Het artikel “GOA: een knelpuntberoep?” belicht de uitdagingen waarmee Vlaamse steden en gemeenten kampen bij het aantrekken en behouden van gemeentelijke omgevingsambtenaren (GOA). Het onderzoek, uitgevoerd door MONDEA, IDEA Consult en Universiteit Gent, identificeert factoren zoals werkdruk en personeelsuitstroom en biedt oplossingsrichtingen rond zeven thema’s.

Dit artikel richt zich op handvaten die HR kan bieden om deze factoren aan te pakken, vanuit het hart van de organisatie. Door strategische HR-interventies te implementeren en deze te kaderen in een allesomvattend plan, dat bv. ook de rechtspositieregeling onder de loep neemt, kunnen we de werkdruk verminderen en de retentie van GOA’s verbeteren, wat uiteindelijk bijdraagt aan een effectievere werking van omgevingsdiensten. Deze interventies kunnen uiteraard ook toegepast worden op andere (knelpunt)beroepen.

We inspireren je graag met drie methodes die een deel van dit plan kunnen vormen.

De juiste vaardigheden aan boord?

Allereerst zoomen we in op een skill gap analyse. Dit vergelijkt de huidige vaardigheden met de vereiste vaardigheden voor de gewenste resultaten. Het identificeert waar tekortkomingen liggen en biedt inzichten voor gerichte acties.

Je kan dit organiseren op het niveau van de organisatie of het team of je kan dit op individueel niveau opzetten. Het stappenplan bestaat logischerwijs uit vier stappen:

1. Bepaal de benodigde vaardigheden: identificeer de vaardigheden die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken.
2. Beoordeel de huidige vaardigheden: evalueer of en in welke mate de huidige medewerkers over de benodigde vaardigheden beschikken.
3. Identificeer de verschillen tussen de benodigde en de huidige vaardigheden: welke vaardigheden zijn voldoende aanwezig en welke ontbreek je deels of helemaal?
4. Sluit de gaps: Richt je op het sluiten van de geïdentificeerde tekortkomingen door middel van de B’s die toegepast worden bij strategische personeelsplanning:

• • Kopen (Buy): Extern talent aantrekken door middel van werving en selectie om aan personeelsbehoeften te voldoen.
  • Binden (Bind): Huidige werknemers behouden door middel van beloningen, erkenning en ontwikkelingsmogelijkheden.
  • Bot (Bot): Automatiseer repetitieve taken om de efficiëntie te verhogen en ruimte te creëren voor menselijke inspanning op strategischer gebied.
  • Bouwen (Build): Investeer in de ontwikkeling van interne talenten via training en opleiding.
  • Versterken (Boost): Versterk het huidige personeelsbestand door middel van verbeterde prestatiebeoordelingen, feedbackmechanismen en teamdynamiek.
  • Ontlenen (Borrow): Tijdelijk externe expertise inhuren om piekperiodes op te vangen of specifieke projecten uit te voeren.
  • Terugveren (Bounce): Flexibel omgaan met veranderingen door veerkracht en aanpassingsvermogen te cultiveren binnen het globale personeelsbestand.

Ontwikkeling als hefboom

De creatie van een cultuur van continu leren en groei stippen we als tweede aan. Door middel van gerichte opleidingsprogramma’s, coaching initiatieven en mentoring kan je niet alleen de individuele ontwikkeling van medewerkers bevorderen, maar ook een omgeving creëren waarin groei wordt gestimuleerd.

Het begint en eindigt niet bij het aanbieden van cursussen of opleidingen. Effectieve ontwikkeling vereist een diepgaand begrip van de behoeften van medewerkers, hun sterken en de gebieden met ruimte voor verbetering. Door feedbackgesprekken kunnen leidinggevenden en medewerkers waardevolle inzichten verwerven die worden omgezet in concrete acties voor individuele of collectieve groei.

Er kan zowel een individueel programma als een programma op maat van een team worden uitgewerkt. Daarin is het belangrijk om niet alleen te focussen op de inhoud (technische vaardigheden), maar ook pp soft skills zoals communicatie, plannen en organiseren en probleemoplossend vermogen. Ook het inzetten van de juiste leermethoden, aangepast aan de leerstijlen van de medewerkers, is cruciaal. Kiezen jullie bijvoorbeeld voor een 1-1 coaching of voor een digitale opleiding?

Door de samenwerking van HR met de leidinggevende en het team kunnen de juiste keuzes gemaakt worden. Na het ontwerpen en uitvoeren van het ontwikkelprogramma is het uiteraard belangrijk om te blijven evalueren en, indien nodig, aan te passen om ervoor te zorgen dat de ontwikkeling van medewerkers blijft voldoen aan de evoluerende eisen van de organisatie en de maatschappij.

Rollen en verantwoordelijkheden op scherp

Tenslotte zoomen we in op de RACI-matrix. Dit maakt het takenpakket, de verantwoordelijkheid en de rol van elke medewerker in een proces zichtbaar, bespreekbaar en duidelijk.

• R – Responsible (Verantwoordelijk): deze persoon voert de taak uit. Vervolgens dient de taakuitvoerder verantwoording af te leggen bij de persoon die Accountable is.
• A – Accountable (Eindverantwoordelijk): deze persoon draagt de uiteindelijke eindverantwoording voor de juiste voltooiing. Aan deze persoon wordt verantwoording afgelegd en hij/zij moet de taak goedkeuren. Er is slechts één persoon Accountable.
• C – Consulted (Geraadpleegd): aan deze persoon wordt (vooraf) advies gevraagd.
  Het gaat hier om tweerichtingscommunicatie; naast advies helpt deze persoon ook mee in de uitvoering en geeft zo richting aan het resultaat.
• I – Informed (Geïnformeerd): deze persoon wordt tussentijds geïnformeerd over de beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enz. Dit is eenrichtings-communicatie.

Op de horizontale as plaats je de namen van de personen of de rollen/functies en op de verticale as de resultaten, betrokken processen of activiteiten.

Het invullen van de matrix doe je samen met de betrokken medewerkers, eventueel na een oefening rond procesoptimalisatie.

Bij iedere combinatie van een naam/rol/functie en resultaat/proces/taak vul je een letter (R, A, C of I) in. Zo is er een duidelijk overzicht van wie er op welke wijze bij het resultaat/proces/taak betrokken is. Elke taak heeft altijd een R en een A.

Heb je een ingevulde en gevalideerde matrix? Top! Communiceer de finale versie aan alle betrokkenen, gebruik deze bij de selectie en onboarding van nieuwe medewerkers en plan een periodieke update zodat deze actueel blijft.