks om er concreet werk van te maken.

Analyseer

Benoem binnen het huidige HR-beleid wat goed loopt en wat beter kan. Bevraag je bij de algemeen directeur, leidinggevenden, leden van het managementteam, team HR, …. Een eenvoudige SWOT-oefening die je bij elkaar brengt kan je hierbij al een heel eind vooruit helpen. Vertrek hierbij vanuit een totale HR-cyclus. Betrek ook actuele onderwerpen in de analyse. Denk hierbij o.a. aan re-integratie van zieke werknemers, hybride werken, employer branding, feedbackcultuur, leiderschapsstijl, (ex-)medewerkers als ambassadeurs, …

Daarnaast is het belangrijk om ook de objectieve data te analyseren. Hoe is het gesteld met het ziekteverzuim, de doorlooptijd van selectieprocedures, het aantal sollicitanten, ..?

Definieer je doel

Kies één of meerdere uitgangspunten die een oplossing kunnen bieden voor wat je wil aanpakken en wat volgens de kwalitatieve bevraging en kwantitatieve analyse best aangepakt wordt.

• Wil je de verschillen tussen statutaire en contractuele personeelsleden verkleinen?

• Wil je de mobiliteit tussen jouw bestuur en andere besturen en/of de privé sector verhogen?

• Ga je voor een vereenvoudiging van graden en niveaus?

• Ga je voor een eigen loonhuis in combinatie met een functieclassificatie?

• Ga je als bestuur voor een afstemming met omliggende besturen of wil je je als bestuur echt onderscheiden van de omliggende besturen? Wie neemt hier het initiatief? Hoe ver ga je mee in het uitwerken van een gemeenschappelijke regeling?

Bepaal je resultaten

• Maak een overzicht van de resultaten die je wil bereiken.

• Formuleer de resultaten SMART (specifiek – meetbaar – acceptabel – realistisch – tijdsgebonden) en zorg ervoor dat ze door iedereen binnen het projectteam gedragen worden. Splits de verschillende te bereiken resultaten op in acties en deelprojecten.

• Bepaal op welke manier je de bereikte resultaten wil opvolgen.

Bepaal je middelen

• Kijk hoeveel en welke medewerkers vrijgemaakt kunnen worden om dit aan te pakken. Overweeg indien nodig de inzet van externe begeleiding.

• Bekijk intern welke de budgettaire impact kan zijn van mogelijke wijzigingen. Sommige aanpassingen impliceren extra budget, andere hebben geen directe financiële impact.

Bepaal de stakeholders

Naast de schepen van personeel zullen ook de leden van de raad die de rechtspositieregeling dienen goed te keuren een rol spelen. Leidinggevenden en managementteam zijn ongetwijfeld belangrijke partners in dit verhaal.

Vergeet de vakbondsafgevaardigden niet. Syndicaal overleg moet gebeuren voordat er een definitieve wijziging van de RPR kan doorgevoerd worden. Licht de vakbonden tijdig (informeel) in over de uitgangspunten die je wil hanteren om de RPR en het ruimere HR-verhaal aan te passen.

Tot slot: maak gebruik van de praktijkervaring van de dienst HR! Zij zullen sowieso een waardevolle bijdrage kunnen leveren en kunnen erover waken dat de aanpassingen beheersbaar zijn.

Stel een projectteam samen

• Duid een projectleider aan

• Bepaal wie de leden zijn van het projectteam.

• Bepaal of je met werkgroepen werkt. Zo ja, welke?  

• Werk je per deelproject, bekijk dan wie hier extra bij aanwezig dient te zijn.

• Omschrijf rollen, verwachtingen en verantwoordelijkheden duidelijk.

Creëer draagvlak

Communiceer doorheen het volledige traject transparant en regelmatig met de diverse stakeholders. Zorg ervoor dat de communicatiekanalen en boodschap afgestemd zijn op jouw doelgroepen. Niet iedereen heeft toegang tot digitale kanalen, een infosessie of langsgaan bij de teamoverlegmomenten kan hier een oplossing bieden.

Denk bewust na over jouw communicatiestrategie en welke boodschap je op welk moment geeft. Organiseer (digitale) infosessies, maak een flyer of brochure op, ..

Maak een tijdlijn op

De realisatie van een aantal quick wins vraagt niet zo veel tijd of middelen.
Het uitwerken van een eigen loonhuis in combinatie met nieuwe functieclassificaties is een proces van langere duur. Analyse, vergelijking, voorstel, beroepsmogelijkheden (zowel intern als extern) van nieuwe functieclassificaties vraagt tijd. In een volgende fase worden daar dan (al dan niet eigen) salarisschalen aan gekoppeld. Het IFIC-verhaal leert ons dat deze oefening tijd vraagt.
Vermijd dat in een eerste fase enkel zaken met een positieve impact worden geïntroduceerd, en in een volgende fase veel zaken worden teruggeschroefd.

Wat wil je wanneer gerealiseerd zien? Ga je stapsgewijs te werk of pas je alles in één keer aan? Zorg voor een realistische planning per deelaspect, maar hou de einddatum in het oog. Er is geen verplichte datum om de lokale rechtspositieregeling aan te passen. Je bepaalt dus als bestuur zelf wanneer je de aanpassingen wil toepassen.

Heb oog voor de interne communicatie

Medewerkers zijn via verschillende kanalen reeds geïnformeerd over de mogelijkheden en hebben hier soms wel hoge verwachtingen in. Informeer hen over het grotere kader – eens dit bepaald is – en geef mee wanneer ze veranderingen mogen verwachten. Lukt het niet om de timing te respecteren, geef hen dit dan ook tijdig mee. Wees duidelijk in mogelijke verwachtingen. Vertrek hierbij van de doelstellingen die in een eerste fase zijn bepaald zonder al onmiddellijk in concreto te gaan.