Projectmatig werken is voor MONDEA voornamelijk een cultuur-verhaal, een manier van werken gedreven door focus op resultaatgerichtheid, wendbaarheid en transversaal werken. Het implementeren hiervan gaat voor ons dan veel verder dan een eenmalige opleiding projectmanagement of het ter beschikking stellen van een projectfiche-sjabloon.
Maatwerk staat hierbij centraal, waar aandacht nodig is voor een gemeenschappelijke visie met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, gebruiksvriendelijke tools die breed gedragen worden en voortdurende opvolging
Ook lokaal bestuur Torhout wil inzetten op het verder professionaliseren van haar werken. Samen met Mondeaan Stijn Strobbe ging men met het projectmatig werken aan de slag.
Van analyse naar ontwerp
“We kijken eerst naar de bestaande werkwijze en cultuur. We stellen ons project af op de organisatie want het heeft geen zin om meteen systemen, tools of templates te implementeren als de medewerkers niet gewoon zijn om op die manier te werken. Tijdens een workshop met het voltallige managementteam kwamen we tot een gedeelde analyse en stelden we de verwachtingen en wensen helder. Zo kwamen we op een interactieve manier tot een gedeelde analyse van de huidige aanpak en cultuur rond projectmanagement en kregen we inzicht in de doelgroepen, best practices en pijnpunten binnen de organisatie.”
“In dit project kozen we ervoor om eerste instantie tot een aantal basisprincipes voor het toekomstig kader te komen. Deze verwerkten we in een bondig projectcharter in de huisstijl van het lokaal bestuur.
Vanuit de basisprincipes werkten we een gemeenschappelijke, ondersteunende toolset uit waar iedereen in de organisatie mee aan de slag kan. Zowel het projectcharter als de toolset werkten we samen met een werkgroep van sleutelfiguren van verschillende diensten uit. Om voldoende draagvlak en steun te creëren bij het managementteam lieten we ze ook valideren door hen.”
De organisatie denkt mee
“Natuurlijk moet je eerst de medewerkers wegwijs maken in de nieuwe werkwijze. Tijdens een eerste opleiding met 12 deelnemers testten we de tools met behulp van herkenbare voorbeelden. We vroegen de deelnemers om de tools te gebruiken aan de hand van een eigen bestaand of toekomstig project. Zo konden we snel terug naar de tekentafel om deze meteen bij te sturen waar nodig. Geen ‘one size fits all’, maar tools die echt werken voor lokaal bestuur Torhout. Door medewerkers actief te betrekken bij de ontwikkeling van deze instrumenten vergroot de kans dat ze het ook daadwerkelijk zullen gebruiken.”
Stad Torhout neemt de regie over
“In een volgende fase van het project volgen de overige medewerkers dezelfde opleiding. Maar daar stopt het voor MONDEA niet. We vinden het belangrijk dat ze de nieuwe manieren van werken verankeren in de organisatie. Op ons voorstel zal het lokaal bestuur een ‘competence center’ oprichten. Daarin zullen een aantal medewerkers collega’s ondersteunen bij vragen (een soort EHBO voor projecten). Zij zullen ook instaan voor opvolging en borging via de organisatie van intervisiemomenten, regelmatige updates en optimalisaties van de toolset, vorming van nieuwe projectleiders…”
