Vergrijzing en verloop op de werkvloer zijn brandend actuele thema’s. Veel organisaties, ook in de non-profitsector, merken dat door het vertrek van medewerkers cruciale kennis verdwijnt. De continuïteit van de organisatie komt in gevaar, iets wat ook Mondeanen die als interim-manager aan de slag zijn keer op keer vaststellen. Kennisborging staat dus hoog op de agenda.
Wat is kennismanagement?
Kennismanagement draait om het vastleggen, delen en behouden van kritieke en schaarse kennis binnen de organisatie. Wanneer medewerkers met jarenlange ervaring de organisatie verlaten, dreigt essentiële kennis verloren te gaan. Dit kan de dienstverlening verstoren, vooral als het gaat om kennis die enkel in de hoofden van specifieke medewerkers zit. Door kennis expliciet te documenteren, verklein je de afhankelijkheid van individuele medewerkers en blijft de organisatie ook na het vertrek van sleutelfiguren goed functioneren.
Aan de slag met kennisborging
Het proces van kennisborging begint bij de identificatie van kennis die cruciaal is voor de continuïteit van je organisatie. Hierbij is het belangrijk om zowel expliciete kennis (zoals procedures) als impliciete kennis (ervaring en inzichten) vast te leggen. In een volgende stap documenteer je deze kennis. Tot slot implementeer je systemen of processen om informatie te verspreiden en te behouden, ook wanneer werknemers de organisatie verlaten. Dit doe je bijvoorbeeld aan de hand van:
- Handleidingen, werkpostfiches en instructiekaarten.
- After-event-reviews om leerpunten uit evaluaties te halen en te delen.
- Jobrotatie, zodat medewerkers kennis en ervaring opdoen in verschillende rollen, locaties of functies. Zo kan je bv. een rotatie opzetten tussen onthaalmedewerkers die op verschillende locaties werken.
We delen graag enkele praktische tips:
- Werk bewust samen
Laat ervaren en nieuwe medewerkers samenwerken aan projecten. De ervaring van de ene en de frisse ideeën van de ander kunnen leiden tot vernieuwende oplossingen en je vermijdt hiermee oude valkuilen. - Documenteer systematisch
Zorg dat er standaardprocedures en logboeken zijn waarin medewerkers belangrijke stappen van processen vastleggen. Dit helpt niet alleen nieuwe medewerkers, maar zorgt er ook voor dat cruciale informatie makkelijk terug te vinden is. - Gebruik RASCI en digitale samenwerkingstools
Door rollen en verantwoordelijkheden helder in kaart te brengen met bv. een RASCI-model, blijft duidelijk wie welke kennis bezit en hoe je deze kan delen. Digitale samenwerkingstools maken het eenvoudig om kennis op te slaan en te delen, zelfs als medewerkers niet fysiek aanwezig zijn.
Kennisborging is essentieel om de continuïteit van je organisatie te waarborgen. Door nu actief in te zetten op kennismanagement, zorg je er als HR-professional voor dat waardevolle expertise toegankelijk blijft en de afhankelijkheid van individuele medewerkers vermindert. Het implementeren van systemen, zoals het vastleggen van procedures en het stimuleren van samenwerking, zorgt ervoor dat de organisatie ook in de toekomst goed blijft functioneren.
